Überlegungen zum Setup: Geschäftsprozesse für Mitarbeiter automatisch verwalten
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung des Serviceschritts
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Wenn Sie den Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
aktivieren, können Sie Ereignisse in Bearbeitung und Meine Aufgaben-Elemente automatisieren, sobald sich der Beschäftigungsstatus eines Mitarbeiters ändert. Wenn Sie Regeln konfigurieren, führt Workday automatisch Aktionen für folgende Elemente durch:
- Geschäftsprozesse, bei denen es um den Mitarbeiter geht und die noch verbleibende Schritte haben. Sie können den Geschäftsprozess abbrechen oder den Geschäftsprozess bis zum Ende weiterleiten. Beispiel: Performance-Review.
- Geschäftsprozessschritte, die auf eine Aktion des Mitarbeiters warten. Sie können die Schritte einer anderen Person neu zuweisen oder die Person als zugewiesene Person entfernen, wenn es andere zugewiesene Personen gibt. Beispiel: Genehmigung von Spesenabrechnungen für einen direkt unterstellten Mitarbeiter.
Wenn Sie diesen Serviceschritt in einer Geschäftsprozessdefinition konfigurieren, führt Workday automatisch Aktionen für Geschäftsprozesse basierend auf den Regeln aus, die Sie für den Schritt definieren.
Vorteile und Nutzen
Wenn Sie den Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
verwenden, geschieht Folgendes:
- Verbessert die Effizienz.
- Reduziert den manuellen Aufwand und die Wartung externer Systeme.
- Reduziert die Organisationskosten.
Wenn Sie den Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
verwenden, müssen Sie nicht die manuelle, zeitaufwändige Aufgabe Geschäftsprozesse für Mitarbeiter verwalten
verwenden. Wenn Sie die Aufgabe Geschäftsprozesse des Mitarbeiters verwalten
verwenden, kann es Situationen geben, in denen Sie nicht wissen, wie Geschäftsprozessereignisse für einen Mitarbeiter behandelt werden sollen oder was mit Meine-Aufgaben-Elementen geschehen soll, die auf einen Mitarbeiter warten. Außerdem ist die Verwaltung möglicherweise nicht möglich, wenn Sie eine große Anzahl von Ereignissen aktualisieren müssen.Anwendungsfälle
- Brechen Sie anstehende Urlaubsanträge für einen Mitarbeiter ab, für den eine längere Abwesenheit ansteht.
- Weisen Sie "Meine Aufgaben"-Elemente neu zu für einen Manager, der in eine Tätigkeit in einer anderen Organisation wechselt.
- Aktualisieren Sie mitarbeiterbezogene Ereignisse oder Meine Aufgaben-Elemente, um Statusänderungen des Mitarbeiters wiederzugeben, und setzen Sie den Workflow fort.
- Führen Sie automatisch Aktionen für Geschäftsprozesse und Meine Aufgaben für Mitarbeiter durch, die ihre aktuelle Tätigkeit verlassen.
- Sie können die Meine Aufgaben-Elemente eines ausgeschiedenen Mitarbeiters, die sich im StatusFür später speichernbefinden, abbrechen oder neu zuweisen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Müssen Sie mitarbeiterbezogene Geschäftsprozessereignisse aktualisieren, wenn Mitarbeiter Ihre Organisation verlassen? | Sie können den Serviceschritt Geschäftsprozesse automatisch verwalten so konfigurieren, dass der Schritt abgebrochen oder zum Abschluss weitergeleitet wird. Workday führt basierend auf den Regeln, die Sie für den Schritt definieren, automatisch Aktionen für Geschäftsprozesse aus. |
Müssen Sie unvollständige Geschäftsprozessschritte verwalten, die eine Mitarbeiteraktion erfordern, wenn sich der Beschäftigungsstatus eines Mitarbeiters ändert? | Sie können den Serviceschritt Geschäftsprozesse automatisch verwalten so konfigurieren, dass er einer anderen Person neu zugewiesen wird oder der Mitarbeiter als zugewiesene Person entfernt wird. Workday führt basierend auf den Regeln, die Sie für den Schritt definieren, automatisch Aktionen für Geschäftsprozesse aus. |
Gibt es ausgeschiedene Mitarbeiter, die über „Für später speichern“ -Meine Aufgaben-Elemente verfügen? | Sie können den Serviceschritt Geschäftsprozesse automatisch verwalten so konfigurieren, dass die Aufgaben neu zugewiesen oder abgebrochen werden. Wenn Sie einen Mitarbeiteraustritt durchführen, kann der Mitarbeiter weiterhin auf seine Meine Aufgaben-Elemente mit dem Status Für später speichern zugreifen. Wenn Sie den Serviceschritt konfigurieren, führt Workday automatisch Aktionen für die Aufgaben Für später speichern aus. |
Empfehlungen
Fügen Sie den Schritt
Geschäftsprozesse des Mitarbeiters verwalten
als Aktionsschritt
nach dem Serviceschritt Geschäftsprozesse automatisch verwalten
hinzu, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsprozesse verarbeitet werden.Begrenzen Sie die Anzahl der Geschäftsprozesse, die Sie mit dem Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
initiieren, um eine optimale Performance zu erzielen. Wenn Sie überlegen, wie viele Geschäftsprozesse mit dem Serviceschritt initiiert werden sollen, teilt Workday die Verarbeitung in kleinere Batches auf. Dies ist in folgenden Fällen hilfreich:
- Sie haben mehr als 200.000 Ereignisse, die weitergeleitet oder abgebrochen werden müssen.
- Sie möchten die zugewiesene Person für mehr als 200.000 Geschäftsprozessschritte oder "Meine Aufgaben"-Elemente neu zuweisen oder entfernen.
Die vorgeschlagene Schwelle beträgt 200.000 Ereignisse oder Meine Aufgaben in einem Batch. Ihr Mandant wird nicht heruntergestuft und Prozesse bleiben nicht stehen, wenn Geschäftsprozesse mit der Konfiguration
„Geschäftsprozesse automatisch verwalten“
nicht in kleineren Batches initiiert werden. Der Abschluss der Verarbeitung dauert jedoch eine Weile.Anforderungen
Wählen Sie einen Benutzer aus der
Werteliste Benutzer für Durchführung automatischer Geschäftsprozessaktionen
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
. Dies ist der Benutzer, den der Serviceschritt verwendet, um automatisierte Aktionen auszuführen. Wenn Sie die Werteliste Benutzer für Durchführung automatischer Geschäftsprozessaktionen
konfigurieren, können Sie den Benutzer später nicht mehr entfernen. Sie können jedoch einen anderen Benutzer auswählen. Wählen Sie einen Benutzer in Ihrer Organisation aus, für den Änderungen wahrscheinlich sind.Einschränkungen
Sie können in der Aufgabe
Configure Event Service
nur bis zu 50 Automatisierungsregeln in jedem Grid angeben.Der Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
führt alle 15 Minuten einen geplanten Job im Hintergrund aus. Es kann eine Verzögerung von 5 bis 30 Minuten geben, bevor der Serviceschritt Geschäftsprozesse automatisch
verwalten die Verarbeitung abschließt und zum nächsten Schritt übergeht. Wenn eine große Datenmenge verarbeitet werden muss, kann die Verzögerung mehr als eine Stunde betragen.Die Serviceschrittkonfiguration
für die automatische Verwaltung von Geschäftsprozessen
hat kein Gültigkeitsdatum. Wenn Sie die Konfiguration ändern, werden die Änderungen bei der nächsten Ausführung des Prozesses aktualisiert.Für Geschäftsprozessschritte, die der Person zugewiesen sind, können Sie die Aktion
Neu zuweisen an Sicherheitsgruppen
nicht für folgende Elemente verwenden:
- Schritt mit geteilter Teilnahme.
- Adobe-Integrationsschritt Um einen Adobe-Integrationsschritt neu zuzuweisen, verwenden Sie die Aufgabe„Geschäftsprozesse für Mitarbeiter verwalten“oder die Aktion„Neu zuweisen“über das Zahnradsymbol in „Meine Aufgaben“.
Wenn ein Schritt auf einen Stellvertreter wartet und Sie den Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
mit folgenden Elementen konfigurieren, geschieht Folgendes:
- AktionNeu zuweisen an Sicherheitsgruppen, dann können Sie den Schritt nicht neu zuweisen.
- AktionPerson als zugewiesene Person entfernen: Sie können den Stellvertreter nicht aus dem Schritt entfernen, auch wenn der Schritt auf mehrere Personen wartet.
Sie können den Serviceschritt
"Geschäftsprozesse automatisch verwalten"
nicht parallel mit einem anderen Schritt konfigurieren.Bei einigen Geschäftsprozessen wie Austritt und Tätigkeit ändern funktionieren die Serviceschrittaktionen Person
neu zuweisen
und Person entfernen als zugewiesene Person
- Geschäftsprozesse automatisch verwalten nicht, wenn der Schritt folgende Bedingungen erfüllt:
- Die Schrittkonfiguration referenziert eine Sicherheitsgruppe (mithilfe vonUrsprünglich weitergeleitet anim AbschnittGeschäftsprozessschritte, die der Person zugewiesen sind).
- Er wird nach dem SchrittAbschlussplatziert.
- Sie wird nach dem Gültigkeitsdatum des Ereignisses ausgeführt, z. B. dem Austrittsdatum oder Datum der Tätigkeitsänderung.
Geschäftsprozesse des Mitarbeiters verwalten
als Aktionsschritt
nach dem Schritt Geschäftsprozesse automatisch verwalten
hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass alle Vorgänge verarbeitet werden. Wenn Sie den Schritt Geschäftsprozesse automatisch verwalten
nach dem Schritt Abschluss
des Geschäftsprozesses platzieren müssen, muss er vor dem Gültigkeitsdatum des Ereignisses ausgeführt werden, z. B. Austrittsdatum oder Datum der Tätigkeitsänderung.Mandanten-Setup
Konfigurieren Sie die Werteliste
Benutzer für Durchführung automatischer Geschäftsprozessaktionen
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
.Sicherheit
Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
Geschäftsprozesse
Sie können
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
mehrmals als Serviceschritt zu folgenden Geschäftsprozessen hinzufügen:
- Tätigkeit ändern
- Vertrag mit externem Mitarbeiter beenden
- Abwesenheit beantragen
- Beendigung
Integrationen
Sie können die folgenden Webservices verwenden, um Konfigurationen für Serviceschritte
der Art „Geschäftsprozesse automatisch verwalten“
von einem Mandanten zum anderen zu migrieren:
- Get Auto-Manage Business Processes Service Configuration
- Put Auto-Manage Business Processes Service Configuration
Beziehungen und Touchpoints
Der Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
interagiert mit „Personalbesetzung“.Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.