Überlegungen zum Setup: Massenvorgänge in Geschäftsprozessen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Funktionalität „Management von Massenvorgängen“ dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit der Aufgabe
Management von Massenvorgängen
können Mitglieder segmentbasierter Sicherheitsgruppen problemlos Transaktionen mit großen Datenmengen für Geschäftsprozesse durchführen, z. B.:
- Weiter
- Abbrechen
- Eskalieren
- Neu zuweisen
Sie können den Vorgang jetzt oder zu einem geplanten Zeitpunkt ausführen, z. B. einmal in der Zukunft, täglich, wöchentlich oder monatlich. Mit dieser Aufgabe können Sie Transaktionen mit großen Datenmengen verwalten, indem Sie einen Vorgang auswählen, der für einen Eingabebericht ausgeführt werden soll.
Vorteile und Nutzen
Die Verwendung der MOM-Aufgabe verringert den manuellen Aufwand für die Verwaltung Ihrer Geschäftsprozesse. Für die Aufgabe sind folgende Vorgangsarten zulässig:
- Geschäftsprozesse weiterleiten
- Geschäftsprozesse abbrechen
- To-do abbrechen
- Geschäftsprozesse eskalieren
- Geschäftsprozesse neu zuweisen
- Geschäftsprozesse rückgängig machen
Anwendungsfälle
Mit dem Management von Massenvorgängen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Ereignisse in Bearbeitung automatisch abbrechen. Bevor die Ereignisse abgebrochen werden, möchten Sie über eine Liste der abgebrochenen Ereignisse und die Option, den Prozess fortzusetzen oder zu beenden, benachrichtigt werden.
- Weisen Sie automatisch einen Geschäftsprozessschritt neu zu, der auf eine Aktion wartet, z. B. Genehmigung für einen Antrag auf bezahlten Urlaub. Die Massenvorgangsart Neu zuweisen soll dazu beitragen, die manuelle Neuzuweisung von Schritten von einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zu einem anderen zu erleichtern.
- Leiten Sie mehrere Onboarding- oder Einstellungsschritte manuell weiter.
- Verkürzen Sie die Vorlaufzeit für die Genehmigung von Personalanforderungen, indem Sie den Genehmigungsschritt für die Personalanforderung an den Manager der nächsten Ebene eskalieren.
- Überspringen vonTo-do-Schritten, die auf eine Aktion warten oder massenhaft für später gespeichert werden, z. B. nach dem SchrittAbschlusseines Onboarding-Ereignisses.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie können Sie Geschäftsprozessschritte massenhaft neu zuweisen, anstatt sie manuell von einer Person einer anderen zuzuweisen? | Sie können die Massenvorgangsart "Geschäftsprozessschritt neu zuweisen" verwenden, wenn Sie eine segmentbasierte Sicherheitsgruppe in der Domäne "Mass Operations Management" konfigurieren. Wenn Sie die Sicherheit nicht aktivieren, haben Ihre Benutzer keinen Zugriff auf diese Massenvorgangsart.
Verwenden Sie das Berichtsfeld Neu zuweisbarer Schritt in einem benutzerdefinierten Bericht als Filter und geben Sie den Bericht in die Aufgabe für das Management von Massenvorgängen ein. Sie können das Berichtsfeld verwenden, um Berichte zu Geschäftsprozessschritten zu erstellen, die neu zugewiesen werden können und die entweder auf eine Aktion einer Person warten oder der Schritt nicht zugewiesen ist. Beachten Sie, dass sie jeden der folgenden Status haben können:
Um weiter zu filtern, können Sie auch das Berichtsfeld Wartet auf in Ihrem benutzerdefinierten Bericht verwenden.Sie können Geschäftsprozessschritte einer Person mit einer Nicht-Mitarbeiter-Rolle neu zuweisen. Beispiel: Ein Student. Beachten Sie, dass Sie Geschäftsprozessschritte nicht neu zuweisen können:
|
Wie werden Geschäftsprozesse massenweise weitergeleitet? | Bevor Sie mit der Aufgabe "MOM" Geschäftsprozesse in großem Umfang weiterleiten, sollten Sie sich die Geschäftsprozesse ansehen, die Sie weiterleiten möchten. Sie können Geschäftsprozesse mit MOM nicht massenhaft zurücksenden. Sie können jedoch Geschäftsprozesse massenhaft mit dem EIB (Enterprise Interface Builder) für das Zurücksenden von Geschäftsprozessen zurücksenden, wenn Sie über die folgende Berechtigung verfügen:
Zum Ausführen von EIBs.
Sie sollten auch Parallelschritte berücksichtigen, wenn Sie mit der Aufgabe "MOM" Geschäftsprozesse weiterleiten. Wenn Sie einen Schritt weiterleiten, löst dies die Weiterleitung aller Parallelschritte im Geschäftsprozess aus. Beispiel: Ein Austrittsereignis hat zwei Parallelschritte:
Wenn Sie den Schritt der Mitarbeiteraustrittsbefragung mit MOM weiterleiten, wird auch der parallele Schritt der HR-Austrittsbefragung weitergeleitet. Die automatische Weiterleitung wird nicht getriggert, wenn ein Parallelschritt in der Geschäftsprozessdefinition als Nicht weiterleiten markiert ist. |
Wie können Sie Geschäftsprozesse als Massenaktion abbrechen? | Die Aufgabe Massenabbruch von Geschäftsprozessen ist eingeschränkt, sodass Sie bestimmte Geschäftsprozesse nach Art oder nach einer externen Quelle und einem Zeitbereich abbrechen können. Wenn Sie die Aufgabe "MOM" verwenden, können Sie Abbrüche so planen, dass sie regelmäßig erfolgen, über den anstehenden Abbruch benachrichtigt werden und einen erforderlichen Prüfschritt einschließen, um versehentliche Abbrüche zu verhindern, indem bestimmte Benutzer den Prozess abbrechen. Um Performance-Probleme zu vermeiden, verwenden Sie die Aufgabe Massenabbruch von Geschäftsprozessen nur, wenn Sie weniger als 25 Ereignisse abbrechen. Verwenden Sie bei höheren Datenmengen stattdessen die Aufgabe "MOM". Workday empfiehlt außerdem, Ereignisse in kleineren Blöcken abzubrechen, indem Sie die Filter für Geschäftsprozessart und Datumsbereich verwenden. |
Wie gehen Sie mit dem Abbrechen oder Verarbeiten von Transaktionen um, die sich aktuell in Workday befinden? | Ziehen Sie in Betracht, einen Teil davon mit der Aufgabe "MOM" zu automatisieren. Sie müssen in der Lage sein, die Geschäftsprozesse zu identifizieren, die Sie abbrechen, weiterleiten oder neu zuweisen möchten, mit einem benutzerdefinierten Bericht. |
Wie können Sie Geschäftsprozesse als Massenaktion rückgängig machen? | Mit der Massenvorgangsart Rückgängigmachen von Geschäftsprozessen können Sie Massenrückgängigmachen von Ereignissen planen, die Sie zuvor mit vorhandenen Lösungen wie der Aufgabe Massenrückgängigmachen von Geschäftsprozessen manuell rückgängig gemacht haben. Sie können Ereignisse für Massenrückgängigmachen so planen, dass sie regelmäßig ausgeführt werden, über anstehende Rückgängigmachen benachrichtigt werden und einen erforderlichen Prüfschritt einschließen, um Fehler zu vermeiden, indem nur bestimmte Benutzer das Rückgängigmachen zulassen. |
Empfehlungen
Prüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse, um sicherzustellen, dass sie weitergeleitet, abgebrochen und neu zugewiesen werden können.
Wenn Sie die Aufgabe MOM ausführen und der Bericht mehr Instanzen zurückgibt als den vordefinierten Grenzwert für diese Massenvorgangsart, gibt Workday einen Fehler zurück und führt den Vorgang für keine der Instanzen im Eingabebericht durch. Workday empfiehlt, den Instanzgrenzwert der von Ihnen verwendeten Massenvorgangsart anhand der zugehörigen Beschreibung zu überprüfen. Unterteilen Sie dann Ihren Bericht in kleinere Berichte und konfigurieren Sie mehrere Prozesse für Massenvorgänge, sodass jeder Bericht weniger als den Instanzgrenzwert für die Art des Massenvorgangs zurückgibt.
Wenn Sie den Massenvorgang
Geschäftsprozessschritt neu zuweisen
für eine Massenneuzuweisung von Schritten konfigurieren, die in Ihrem Mandanten nicht zugewiesen sind, gilt Folgendes:
- Verwenden Sie das BerichtsfeldNeu zuweisbarer Schrittin einem benutzerdefinierten Bericht. Um weiter zu filtern, können Sie auch das BerichtsfeldWartetauf im benutzerdefinierten Bericht verwenden.
- Wählen Sie die WertelisteAlle aktuell zugewiesenen Personen oder Keine zugewiesenen Personen.
Anforderungen
Um einen Massenvorgang zu initiieren, müssen Sie bestätigen, dass eine segmentbasierte Sicherheitsgruppe auf das Segment der Art des Massenvorgangs zugreifen kann. Gewähren Sie der segmentbasierten Sicherheitsgruppe
„Anzeigen
und ändern“
-Zugriff auf die Domänen-Sicherheitsrichtlinie Mass Operation Management
. Sie können den Bericht Arten von Massenvorgängen anzeigen
öffnen, um alle verfügbaren Arten von Massenvorgängen anzuzeigen.Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht, der die Geschäftsprozessinstanzen zurückgibt, für die der Massenvorgang durchgeführt werden soll. Sie können das Berichtsfeld
Supports Operation Type
verwenden, um zu bestimmen, ob eine Berichtsdatenquelle eine Massenvorgangsart für die Aufgabe unterstützt.Im benutzerdefinierten Bericht müssen Sie einen Filter mit der Bedingung
Wahr
für die Art des Massenvorgangs hinzufügen:
Massenvorgangsart | Erforderlicher Eingabeberichtsfilter | Weitere Informationen |
|---|---|---|
Geschäftsprozess weiterleiten | Manuell weiterleitbar
| |
Geschäftsprozess abbrechen | Abbrechbar
| |
To-do abbrechen | Abbrechbare To-do
| Workday überspringt nicht übermittelte Schritte mit folgenden Status:
|
Geschäftsprozessschritt eskalieren | Schritt kann eskalieren
| Der Geschäftsprozessschritt muss in einem der folgenden Schritte auf eine Aktion warten:
|
Geschäftsprozessschritt neu zuweisen | Neu zuweisbarer Schritt
| Workday weist alle Geschäftsprozessschritte, die der Bericht zurückgibt, neu zu. Dies kann nicht zugewiesene Schritte und Schritte mit den folgenden Status umfassen:
|
Einschränkungen
Workday erzwingt bei den meisten Massenvorgangsarten einen Grenzwert von 50.000 Instanzen, es gibt jedoch einige Ausnahmen. Beispielsweise hat
„Geschäftsprozess abbrechen“
einen Grenzwert von 200.000 Instanzen. Bei einigen Arten von Massenvorgängen kann ein höherer Instanzgrenzwert festgelegt werden. Workday legt diese Grenzwerte fest, um zu verhindern, dass große Hintergrundprozesse für Mehrkomponenten die Mandanten-Performance beeinträchtigen. Wenn Sie die Aufgabe MOM ausführen und der Bericht mehr Instanzen zurückgibt als den vordefinierten Grenzwert für diese Massenvorgangsart, gibt Workday einen Fehler zurück und führt den Vorgang für keine der Instanzen im Eingabebericht durch.Wenn Sie die Massenvorgangsart "Geschäftsprozess weiterleiten" verwenden, aber alle Geschäftsprozesse zurücksenden möchten, müssen Sie jeden einzelnen Prozess manuell zurücksenden oder den EIB
"Geschäftsprozess zurücksenden"
ausführen, wenn Sie über die entsprechenden Sicherheitsberechtigungen verfügen. Wenn Sie Geschäftsprozesse massenhaft zurücksenden, können Sie die Aktion nicht mehr rückgängig machen. Sie können einen Geschäftsprozess nur dann manuell zurücksenden, wenn dies in der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess aktiviert ist.Bei der Massenvorgangsart "Geschäftsprozessschritt neu zuweisen" werden
Initiierungsschritte
nicht neu zugewiesen, wenn Sie die Option "Alle neuen zugewiesenen Personen"
im Abschnitt " An"
auswählen.Business Process Administrators sollten eine segmentbasierte Sicherheitsgruppe erstellen oder bearbeiten und der segmentbasierten Sicherheitsgruppe Zugriff auf die entsprechenden Geschäftsprozessdomänen oder Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinien gewähren. MOM kann nur für Instanzen Aktionen ausführen, für die die Person, die den Vorgang für MOM konfiguriert hat, Anzeigeberechtigungen hat.
Sicherheit
Machen Sie sich mit segmentbasierten Sicherheitsgruppen und segmentierter Sicherheit vertraut. Business Process Administrators sollten eine segmentbasierte Sicherheitsgruppe erstellen oder bearbeiten und segmentbasierten Sicherheitsgruppen Zugriff auf folgende Elemente gewähren:
- DomäneMass Operation Managementim funktionalen Bereich „System“.
- Entsprechende Geschäftsprozessdomänen oder Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinien MOM kann nur für Instanzen Aktionen ausführen, für die die Person, die den Vorgang für MOM konfiguriert hat, Anzeigeberechtigungen hat.
Wenn Sie die Massenvorgangsart
Geschäftsprozessschritt neu zuweisen
verwenden, weist Workday Schritte nur Sicherheitsgruppen neu zu, die in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie für den Schritt enthalten sind.Geschäftsprozesse
Um die Massenvorgangsarten
Geschäftsprozess abbrechen
und Geschäftsprozess weiterleiten
für Geschäftsprozesse zu verwenden, müssen Sie die Sicherheitsgruppen in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie angeben.Sie können den Bericht
Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
verwenden, um anzuzeigen, welche Geschäftsprozesse weitergeleitet und abgebrochen werden können.Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
| Mit diesem Bericht können Sie festlegen, welche Geschäftsprozesse Sie weiterleiten und abbrechen können. |
Reviews für Massenvorgänge
| Mit diesem Bericht können Sie den Status und die Details von Vorgängen für einen bestimmten Zeitrahmen anzeigen. Sie können Benachrichtigungen unterdrücken, wenn Sie die Aufgabe "MOM" verwenden. |
Geplante zukünftige Prozesse
| Mit diesem Bericht können Sie geplante Prozesse, einschließlich geplanter Massenvorgänge, bearbeiten. In diesem Bericht können Sie nur das Start- und Enddatum des Prozesses und grundlegende Konfigurationseinstellungen ändern. |
Massenvorgangsarten anzeigen
| Mit diesem Bericht können Sie die verfügbaren Arten von Massenvorgängen anzeigen. Öffnen Sie diesen Bericht, um das Sicherheitssegment für Massenvorgänge für jede Art und die Sicherheitsgruppen anzuzeigen, für die sie Zugriff haben. |
Workday empfiehlt die Verwendung der folgenden Berichtsdatenquellen:
- Geschäftsprozess-Ereignisschritte: Für die MassenvorgangsartenGeschäftsprozessschritt eskalierenundGeschäftsprozessschritt neu zuweisen.
- Geschäftsprozesstransaktionen: Für die MassenvorgangsartenGeschäftsprozess weiterleitenundGeschäftsprozess abbrechen.
- Geschäftsprozesstransaktionen (Indiziert): für die MassenvorgangsartenGeschäftsprozess weiterleitenundGeschäftsprozess abbrechen. Sie können diese Berichtsdatenquelle beim Konfigurieren des Massenvorgangs nur verwenden, wenn Sie die Domänen-Sicherheitsrichtlinie für die DomäneBusiness Process Administrationverwenden. In diesem Fall empfiehlt Workday, diese Berichtsdatenquelle anstelle der Berichtsdatenquelle„Business Process Transactions“zu verwenden, um die Performance des Berichts zu verbessern.
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.