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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-09-20
Schritte: Geschäftsprozessdefinitionen konfigurieren

Schritte: Geschäftsprozessdefinitionen konfigurieren

Eine Geschäftsprozessdefinition ist die Liste der Aufgaben, die einen Geschäftsprozess umfassen, zusätzlich zu den Rollen, die für die Ausführung jeder Aufgabe verantwortlich sind. Abhängig von Ihrem Szenario möchten Sie möglicherweise zusätzliche Konfigurationen für Ihren Geschäftsprozess einrichten. Beispiel: Wenn Ihre Geschäftsprozessdefinition einen Schritt
Genehmigung
 enthält, möchten Sie möglicherweise eine benutzerdefinierte Benachrichtigung für den Schritt
Genehmigung
 konfigurieren, sodass Workday die Genehmiger über ihre Aktion benachrichtigt.
  2. In den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozess wählen Sie
    auf Geschäftsprozessregeln
    basierende Kalenderkonfiguration
    .
    Konfigurieren Sie Kalender und Bedingungsregeln, um zu bestimmen, welche Kalender Workday beim Initiieren eines Geschäftsprozesses verwendet. Wenn Sie einen Arbeitszeitplan und einen Feiertagskalender auswählen, berücksichtigt Workday bei der Berechnung des Fälligkeitsdatums Feiertage.
    Sicherheit: Domäne
    Business Process Administration
     im funktionalen Bereich „System“.
  4. In den möglichen Aktionen für einen Schritt
    Konsolidierte Genehmigung
     oder
    Konsolidierte Genehmigungskette
     wählen Sie
    GeschäftsprozessKonsolidierte
    Genehmigung konfigurieren
    .
    Wählen Sie die Schritte aus, die auf der Genehmigungsseite enthalten sein sollen.
    Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  5. In den möglichen Aktionen für einen Schritt
    der Massengenehmigung
     wählen Sie
    Geschäftsprozess
    Massengenehmigung konfigurieren
    .
    Wählen Sie
    Auf alle Ereignisse warten
     , wenn die Meine Aufgaben-Benachrichtigung nicht angezeigt werden soll, bis alle vorausgesetzten Ereignisse abgeschlossen sind. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wird die Genehmigungsbenachrichtigung sofort angezeigt, Organisationen mit nicht abgeschlossenen Ereignissen werden jedoch als
    In Bearbeitung
    angezeigt.
    Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  7. (Optional) Wählen Sie in den möglichen Aktionen für einen
    Aktionsschritt
    GeschäftsprozessSchrittbedingungen
    verwalten
    .
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Validierungsbedingungen für "Genehmiger hinzufügen" aktivieren
     . Wenn der
    Aktionsschritt
     Ad-hoc-Genehmiger unterstützt, triggert Workday Validierungsbedingungen, wenn Prüfer dem Geschäftsprozessschritt zusätzliche Genehmiger hinzufügen. Um Validierungsbedingungen zu triggern, wenn ein Prüfer im Element Meine Aufgaben auf
    Genehmigen und an Genehmiger senden
     klickt, muss Folgendes vorhanden sein:
    • Eine Sicherheitsgruppe für die Aktion
      Ad hoc genehmigen
       in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie.
    • Mindestens eine Validierungsbedingung für den Schritt
      Aktion
       .
    Wenn Sie das Kontrollkästchen
    Validierungsbedingungen für "Genehmiger hinzufügen"
     im Schritt nicht aktivieren und wenn Prüfer im Geschäftsprozessschritt zusätzliche Genehmiger hinzufügen, fügt Workday weitere Genehmiger hinzu. Validierungsbedingungen werden nicht ausgelöst.
    Das Kontrollkästchen
    Validierungsbedingungen für "Genehmiger hinzufügen" aktivieren
     ist nicht für
    Aktionsschritte
     verfügbar, die einen Unterprozess initiieren.
    Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  8. In den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozessschritt wählen Sie
    GeschäftsprozessSchrittverzögerung
    verwalten
    .
    Konfigurieren Sie die Verzögerungszeit für den Schritt.
    Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  10. In den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozessschritt wählen Sie
    GeschäftsprozessErweitertes
    Routing verwalten
    .
    Konfigurieren Sie Optionen für erweitertes Routing für den Schritt.
    Um die Schritte
    "Genehmigungskette"
     und
    "Konsolidierte Genehmigungskette"
     mit einer organisationsbasierten Hierarchie anstatt nach Managementhierarchie (stellenbasiertes Routing) weiterzuleiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Organisationsbasiertes Routing
     .
    Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  11. In den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozess wählen Sie
    Geschäftsprozess
    Hilfetext verwalten
    .
    Wählen Sie einen Schritt aus und geben Sie den Hilfetext ein. Wählen Sie eine Bedingungsregel aus, um verschiedenen Zielgruppen unterschiedliche Hilfetexte anzuzeigen.
    Um den Hilfetext für einen Geschäftsprozessschritt zu konfigurieren, muss die Funktion für den Geschäftsprozess aktiviert sein. Sie können den Bericht
    Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
     öffnen und die Spalte
    Hilfetext zulassen
     anzeigen, um zu bestimmen, ob der Geschäftsprozess die Konfiguration von Hilfetexten zulässt. Sie können den Hilfetext für die folgenden Schrittarten für Geschäftsprozesse konfigurieren:
    • Aktion
    • Genehmigung
    • Genehmigungskette
    • Checkliste
    • Konsolidierte Genehmigung
    • Konsolidierte Genehmigungskette
    • Zusätzliche Daten bearbeiten
    • Initiierung
    • Dokumente prüfen
    • Geteilte Teilnahme
    • Aufgaben
    • To-do
    Sicherheit: Domäne
    Business Process Administration
     im funktionalen Bereich „System“.
  13. In den möglichen Aktionen für eine Validierungsmeldung wählen Sie
    Validierung
    Validierungsmeldung konfigurieren
    .
    Geben Sie einen Validierungstext ein, der Benutzern angezeigt werden soll. Validierungsmeldungen werden nur für Schritte mit Bedingungsregeln angezeigt.
    Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  14. Wählen Sie eine der beiden folgenden Optionen aus:
    1. GeschäftsprozessWeiterführende
      Links nach Definition verwalten
       in den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozess
    2. Weiterführende Links verwalten für
      Geschäftsprozessart
       in den möglichen Aktionen für die Geschäftsprozessart
    Konfigurieren Sie weiterführende Links. Fügen Sie
    http://
     oder
    https://
     in die URL ein.
    Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  16. In den möglichen Aktionen für den Geschäftsprozessschritt wählen Sie
    GeschäftsprozessÜberschreibung
    für Schrittlabel verwalten
    .
    Geben Sie ein neues Label für den Schritt ein.
    Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
  17. Öffnen Sie den Bericht
    Auswahl der Geschäftsprozessdefinition verwalten
     .
    Um das Gültigkeitsdatum eines Unterprozesses in das Datum zu ändern, an dem der Geschäftsprozess den Unterprozess initiiert, wählen Sie einen Geschäftsprozess aus und klicken Sie auf
    Auswahl der Unterprozessdefinition aktivieren
    . Das Gültigkeitsdatum des Unterprozesses ist standardmäßig das Gültigkeitsdatum des übergeordneten Geschäftsprozesses.
    Sicherheit: Domäne
    Business Process Administration
     im funktionalen Bereich „System“.
(Optional) Um Details zur Geschäftsprozesshistorie für die mit dem Geschäftsprozess verknüpfte Person (z. B. einen internen Mitarbeiter) auszublenden, öffnen Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Prozesshistorie für Person ausblenden
 . Aktivieren Sie dann anstehende Änderungen der Sicherheitsrichtlinie.
Die Funktion zum Ausblenden der Geschäftsprozesshistorie funktioniert nicht bei Geschäftsprozessen für Modellkomponenten, die Sie in Workday Extend erstellen.
Beispiel: Ein HR Partner möchte verhindern, dass interne Mitarbeiter Informationen zu ihrem Performance-Review und die Aktion anzeigen, die Manager möglicherweise für den Geschäftsprozess übernommen haben. Der Business Process Administrator konfiguriert den Geschäftsprozess
Performance-Review starten
 so, dass die Geschäftsprozesshistorie ausgeblendet wird. Wenn ein Schritt im Geschäftsprozess auf den Mitarbeiter in
„Meine Aufgaben“
wartet, zeigt Workday die Prozesshistorie nicht an, sobald der Mitarbeiter das Element anzeigt.