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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: Serviceschritt für automatische Verwaltung von Geschäftsprozessen einrichten

Schritte: Serviceschritt für automatische Verwaltung von Geschäftsprozessen einrichten

Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
Sie können den Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
 in einer Geschäftsprozessdefinition konfigurieren. Die Konfiguration ermöglicht es Workday, automatisch Aktionen für Geschäftsprozesse durchzuführen, basierend auf den Regeln, die Sie für den Schritt definieren. Dieser Serviceschritt kann dazu beitragen, den manuellen Aufwand und die Wartung externer Systeme zu reduzieren. Sie können diesen Serviceschritt nicht parallel zu einem anderen Schritt konfigurieren. Sie können den Schritt mehrmals in den folgenden Geschäftsprozessen hinzufügen:
  • Tätigkeit ändern
  • Vertrag mit externem Mitarbeiter beenden
  • Abwesenheit beantragen
  • Termination
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
     .
    Konfigurieren Sie einen Benutzer in der Werteliste
    Benutzer für Durchführung automatischer Geschäftsprozessaktionen
     . Sie können den Benutzer später nicht mehr entfernen, aber Sie können ihn durch einen anderen Benutzer ersetzen. Workday empfiehlt, einen Benutzer auszuwählen, der sich wahrscheinlich nicht ändert.
    Sicherheit:
    Domäne Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
     im funktionalen Bereich „System“.
  2. Fügen Sie in der Geschäftsprozessdefinition Folgendes hinzu:
    • Serviceschritt
      Geschäftsprozesse automatisch verwalten
       .
    • Einen Schritt
      Aktion
       nach dem Serviceschritt
      Geschäftsprozesse automatisch verwalten
       und die Option
      Geschäftsprozesse für Mitarbeiter verwalten
       in der
      Spalte
       Angeben. Wenn Sie
      Geschäftsprozesse für Mitarbeiter verwalten
       als Schritt
      Aktion
       hinzufügen, erfasst Workday Geschäftsprozesse, die von den Konfigurationsregeln
      für „Geschäftsprozesse automatisch verwalten“
       möglicherweise nicht verarbeitet werden.
  3. Konfigurieren Sie den Serviceschritt
    Geschäftsprozesse automatisch verwalten
     .
    Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Geschäftsprozesse für die Person
    Konfigurieren Sie Regeln, um automatisch Aktionen für Geschäftsprozesse durchzuführen, die den Mitarbeiter betreffen und noch verbleibende Schritte enthalten. Beispiel: Ein Mitarbeiter soll seine persönlichen Daten aktualisieren, z. B. seine Kontaktdaten.
    Sie haben folgende Möglichkeiten:
    • Brechen Sie den Geschäftsprozess ab.
    • Leiten Sie den Geschäftsprozess bis zum Ende weiter.
    Um diese Aktionen zu konfigurieren, muss dem Mitarbeiter die Mitarbeiterrolle für den Serviceschritt zugewiesen werden, um seine Geschäftsprozesse zu verwalten.
    Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Benachrichtigungen unterdrücken,
     wenn Workday beim Ausführen der Automatisierungsregelaktion Systembenachrichtigungen und benutzerdefinierte Benachrichtigungen senden soll.
    Der Person zugewiesene Geschäftsprozessschritte
    Konfigurieren Sie Regeln, um automatisch Aktionen für Geschäftsprozessschritte durchzuführen, die auf Aktionen des Mitarbeiters warten. Beispiel: Ein Manager soll einem seiner Mitarbeiter Feedback geben.
    Sie haben folgende Möglichkeiten:
    • Weisen Sie die Schritte einer anderen Person neu zu. Wenn Sie die Aktion
      Neu zuweisen an Sicherheitsgruppen
       auswählen, können Sie auswählen, welchen Sicherheitsgruppen der Schritt neu zugewiesen werden soll. Sie können den Schritt nur Sicherheitsgruppen neu zuweisen, die für diese Schrittart in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie gültig sind. Um den Schritt einer Gruppe neu zuzuweisen, die nicht in der Sicherheitsrichtlinie für diese Schrittart enthalten ist, müssen Sie die Gruppe zur Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie hinzufügen.
    • Entfernen Sie die Person nur dann als zugewiesene Person, wenn es andere zugewiesene Personen gibt.
    Sie können in keinem der Grids mehr als 50 Automatisierungsregeln angeben.
Workday evaluiert die Regeln für Geschäftsprozesse bezüglich der Person und dann die Regeln für Geschäftsprozessschritte, die der Person zugewiesen sind. Für jeden Geschäftsprozess oder Geschäftsprozessschritt evaluieren wir die Automatisierungsregeln der Reihe nach, bis eine Automatisierungsregel gültig ist. Eine Automatisierungsregel ist gültig, wenn die Kriterien erfüllt sind und die Aktion für die Geschäftsprozesse ausgeführt werden kann. Wenn die Kriterien erfüllt sind, die Aktion aber nicht ausgeführt werden kann, wird zur nächsten Regel gewechselt.
Wenn der Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
 für ein Geschäftsprozessereignis oder -schritt ausführt, wird in der Prozesshistorie für diesen Prozess oder dieses Ereignis Folgendes angezeigt:
  • Der Kommentar, den Sie für die Automatisierungsregel konfigurieren.
  • Die Person, die Sie für die Durchführung automatischer Geschäftsprozessaktionen konfigurieren.
Der Serviceschritt
Geschäftsprozesse automatisch verwalten
 führt alle 15 Minuten einen geplanten Job im Hintergrund aus. Es kann eine Verzögerung von 5 bis 30 Minuten geben, bevor der
Serviceschritt Geschäftsprozesse automatisch
 verwalten die Verarbeitung abschließt und zum nächsten Schritt übergeht. Wenn eine große Datenmenge verarbeitet werden muss, kann die Verzögerung mehr als eine Stunde betragen.