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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Überlegungen zum Setup: Katalogposten

Überlegungen zum Setup: Katalogposten

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Katalogposten dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
  • Warum sie eingerichtet werden sollten.
  • Wie sie sich in Workday einfügen.
  • Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
  • Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
  • Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Katalogposten, die Lieferantenverträge für das bevorzugte Preismodell verwenden, stellen bestimmte Posten in einem von Lieferanten angebotenen Katalog dar.
Sie können Lieferanten auch die Möglichkeit geben, Lieferantenkataloge in Ihren Workday-Mandanten zu laden.

Vorteile und Nutzen

Lieferantenkatalogposten ermöglichen Ihnen Folgendes:
  • Organisieren Sie Ihre Lieferanteninformationen nach Lieferant, wobei jeder Lieferantenkatalog Katalogposten enthält, die Ihr Unternehmen beschaffen kann.
  • Ermöglichen Sie Anforderern, Lieferantenkataloge nach Bedarfsanforderungen zu durchsuchen.
  • Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Lieferanten, indem Sie Lieferanten das Laden von Katalogposten ermöglichen.
  • Zeigen Sie mit dem Bericht
    Lieferantenkatalog - Arbeitsbereich
     alle Informationen zu Lieferantenposten in Ihrem Mandanten an.

Anwendungsfälle

  • Geben Sie einem Lieferanten die Möglichkeit, seinen eigenen Katalog in Ihren Workday-Mandanten zu laden. Dies verbessert den Prozess der Zusammenarbeit.
  • Workday ordnet die Quelle für Bedarfsanforderungen automatisch Katalogposten für Bestellaufträge zu. Dies reduziert die Arbeitsbelastung des Einkäufers.

Fragestellungen

Fragen
Überlegungen
Verwenden Sie derzeit Einkaufsposten oder planen Sie dies?
In Einkaufspostenaufgaben können Sie Lieferanteninformationen auf dem Register
Lieferanteninformationen
 mit dem Einkaufsposten verknüpfen. Mit Einkaufsposten können Anforderer generische Posten durchsuchen, die sie leicht erkennen können. Workday lädt die korrekten Lieferanteninformationen basierend auf Ihrem Einkaufsposten-Setup in Bedarfsanforderungen und Bestellaufträgen.
Wie nutzt Ihr Unternehmen Lieferantenverträge?
Wenn Sie Lieferantenkatalogposten in Workday und bei Beschaffungstransaktionen verwenden möchten, müssen Sie den Lieferantenkatalog zu einer Lieferantenvertragsart hinzufügen, die für Katalogposten aktiviert ist.
Wenn Sie einen Katalogposten zu einem Transaktionsdokument hinzufügen, lädt Workday den Lieferantenvertrag. Dadurch wird sichergestellt, dass das Vertragspreismodell das bevorzugte Preismodell ist.
Wie werden Informationen zu Lieferantenposten eingerichtet und aktualisiert?
Wenn Ihr Unternehmen Lieferantenkatalogposten und Einkaufsposten verwendet, müssen Sie die Informationen zum Posten separat aktualisieren, was die Arbeitsbelastung der Postenadministratoren erhöht.
Sie können Einkaufsposten während der Katalog-Ladung mit Katalogposten verknüpfen, wodurch der Katalogposten für Workday Inventory aktiviert wird.
Sie können auch die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
 verwenden, um die Bearbeitung von Katalogposten bei Einkaufspostenaufgaben zu aktivieren, wenn Sie Katalogposten auf dem Register
Lieferanteninformationen
 hinzufügen. Anschließend synchronisiert Workday die Katalogpostendaten, wenn Sie diese in Einkaufsposten- oder Lieferantenkatalogaufgaben bearbeiten.
Wie möchten Sie Katalogposten sichern?
Sie können segmentierte Sicherheit für den Geschäftsprozess
Katalog-Ladung
 verwenden, wenn Sie segmentierte Sicherheit für den zugehörigen Lieferantenvertrag verwenden.
Verwenden Sie Bestand?
Wenn Sie die Aufgabe
Bestand einlagern
 verwenden möchten, müssen Sie Katalogposten bei der Katalog-Ladung oder in Einkaufspostenaufgaben mit Einkaufsposten verknüpfen.
Wenn Sie die Aufgabe
Bestand einlagern
 ausführen, konvertiert Workday den Katalogposten in den zugehörigen Einkaufsposten.

Empfehlungen

Richten Sie Einkaufsposten ein, bevor Sie die Lieferantenkatalogposten laden. Dadurch können Sie Einkaufsposten während der Katalog-Ladung mit Katalogposten verknüpfen.
Fügen Sie Katalogposten in Einkaufspostenaufgaben auf dem Register
Lieferanteninformationen
 hinzu, um Folgendes zu ermöglichen:
  • Verknüpfen Sie an einem Ort mehrere Katalogposten mit einem Einkaufsposten.
  • Laden Sie Katalogposten mit der Sourcing-Priorität „1“ bei Beschaffungstransaktionen, wenn Sie den Einkaufsposten auswählen.
  • Verwenden Sie die Aufgabe
    Bestand einlagern
    .
Gehen Sie in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
 wie folgt vor:
  • Beschränken Sie die Auswahl der Mengeneinheit in Ausgabentransaktionen und stellen Sie sicher, dass Benutzer nur die von Ihnen eingerichteten Mengeneinheiten verwenden.
  • Ermöglichen Sie die Bearbeitung von Informationen zu Katalogposten in Einkaufspostenaufgaben, um die Eingabe von Postendaten zu konsolidieren.

Anforderungen

Wenn Sie Lieferantenkataloge in Workday laden möchten, müssen Sie Lieferantenverträge einrichten und dem Lieferantenkatalog zuordnen.

Einschränkungen

Wenn Sie die Bearbeitung von Katalogpostendaten in Einkaufspostenaufgaben nicht aktivieren, müssen Sie Informationen zu Katalog- und Einkaufsposten separat und einheitlich bearbeiten, um Datenabweichungen zu vermeiden.
Sie können nicht die Tabelle
Erweitertes Preismodell
 verwenden, über die Sie alternative Preismodelle für Einkaufsposten nach Lieferantenvertrag, Unternehmen, Standort und Versand-an-Standort konfigurieren können.

Mandanten-Setup

In der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
 können Sie Folgendes ermöglichen:
  • Eingeschränkte Auswahl von Mengeneinheiten in Ausgabentransaktionen, um sicherzustellen, dass Benutzer nur Mengeneinheiten verwenden, die von Ihrem Unternehmen eingerichtet wurden.
  • Bearbeitung von Informationen zu Katalogposten in Einkaufspostenaufgaben, um die Eingabe von Postendaten zu konsolidieren.

Sicherheit

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
Katalog-Ladung
 im funktionalen Bereich „Supplier Contracts“.
Wenn Sie segmentierte Sicherheit verwenden möchten, verknüpfen Sie das Vertragssicherheitssegment mit einer im Geschäftsprozess
Katalog-Ladung
 konfigurierten Segmentsicherheitsgruppe.

Geschäftsprozesse

Verwenden Sie den Geschäftsprozess
Katalog-Ladung
, um Genehmigungen und Aufgaben an Administratoren weiterzuleiten, wenn ein Mitarbeiter die Aufgabe
Katalog-Ladung anfordern
 initiiert.
Wenn Sie Katalogpostendaten für Einkaufsposten bearbeiten, wird bei Aktualisierungen nicht der Geschäftsprozess verwendet.

Reporting

Mithilfe des Berichts
Lieferantenkatalog - Arbeitsbereich
 können Sie einen Drilldown zu Katalogposten nach Lieferantenkatalog durchführen. Dabei können Sie alle Lieferanteninformationen in Ihrem Mandanten bearbeiten oder anzeigen.
Sie können die folgenden Berichtsdatenquellen in benutzerdefinierten Berichten verwenden:
  • Catalog Item
  • Item
  • Purchase Item
  • Unit of Measure Conversion Factor
Sie können die Berichtsdatenquelle
Supplier Item Import Request
 in benutzerdefinierten Berichten für Lieferantenposten-Webservices verwenden.

Integrationen

Mit den folgenden Webservices können Sie Katalogposten in einem Lieferantenkatalog als Massenvorgang laden oder aktualisieren:
  • Get Catalog Load
  • Import Catalog Load
  • Submit Catalog Load Request
Wenn Sie die Bearbeitung von Katalogposten in Einkaufspostenaufgaben ermöglichen, können Sie auch die folgenden Webservices zur Massenaktualisierung von Katalogposten verwenden:
  • Get Supplier Items
  • Import Supplier Items
Der Webservice
Import Supplier Items
 ist eine initiierende Aktion im Geschäftsprozess
Lieferantenposten aktualisieren - Ereignis
.

Beziehungen und Touchpoints

Wenn Sie bei der Beschaffung von Katalogposten die Aufgabe
Bestand einlagern
 verwenden möchten, verknüpfen Sie Katalogposten mit Einkaufsposten. Wenn Sie einen Katalogposten erhalten, lädt Workday den zugehörigen Einkaufsposten in der Aufgabe
Bestand einlagern
.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.