Creación de una solicitud de factura de proveedor
- Si utiliza tipos de factura, configure los tipos de factura por país.
- Configure el proceso de gestiónEvento de solicitud de factura de proveedory la política de seguridad en el área funcional Supplier Accounts.
- Seguridad: dominioSelf-Service: Supplier Invoice Requesten el área funcional Supplier Accounts.
Cree una solicitud de pago para líneas de bienes o servicios en Workday añadiendo información de factura a la solicitud. Una vez que Workday aprueba las solicitudes de pago, las convierte automáticamente en facturas de proveedor.
- Acceda a la tareaCreación de solicitud de factura de proveedor.
- Mientras rellena la secciónInformación principal, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Fecha de facturaIntroduzca la fecha de la factura de proveedor. Si se han definido condiciones de pago específicas en el proveedor, esta fecha controlará la fecha de vencimiento.Ejemplo: si las condiciones de pago sonNeto 30, el campoFecha de vencimientose establece 30 días después de la fecha de factura. Si la fecha se encuentra dentro de un periodo cerrado, Workday contabiliza la contabilidad en el siguiente periodo disponible.EmpresaLa empresa responsable del pago de facturas.Para facturar a un proveedor diferente al proveedor de la orden de compra, elija la empresa que tenga marcada la casillaPermitir proveedores distintos de facturación y compras.ProveedorSeleccione el proveedor de la factura. Workday muestra los proveedores que están disponibles para que pueda seleccionarlos con la empresa o la jerarquía de empresas que ha elegido.Para facturar a un proveedor diferente al proveedor que aparece en la orden de compra, elija el proveedor que tenga marcada la casillaFacturar a cualquier proveedor.Conexión de pagoSi el proveedor tiene definida una conexión de pagoPor defecto, se muestra en este campo. Puede actualizar el valor que se rellena automáticamente según sea necesario.MonedaWorkday rellena automáticamente la moneda preferida del proveedor; de lo contrario, aparece la moneda de la empresa. Puede cambiar la moneda a cualquiera de las monedas aceptadas que se han definido para el proveedor.Total de importe de controlIntroduzca un importe si conoce el total de la factura y quiere asegurarse de que elTotal de importe de facturacalculado coincida con el valor que tiene previsto.Número de factura de proveedorSi ha recibido el documento de proveedor, introduzca el número de factura.Ejemplo: si el proveedor le ha facilitado una factura de proveedor, introduzca el número de factura que aparece en el documento del proveedor. - Mientras cumplimenta laInformación adicional, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Dirección de envíoWorkday utiliza esta dirección al evaluar las reglas de impuestos para determinar las sustituciones de código de impuesto y de aplicabilidad de impuesto de las líneas de transacción.Condiciones de pagoWorkday rellena automáticamente las condiciones de pago del proveedor, pero puede cambiarlas si es necesario.Código de tramitaciónSeleccione un código de tramitación de pago para la factura, comoRetención de pago hasta recogidaoPago al día siguiente.Este campo se muestra cuando se definen las instrucciones de tramitación de pagos.Fecha de referenciaPuede seleccionar un tipo de referencia internacional en la factura de proveedor.Número de referenciaSi selecciona un tipo de referencia para la factura de proveedor, debe introducir un número de referencia que contenga un máximo de 140 caracteres.Tipo de factura preceptivo por leySeleccione un tipo de factura si utiliza tipos de factura para categorizar sus facturas de proveedor conforme a los requisitos administrativos.Importe de fleteAsigne estos costos en destino de la cabecera de la transacción a las líneas. Para poder llevar a cabo esta acción, es necesario que al menos una línea tenga una categoría de gasto elegible para la asignación de fletes y otros cargos, según lo establecido en la tareaMantenimiento de categorías de gasto.Importe de impuestoWorkday muestra el importe de impuesto adeudado al proveedor. Si la opción del impuesto de la empresa esIntroducción de impuesto adeudado a proveedor, el importe de impuesto aparece por defecto en la cabecera de la factura cuando al crearla a partir de la solicitud de factura de proveedor.Para activar las reglas de impuestos por defecto en las facturas creadas a partir de solicitudes de factura de proveedor, active las opciones de impuesto de empresa para las solicitudes de factura de proveedor en el nivel de entorno de cliente.Si la opción de impuesto de la empresa esCálculo de impuesto adeudado a proveedoroCálculo de impuesto autoliquidabley se definen las reglas de impuestos por defecto, Workday rellena los siguientes campos en la línea de factura de proveedor:- Aplicabilidad de impuesto
- Código de impuesto
- Opción de impuesto
- Recuperabilidad de impuesto
Si introduce un valor negativo, Workday asigna el importe de impuesto a una línea de coste cero o negativo.NotaIntroduzca o actualice una nota en la cabecera de la solicitud de factura. - Mientras rellena la fichaLíneas, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Descripción de ítemIncluya una descripción que sirva para que usted y sus proveedores identifiquen de manera más sencilla ítems específicos.Si existe una descripción disponible, Workday rellena automáticamente una descripción cuando selecciona el elemento.Categoría de gastoLa categoría de gasto vincula los ítems a las reglas de contabilización en cuenta correspondientes y facilita detalles adicionales para la generación de informes. Si selecciona un ítem, el valor se actualiza automáticamente al que está asignado al ítem y no lo puede modificar.En la categoría de gasto de la línea de factura es necesario el tipo de uso de categoría de gastoFactura de proveedor.Cantidad- En las líneas de bienes, introduzca el número de ítems.
- En las líneas de servicio, Workday actualiza automáticamente la cantidad a cero.
Costo por unidadSe basa en el ítem seleccionado. Si las monedas delÍtemy de la factura difieren, Workday convierte automáticamente este valor a laMonedade la factura.Identificadores de ítemSon identificadores de ítem para el ítem de catálogo, el ítem de enlace externo o el ítem de compra.Al configurar las facturas de proveedor con identificadores de ítem principal en la tareaMantenimiento de opciones de visualización de tipo de identificador de ítem, Workday muestra hasta tres identificadores de ítem en columnas. Puede seleccionar los ítems restantes que no están marcados como identificadores de ítem principales en la columnaIdentificadores de ítems adicionales.Etiquetas de ítemEtiquetas de ítem asociadas con el ítem de catálogo, el ítem de enlace externo o el ítem de compra.Importe ampliado- En las líneas de bienes, es laCantidadmultiplicada por elCosto por unidad. Si se modifica elImporte ampliado, Workday vuelve a calcular elCosto por unidad. Si se modifica elCosto por unidad, Workday vuelve a calcular elImporte ampliado.
- En las líneas de servicio, Workday rellena de forma automática elImporte ampliado. Puede modificar elImporte para facturarcuando lo considere necesario.
Para crear líneas de costo cero, debe tener al menos otro ítem de línea que haga que el importe total de la factura sea superior a cero. Al crear las líneas de costo cero, Workday asigna lo siguiente:- Importe de impuestoa una sola línea de costo cero cuando en otras líneas no se especifica una aplicabilidad de impuesto.
- El campoImporte de fletea la última línea de costo cero de la factura.
WorktagsUtilice worktags como palabras clave para clasificar y buscar transacciones más fácilmente. Configure los tipos de worktag permitidos en la tareaMantenimiento de uso de worktag. Cuando selecciona un tipo de worktag que tiene worktags relacionados, Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de worktag relacionados.FacturableEsta opción se muestra si la línea de factura incluye un worktag de proyecto facturable. Seleccione la opciónFacturablesi la línea o la división de línea se pueden facturar al proyecto.La opciónFacturableno afecta a la contabilidad si se incluye como una dimensión en las condiciones de la regla de contabilización en cuenta.NotaIntroduzca o actualice una nota en la línea de la solicitud de factura.Nota internaIntroduzca información para que se muestre internamente a otros usuarios de la empresa, como instrucciones de pago o especificaciones fiscales.El contenido del campoNota internano se transfiere a la factura de proveedor que se ha creado a partir de la solicitud de factura de proveedor.DivisionesHaga clic para dividir las líneas porImporteoCantidad. A continuación, puede especificar los importes o las cantidades para la división, introducir una nota y seleccionar worktags específicos en cada división de línea.Puede dividir las líneas de servicio solo por importe. - Con la opciónArchivos adjuntospuede cargar o arrastrar y soltar archivos, como documentos acreditativos de facturas de proveedor.Workday admite los tipos de archivo que se enumeran en la tareaEdición de definición de entorno de cliente - Sistemapara archivos adjuntos de documentos de gestión.
- Elija entreEnviarla solicitud de factura de proveedor para su aprobación oGuardar para después.
- Workday inicia el proceso de gestiónEvento de solicitud de factura de proveedorpara que se revise y se apruebe. Si la definición de proceso de gestión incluye un paso de aprobación, los revisores pueden modificar la factura de proveedor antes de aprobarla.
- Mediante el informeBúsqueda de solicitudes de factura de proveedores posible acceder a las solicitudes de facturas existentes que haya guardado o enviado y actualizarlas.