Beispiel: Serviceschritt für automatische Verwaltung von Geschäftsprozessen einrichten
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie den Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
so konfigurieren, dass Aktionen für Geschäftsprozesse ausgeführt werden.Betty ist Manager und verlässt die Organisation. Sie möchten, dass Workday im Rahmen des Austrittsprozesses folgende Geschäftsprozesse automatisch verwaltet:
- Ereignisse über Betty, die in Bearbeitung sind.
- Betty zugewiesene Schritte, um eine Aktion durchzuführen.
Sie möchten, dass Workday alle Geschäftsprozessschritte prüft, für die Betty Aktionen durchführen muss. Für alle gilt:
- Wenn es Betty zugewiesene Geschäftsprozessschritte gibt, möchten Sie sie als zugewiesene Person entfernen, wenn noch andere Personen demselben Schritt zugewiesen sind. Wenn Betty die einzige zugewiesene Person in dem Schritt ist, entfernt Workday sie nicht aus dem Schritt.
- Für Schritte, die Teil des GeschäftsprozessesSpesenabrechnungsereignissind, möchten Sie Schritte der Sicherheitsgruppe„Finanzadministrator“neu zuweisen.
- Für Geschäftsprozessarten möchten SieGenehmigungsschritteder Sicherheitsgruppe„Manager“ des Managersneu zuweisen.
Sie konfigurieren den Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
für folgende Zwecke:- Brechen Sie Ereignisse ab, die Betty betreffen.
- Weisen Sie Aufgaben, die Betty gehören, einer anderen Person zu.
- Entfernen Sie Betty als zugewiesene Person in Schritten.
Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
Fügen Sie im Abschnitt
Wer kann Aktionsschritte im Geschäftsprozess ausführen
der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie die entsprechenden Sicherheitsgruppen für Aktionsschritte hinzu, z. B. Genehmigen
, Weiterleiten
und Aufgaben neu zuweisen
.- Öffnen Sie die AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse.Sicherheit: DomäneSet Up: Tenant Setup - BP and Notificationsim funktionalen Bereich „System“.
- Wählen Sie in der WertelisteBenutzer für Durchführung automatischer Geschäftsprozessaktionenden WertLogan McNeilaus.
- Klicken Sie aufOKundFertig.
- In den möglichen Aktionen für den GeschäftsprozessAustrittwählen Sie .
- Akzeptieren Sie dasheutige Datumfür "Gültigkeitsdatum".
- Klicken Sie aufOK.
- Fügen Sie der Geschäftsprozessdefinition folgende Schritte hinzu:ReihenfolgeArtAngebenGruppee1ServiceGeschäftsprozesse automatisch verwaltenfAktionGeschäftsprozesse des Mitarbeiters verwaltenHR Partner
- Klicken Sie aufOK.
- Klicken Sie im SchrittServiceaufGeschäftsprozesse automatisch verwalten,um Automatisierungsregeln zu konfigurieren.
- Akzeptieren Sie dasheutige Datumfür "Gültigkeitsdatum".
- Klicken Sie aufOK.
- Fügen Sie im GridGeschäftsprozesse zur Personfolgende Zeile hinzu:GeschäftsprozessAktionKommentarBenachrichtigungen unterdrückenFür alle GeschäftsprozesseAbbrechenBrechen Sie Ereignisse, die sich auf die Person beziehen, mit dem Serviceschritt Geschäftsprozesse automatisch verwalten ab.Aktivieren Sie das Kontrollkästchen.Für alle Geschäftsprozessarten möchten Sie, dass Workday alle Ereignisse in Bearbeitung, die Betty betreffen, abbricht.
- Fügen Sieim Grid Der Person zugewiesene Geschäftsprozessschrittfolgende Zeilen hinzu:GeschäftsprozessSchrittartAktionNeu zuweisen anKommentarFür alle GeschäftsprozessePerson als zugewiesene Person entfernenEntfernen Sie die ausgeschiedene Person als zugewiesene Person mithilfe des Serviceschritts "Geschäftsprozesse automatisch verwalten".Wählen SieGeschäftsprozesse einschließenund dannSpesenabrechnungsereignis.Neu zuweisen an SicherheitsgruppenFinance AdministratorWeisen Sie die Spesenabrechnung der ausgeschiedenen Person dem Finance Administrator neu zu, indem Sie den Serviceschritt "Geschäftsprozesse automatisch verwalten" verwenden.Für alle GeschäftsprozesseGenehmigungNeu zuweisen an SicherheitsgruppenManager des ManagersSchritt neu zuweisen von ausgeschiedener Person zum Manager des Managers mithilfe von Serviceschritt "Geschäftsprozesse automatisch verwalten"
- Klicken Sie aufOKundFertig.
Der Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
führt alle 15 Minuten einen geplanten Job im Hintergrund aus.Workday evaluiert die Regeln in folgender Reihenfolge:
- Geschäftsprozesse zu Betty
- Betty zugewiesene Geschäftsprozessschritte.
Für jeden Geschäftsprozess oder Geschäftsprozessschritt werden die Automatisierungsregeln der Reihe nach evaluiert, bis eine Regel gültig ist. Eine Automatisierungsregel ist gültig, wenn die Kriterien erfüllt sind und die Aktion für die Geschäftsprozesse durchgeführt werden kann. Wenn der Geschäftsprozess die Kriterien erfüllt, Workday die Aktion jedoch nicht ausführen kann, wird zur nächsten Regel gewechselt.
Wenn der Austritt für Betty erfolgt, geschieht in Workday Folgendes:
- Alle Ereignisse von Betty in Bearbeitung, z. B. ihr Abwesenheitsantrag, werden abgebrochen.
- Workday weist eine Spesenabrechnung, die auf eine Aktion von Betty wartet, der Sicherheitsgruppe„Financial Administrator“neu zu.
- Workday weist ihrem Manager dieGenehmigungsschrittevon Betty neu zu, z. B. Abwesenheitsanträge ihrer Mitarbeiter.
Im Grid
Prozesshistorie
für:- Ereignisse, die in Bearbeitung sind, wie z. B. Bettys Abwesenheitsanträge, hat den StatusAbgebrochen.
- Spesenabrechnungsereignisse, der Status istNeu zugewiesen.
- Bei Genehmigungsschritten, wie z. B. Abwesenheitsanträge von Bettys Mitarbeitern, lautet der StatusNeu zugewiesen.
- Bei automatisch verwalteten Geschäftsprozessen zeigt Workday die Kommentare zur Konfiguration an.