Student-Sponsorzahlungen erfassen und anwenden
- Erstellen Sie mindestens eine Rechnung für den Student-Sponsorvertrag.
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessStudent-Sponsorzahlungszuordnung - Ereignisim funktionalen Bereich „Student Financials“. Siehe Schritte: Geschäftsprozessdefinitionen konfigurieren.
Student-Sponsoren senden Ihnen Zahlungen in der Regel, nachdem Sie ihnen die Geldmittel in Rechnung gestellt haben, die Sie in ihrem Auftrag an Studenten ausgezahlt haben. Sie können die Sponsorzahlungen in Workday erfassen und den Rechnungen zuordnen, die Sie für die Student-Sponsorverträge generiert haben.
- Öffnen Sie die AufgabeRecord Student Sponsor Payment.
- Bei der Bearbeitung des AbschnittsInformationen zur Kontoeinzahlungsind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Kontoeinzahlung erstellen(Optional) Wählen Sie diese Option aus, um die Zahlung auf ein Bankkonto einzuzahlen.Beispiel: Der Sponsor hat die Zahlung direkt an Ihr Bankkonto überwiesen. In diesem Fall müssen Sie keine separate Sponsoreneinzahlung für Bareinzahlungen erstellen.Verwenden Sie die AufgabeKontoeinzahlung für Studenten erstellen,um die Zahlung später einzuzahlen.Einzahlungsreferenz(Optional) Geben Sie eine Referenz ein, um diese Kontoeinzahlung bei der Abstimmung zu identifizieren. - So ordnen Sie die Zahlung zu:
- Klicken Sie nun aufZahlung speichern und zuordnen.
- Klicken Sie später aufZahlung speichern.
- Wählen Sie denStudent-Sponsorvertragaus, dem die Zahlung zugeordnet werden soll.
- Wählen Sie die Rechnungspositionen aus, denen die Zahlung zugeordnet werden soll, und geben Sie denZu zahlenden Betragan.Wenn Sie eine Überzahlung haben und das KontrollkästchenÜberzahlung für Student-Sponsor an Student rückerstattenim Student-Sponsorvertrag Folgendes lautet:
- Ist aktiviert: Bearbeiten Sie denZu zahlenden Betrag, um für denNoch zuzuordnenden Betrag Null zu setzen. Sie können die Überzahlung später an den Studenten rückerstatten.
- Deaktiviert: Geben Sie denBetrag für Akontoein, um dennoch zuzuordnenden Betragauf 0 zu setzen. Sie können später Folgendes tun:
- Erstatten Sie diesen Betrag an den Student-Sponsor.
- Wenden Sie diesen Betrag auf Rechnungen für einen anderen Student-Sponsorvertrag mit demselben Sponsor und der gleichen Konfigurationvon Student-Sponsorüberzahlung an Student zurückgeben an.
Wenn Sie die Zahlung gespeichert, zugeordnet und eingezahlt haben, generiert Workday die Buchung für die Transaktionen.
Sie haben Folgendes:
- Wenn Sie die Zahlung ohne Zuordnung gespeichert haben, öffnen Sie die AufgabeApply Student Sponsor Payment,um die Zahlung zuzuordnen.
- Wenn Sie die Zahlung ohne Einzahlung gespeichert oder zugeordnet haben, öffnen Sie die AufgabeKontoeinzahlung für Studenten erstellen, um sie einzuzahlen und Buchungen für die Einzahlung zu generieren.
Für eine Überzahlung gilt Folgendes:
- Erstatten Sie Überzahlungen an Studenten oder Student-Sponsoren.
- Um sie einer anderen Rechnung für Student-Sponsorverträge zuzuordnen, wählen Sie in den möglichen Aktionen für die Student-Sponsorzahlung.Die Student-Sponsorverträge müssen denselben Sponsor und dieselbe Konfigurationfür „Student-Sponsorüberzahlung an Student zurückgeben“haben.