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Zuletzt aktualisiert: 2025-03-14
Überlegungen zum Setup: Startdatum für Verwendung der tatsächlichen Einschreibung

Überlegungen zum Setup: Startdatum für Verwendung der tatsächlichen Einschreibung

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von AEUSD (Actual Enrollment Usage Start Date) für eine akademische Periode dienen. In diesem Thema wird Folgendes erläutert:
  • Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und wie sie sich in Workday einfügt.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Das Startdatum für die Verwendung der tatsächlichen Einschreibung (AEUSD) ist in Workday eine kritische Datumssteuerung für akademische Standardperioden. Basierend auf dieser Datumssteuerung bestimmt Workday, wann der projizierte Ladestatus eines Studenten nicht mehr verwendet und der tatsächliche Ladestatus für die Verarbeitung von Finanzhilfen verwendet werden soll. Dies wirkt sich auf Teilnahmekosten, Pakete, Auszahlung und andere nachgelagerte Prozesse aus.

Vorteile und Nutzen

Wenn Sie AEUSD verwenden, haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Um den projizierten Auslastungsstatus eines Studenten und seinen tatsächlichen Auslastungsstatus für die Einschreibung korrekt zu berechnen
  • Drive-Ladestatuswerte für die Verarbeitung von Finanzhilfen, sodass Workday die projizierten Einschreibungen bis zum tatsächlichen Startdatum der Einschreibung verwenden kann.
  • Gewährleisten Sie eine genaue Verarbeitung der Finanzhilfe für COA, Gehaltserhöhungspakete, Bedarfspakete und Auszahlung.

Anwendungsfall

Im unten aufgeführten Beispiel passt Workday das Finanzhilfepaket eines Studenten in der AEUSD automatisch an, um seine Änderung des Auslastungsstatus zu berücksichtigen.
Voraussetzungen:
  • Legen Sie den AEUSD für den 16. Januar fest.
  • Richten Sie Reaktionen auf Bedarfs- und Gehaltserhöhungspakete ein.
  • Aktivieren Sie für den
    Reaktionsgrund
     Ladestatus für akademische Periode (POS) "
    Automatisch
     " und für "
    Manuelles Review-Datumssteuerung"
     von
    "Verwendungsstart für tatsächliche Einschreibung"
     .
Datum
Ereignis
1. Januar
Ein Finanzhilfeadministrator führt den Bericht
Prozesse für Student-Finanzservices nach Student ausführen
 aus, um die anfängliche Paketinstanz für einen Studenten zu erstellen, der Vollzeit eingeschrieben ist.
9. Januar
Der Student ändert seinen Auslastungsstatus in
Halbzeit
.
16. Januar
Bei Erreichen des AEUSD um 00:00 Uhr gilt:
  • Der Feldwert
    Tatsächliche Einschreibung
     ändert sich im Anwesenheitsplan des Studenten von
    Nein
     in
    Ja
     .
  • Das Reaction Framework von Workday aktiviert und verpackt den Studenten aufgrund der Änderung seines Auslastungsstatus mit einem überarbeiteten Finanzhilfepaket.

Fragestellungen

Frage
Überlegungen
Welches AEUSD möchten Sie verwenden?
  • Nach Hinzufügen/Abmelden
     : Zuwendungspakete basieren auf der projizierten Einschreibung und bleiben unverändert, bis die tatsächliche Einschreibung fester eingerichtet ist. Nach Ende der Hinzufügen-/Abmeldeperiode evaluiert Workday die COA und Pakete der Studenten basierend auf der tatsächlichen Einschreibung neu. Einrichtungen mit traditionellem Programm können von diesem Ansatz profitieren.
    • Sie können dies erreichen, indem Sie den AEUSD Ihrer Einrichtung auf 00:00 Uhr am Tag nach dem letzten Tag der Hinzufügen-/Abmeldeperiode setzen.
  • Vor der Auszahlung
     – Überlegen Sie, wann die Auszahlungsdaten in Bezug auf die AEUSD fallen. Wenn Geldmittel auf der Grundlage der tatsächlichen Einschreibung ausgezahlt werden sollen, müssen Sie die anteilige Berechnung von Workday für die Auszahlung verwenden oder sicherstellen, dass Workday vor dem Auszahlungsdatum die Neupaketierung für die tatsächliche Einschreibung durchführt. Einrichtungen mit traditionellem Programm können von diesem Ansatz profitieren.
    • Sie können dies erreichen, indem Sie den AEUSD Ihrer Einrichtung am ersten Auszahlungstag für die akademische Periode auf 00:00 Uhr setzen. Dadurch wird sichergestellt, dass Workday die COA und Pakete von Studenten basierend auf der tatsächlichen Einschreibung neu evaluiert, unmittelbar bevor die Auszahlung im selben nächtlichen Job-Orchestrierungslauf erfolgt.
  • Vor Fakturierung
     : In Workday verwendet Student Financials die Betragspakete des Studenten als voraussichtliche Finanzhilfe für Fakturierungszwecke. Das bedeutet, dass, wenn das Paket des Studenten auf einer projizierten Vollzeiteinschreibung basiert, die voraussichtliche Hilfe dies widerspiegelt und nicht auf seiner tatsächlichen Einschreibung zu diesem Zeitpunkt oder auf Regeln für die anteilige Berechnung für die Auszahlung basiert. Einrichtungen mit schwankenden Einschreibungsmustern in ihren Populationen (z. B. Community Hochschulen) können davon profitieren, wenn die voraussichtliche Hilfe auf der tatsächlichen Einschreibung basiert.
    • Sie können dies erreichen, indem Sie den AEUSD Ihrer Einrichtung am Tag der Fakturierung auf 00:00 Uhr setzen. Dadurch wird sichergestellt, dass Workday die COA und Pakete von Studenten basierend auf der tatsächlichen Einschreibung unmittelbar vor der Fakturierung neu evaluiert.

Empfehlungen

  • Konfigurieren Sie das AEUSD immer für akademische Standardperioden (Herbst, Quell und Sommer). In Workday können Sie diese Datumssteuerung für nicht standardmäßige Perioden oder Module konfigurieren, auf diese Perioden wird jedoch nicht angewendet. Wenn Sie diese Datumssteuerung für eine akademische Standardperiode nicht konfigurieren, verwendet Workday standardmäßig für den AEUSD das Standardstartdatum der akademischen Standardperiode.
  • Packen Sie Studenten vor dem AEUSD zunächst manuell oder über die nächtliche Job-Orchestrierung für Studenten, um sicherzustellen, dass das Reaktion-Framework alle Änderungen des Ladestatus erkennen und betroffene Studenten in AEUSD neu paketieren kann.
  • Geben Sie für zukünftige akademische Perioden, in denen der endgültige AEUSD unbekannt ist, ein vorläufiges Datum ein und passen Sie es näher an den AEUSD an.

Anforderungen

Für eine erfolgreiche AEUSD-Verarbeitung im Reaktion-Framework müssen Sie den Grund für Ladestatus für akademische Periode (POS) in den folgenden Reaktionsrichtlinien verwenden:
  • COA
  • Gehaltserhöhungsverpackung
  • Verpackung erforderlich

Einschränkungen

  • Die AEUSD-Funktion wirkt sich nur auf immatrikulierte Studenten aus. Dies hat keine Auswirkungen auf Bewerber, da diese sich nicht für Kurse registrieren können. Dies bedeutet, dass Workday keine Finanzhilfepakete für Bewerber entfernt, die auf einer Nicht-Einschreibung nach dem AEUSD basieren.
  • Workday verarbeitet die Datumssteuerung für AEUSD nur für akademische Standardperioden und nicht für nicht standardmäßige Perioden oder Module.
  • An und nach dem AEUSD können Sie keine Änderungen am AEUSD einer akademischen Periode mit vorhandenen Datensätzen vornehmen. Prüfen Sie vorher, ob das von Ihnen festgelegte Datum korrekt ist.

Mandanten-Setup

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Keine Auswirkungen.

Geschäftsprozesse

Keine Auswirkungen.

Reporting

Keine Auswirkungen.

Integrationen

Keine Auswirkungen.

Beziehungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.