Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-01-24
Konzept: Geschäftsprozessmanagement

Konzept: Geschäftsprozessmanagement

Abbrechen und rückgängig machen

Für mehrere Geschäftsprozesse bietet Ihnen Workday folgende Möglichkeiten:
  • Brechen Sie Prozesse ab, die in Bearbeitung sind.
  • Machen Sie Änderungen rückgängig, die nach dem Abschlussschritt liegen.
Sie können einige als Unterprozesse initiierte Geschäftsprozesse abbrechen, ohne den übergeordneten Geschäftsprozess abzubrechen. Um zu bestimmen, ob Sie einen bestimmten Geschäftsprozess abbrechen können, öffnen Sie den Bericht
Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
 .
Wenn Sie abbrechen:
  • Beim übergeordneten Geschäftsprozess überspringt Workday die Unterprozesse unabhängig von ihrem Status und bricht alle abgeschlossenen Unterprozesse ab.
  • Da es sich um einen eigenen Unterprozess handelt, überspringt Workday den Unterprozess, ohne den übergeordneten Geschäftsprozess abzubrechen.
  • Als erforderlicher Unterprozess schließt Workday den Geschäftsprozess dennoch ab, nachdem der übergeordnete Geschäftsprozess abgeschlossen ist.
Wenn Sie einen Geschäftsprozess rückgängig machen, der Unterprozesse enthält, macht Workday alle Aktionen in der Geschäftsprozesskonfiguration rückgängig. Beispiel: Wenn Sie einen Austritt rückgängig machen, der eine Einmalzahlung enthält, macht Workday sowohl den Austritt als auch die Zahlung rückgängig.
Sie können einige Unterprozesse einzeln rückgängig machen, ohne den übergeordneten Geschäftsprozess rückgängig zu machen.
In einem einzelnen Geschäftsprozess können Sie die möglichen Aktionen für folgende Elemente öffnen:
  • Geschäftsprozess in Bearbeitung, um ihn abzubrechen.
  • Abgeschlossener Geschäftsprozess, der rückgängig gemacht werden muss
Sie können Geschäftsprozesse auch massenhaft abbrechen oder rückgängig machen, indem Sie folgende Aufgaben öffnen:
  • Massenabbruch von Geschäftsprozessen
    : Wenn ein Geschäftsprozess Unterprozesse enthält, können Sie die Unterprozesse einzeln oder den übergeordneten Geschäftsprozess abbrechen.
  • Massenrückgängigmachen von Geschäftsprozessen
    : Die Werteliste
    „Geschäftsprozesse geladen von EIB“
     in dieser Aufgabe zeigt Integrationsereignisse an, die von einem EIB geladen wurden, bei dem Sie mindestens eins der Geschäftsprozessereignisse rückgängig machen können. Workday empfiehlt, den Datumsbereich zu begrenzen, wenn Sie die Wertelistenoption
    In Datumsbereich, Nach Integrationssystem
     oder
    In Datumsbereich, Alle Integrationssysteme
     wählen.
Sie können Benachrichtigungen für jeden Geschäftsprozess stoppen, den Sie abbrechen oder rückgängig machen. Wenn Sie Geschäftsprozesse abbrechen oder rückgängig machen, können Sie die Aktion nicht rückgängig machen.
Workday erstellt einen Audit-Trail, der die Rückgängigmachen- und Abbruchaktionen dokumentiert. Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen und Alert-Benachrichtigungen so konfigurieren, dass sie ausgelöst werden, wenn Sie:
  • Machen Sie eine Aktion rückgängig.
  • Korrigieren Sie einen Geschäftsprozess.
Beispiel: Logan McNeil initiiert den Geschäftsprozess
Einstellung
 , der folgende Unterprozesse enthält:
  • Vergütung vorschlagen
  • Einmalzahlung beantragen
Der Business Process Administrator konfiguriert den Geschäftsprozess
Einstellung
 so, dass beide Unterprozesse erforderlich sind und der Unterprozess
Einmalzahlung beantragen
 ist der Schritt
Abschluss
 für die Einstellung.
Wenn der Schritt
Vergütung vorschlagen
 in Bearbeitung ist und Logan nur den Schritt
Einmalzahlung beantragen
 abbricht, führt Workday folgende Schritte aus:
  • Ändert den Status des Schritts
    Einmalzahlung beantragen
     in
    Manuell übersprungen
    .
  • Schließt den Geschäftsprozess
    Einstellung
     ab.

Massenabbruch von Schritt „Dokumente prüfen“.

Sie können die Aufgabe
Massenabbruch von Schritten "Dokument prüfen"
 verwenden, um die Schritte
"Dokumente prüfen"
 als Massenaktion abzubrechen. Sie können die Schritte
Dokumente prüfen
 für Geschäftsprozesse mit dem folgenden Status abbrechen:
  • In Bearbeitung
  • Erfolgreich abgeschlossen
Beispiel: Sie möchten ausstehende Schritte für
„Dokument prüfen“
 , die Mitarbeitern während des Geschäftsprozesses
Onboarding
 zugewiesen wurden, abbrechen. Wenn der Geschäftsprozess
Onboarding
 erfolgreich abgeschlossen wird, können Sie die verbleibenden Schritte
für „Dokumente prüfen“
 nur noch über die Aufgabe
Massenabbruch von Schritten für „Dokument prüfen“
 abbrechen.
Sie können maximal 2.000 Schritte aus
„Dokument prüfen“
 gleichzeitig abbrechen.

Manuell weiterleiten

Sie können einen Geschäftsprozess manuell zum nächsten Schritt oder bis zum Ende weiterleiten, um eine Verzögerung des Geschäftsprozesses zu vermeiden. Beispiel: Eine Aufgabe wartet auf einen Genehmiger, die nicht verfügbar ist. Um eine Verzögerung im Geschäftsprozess zu vermeiden, leiten Sie den Geschäftsprozess manuell zum nächsten Schritt weiter.
Sie müssen einer Sicherheitsgruppe angehören, die Zugriff auf die Aktion
Manuell weiterleiten
 im Abschnitt
Wer kann Aktionen für den gesamten Geschäftsprozess ausführen
 der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie hat. Benutzer mit diesem Zugriff können die Aufgabe
Massenweiterleitung von Geschäftsprozessen
 initiieren, aber sie können nur Transaktionen verarbeiten, die den für ihre Sicherheitsgruppe zulässigen Geschäftsprozessarten entsprechen. Um festzulegen, ob Sie einen Geschäftsprozess manuell weiterleiten können, öffnen Sie den Bericht
Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
 .
Sie können die Aufgabe
Massenweiterleitung von Geschäftsprozessen
 verwenden, um Geschäftsprozesse in großen Mengen weiterzuleiten. Wenn Sie die Aufgabe verwenden, um mehr als 10 Geschäftsprozessereignisse weiterzuleiten, führt Workday die Aufgabe im Hintergrund aus. Wenn Sie einen Filter auf die Aufgabe
Massenweiterleitung von Geschäftsprozessen
 anwenden und
auf Alle auswählen
klicken, umfasst die Auswahl alle Elemente und nicht nur die gefilterte Liste. Bei Transaktionen mit großen Datenmengen in Geschäftsprozessen, die eine detaillierte Filterung erfordern, empfiehlt Workday, dass Sie die Aufgabe
Management von Massenvorgängen
 anstelle der Aufgabe
Massenweiterleitung von Geschäftsprozessen
 verwenden, um Filterprobleme zu vermeiden.
Sie können die Geschäftsprozessdefinition bearbeiten, um Systembenachrichtigungen zu deaktivieren, wenn ein Geschäftsprozess manuell weitergeleitet wird.
Wenn Sie das Kontrollkästchen
Weiterleitung von nicht zugewiesenen Aufgaben
 aktivieren in der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse aktivieren
 , können Sie einen nicht zugewiesenen Schritt in einem Geschäftsprozess durch folgende Aktionen weiterleiten:
  • Art
    Weiterleitung von Geschäftsprozessen
     für Massenvorgänge.
  • Mögliche Aktion
    Manuell weiterleiten
     . (Wählen Sie
    Geschäftsprozess
    Manuell weiterleiten
     in den möglichen Aktionen für das Geschäftsprozessereignis.)
  • Aufgabe
    Massenweiterleitung von Geschäftsprozessen
     .
Sie können folgende Schritte ausführen:
  • Aus einem nicht zugewiesenen Schritt, für den eine Neuzuweisung ansteht.
  • Über einen nicht zugewiesenen Schritt und mehrere nachfolgende nicht zugewiesene Schritte.
  • Ein Geschäftsprozess, der über einen nicht zugewiesenen Schritt abgeschlossen wird, der während der Verarbeitung der Weiterleitung eine Neuzuweisung generiert.
Wenn ein Ereignis an einen nicht zugewiesenen Schritt zurückgesendet wird, wird der Schritt zum Nicht zugewiesen. Während des Zurücksendens zeigt die
Werteliste
 An den
Wert Nicht zugewiesen
 als Präfix des Schrittnamens an. Beispiel:
Nicht zugewiesen - Fragebogen ausfüllen
. Wenn Workday nicht zugewiesene Schritte durchläuft, wird auf dem Register
Prozesshistorie
 im
Vollständigen Prozessdatensatz
 der Status folgender Elemente angezeigt:
  • Manuell erweitert
     für den nicht zugewiesenen Schritt.
  • Abgebrochen
     für das Ereignis der Neuzuweisung
Workday sendet eine Benachrichtigung an:
  • Zugewiesene Person für Geschäftsprozess, wenn Sie eines oder alle Ereignisse bis zum Abschluss weiterleiten (außer Schritte, die verzögert oder nicht zugewiesen sind).
  • Zugewiesene Person für den Schritt „Manuell weiterleiten“, wenn eine manuelle Weiterleitung erfolgt
Workday sendet keine Benachrichtigungen, wenn ein neu zugewiesenes Ereignis abgebrochen wird.
Sie können einen Schritt, der in der Geschäftsprozessdefinition als
Nicht weiterleiten
 markiert ist, nicht manuell weiterleiten. Diese Funktion ist nur für Schritte verfügbar, die Sie einer Sicherheitsgruppe zuweisen können. Schritte, die Sie einer Sicherheitsgruppe nicht zuweisen können, mit Ausnahme des
Berichtsschritts
 , können nicht als
Nicht weiterleiten
markiert werden. Informationen dazu, ob ein Schritt als
Nicht weiterleiten
markiert ist, finden Sie unter
Nicht weiterleiten
 in der Geschäftsprozessdefinition.

Manuell zurücksenden

"Zurücksenden" ist eine Geschäftsprozessaktion. Das Ausführen der Aktion „Zurücksenden“ bedeutet in der Regel, dass ein Benutzer ein Element in seinen „Meine Aufgaben“ in Workday erhält und das Element an die Person zurücksenden möchte, die den Schritt zuvor abgeschlossen hat. Beispiel: Mike füllt den Schritt
Fragebogen
 ausfüllen aus und übermittelt ihn. Der Posten wird dann zur Prüfung und Genehmigung an Mikes Managerin Betty weitergeleitet. Betty erhält das zu genehmigende Element in ihren Aufgaben. Anstatt den Posten zu genehmigen, sendet sie ihn zur Korrektur an Mike zurück.
Sie können einen Geschäftsprozess jederzeit manuell zurücksenden, auch wenn Ihnen der Schritt nicht zugewiesen ist.
Sie können nicht alle Geschäftsprozesse zurücksenden. Um festzulegen, ob Sie einen Geschäftsprozess manuell zurücksenden können, öffnen Sie den Bericht
Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
 .
Sie müssen einer Sicherheitsgruppe angehören, die Zugriff auf die Aktion
Manuell zurücksenden
 im Abschnitt
Wer kann Aktionen für den gesamten Geschäftsprozess ausführen
 der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie hat.
Um eine große Anzahl von Aktionsereignissen manuell zurückzusenden, können Sie
Geschäftsprozess zurücksenden
 (Enterprise Interface Builder) ausführen. Sie müssen über die Berechtigung zum Ausführen von EIBs und die Berechtigung für die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie verfügen, um diese Aktion für das Ereignis für die Geschäftsprozessart auszuführen. Für jedes Ereignis in diesem EIB, das manuelles Zurücksenden zulässt, sendet Workday das Ereignis an einen abgeschlossenen Schritt des Geschäftsprozesses zurück, der diese Aktion zulässt. Schritt
Initiierung
 von:
  • Wenn es sich um einen Unterprozess handelt, können Sie das Ereignis zurücksenden.
  • Beim übergeordneten Geschäftsprozess können Sie das Ereignis nicht zurücksenden.
Workday empfiehlt, dass Sie manuell ein Beispielereignis in Ihrem Mandanten zurücksenden, bevor Sie versuchen, eine Massenaktion zurückzusenden. Das Beispielereignis sollte aus derselben Geschäftsprozessdefinition stammen wie die anderen Ereignisse, die Sie zurücksenden möchten.
Sie können die Aufgabe
Manuell zurücksenden
 in den möglichen Aktionen für das Geschäftsprozessereignis öffnen. Für den Status des Geschäftsprozessereignisses gilt Folgendes:
  • In Bearbeitung
    zeigt die Werteliste
    Zurücksenden
     an alle vorherigen Schritte an, die Sie normalerweise in der Werteliste
    Zurücksenden
     in der Geschäftsprozess-Symbolleiste sehen würden. Wenn Sie mehrere Sicherheitsgruppen für einen Schritt konfiguriert haben und den Schritt manuell weiterleiten, dann aber manuell an den Ort zurücksenden, von dem aus Sie ihn manuell weitergeleitet haben, zeigt Workday in der Werteliste alle Personen an, die auf den Schritt warten. Beispiel:
    Zuvor gewartet auf Personen (4): (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) - Managerbewertung durchführen
    . Wenn Sie die Wertelistenoption auswählen, sendet Workday den Schritt an alle zuvor wartenden Personen zurück.
  • Abgeschlossen
    : Die Werteliste
    Zurücksenden an
     zeigt nur die vorherigen Schritte an, die
    Manuell zurücksenden durch Administrator bei abgeschlossenem Ereignis
    zulässig sind.
Wenn Sie versuchen, einen Geschäftsprozess manuell an einen Schritt zurückzusenden, den Sie so konfiguriert haben, dass er parallel zu einem anderen Schritt ausgeführt wird, und:
  • Wenn beide Schritte
    In Bearbeitung
    sind, können Sie den Geschäftsprozess nicht manuell an einen der Parallelschritte zurücksenden.
  • Wenn einer der Schritte
    In Bearbeitung
     und der andere Schritt
    Abgeschlossen
    lautet, können Sie den Geschäftsprozess manuell an den Schritt
    In Bearbeitung
     zurücksenden.
  • Wenn beide Schritte
    Abgeschlossen abgeschlossen
    sind, können Sie den Geschäftsprozess manuell an einen der Parallelschritte zurücksenden.
Wenn Sie das Geschäftsprozessereignis zurücksenden, zeigt die Prozesshistorie den Schritt mit dem Status
Manuell zurücksenden an
 .
Wenn Sie einen
Aktions-
,
Genehmigungs-
oder
To-do
 -Schritt so konfigurieren, dass er aus Meine Aufgaben ausgeschlossen werden soll, und Sie einen Schritt zurück an den ausgeschlossenen Schritt senden, wird der Schritt nicht in Meine Aufgaben angezeigt. Sie können dennoch einen Schritt aus dem ausgeschlossenen Schritt mit dem Bericht
Geschäftsprozesstransaktionen, die auf Aktion von mir warten
 zurücksenden.
Der Business Process Administrator kann ausgeschlossene Schritte folgendermaßen neu zuweisen:
  • Geschäftsprozessschritt neu zuweisen
     in der Aufgabe
    Management von Massenvorgängen
     .
  • Mögliche
    Aktion
     aus einem Ereignis.
  • Webservice
    Reassign Business Process Step
     .
Sie können die Aufgabe
Aufgaben neu zuweisen
 nicht verwenden, um ausgeschlossene Schritte neu zuzuweisen.
Wenn Sie ein Ereignis an einen Mitarbeiter zurücksenden, der einen zukünftigen Geschäftsprozess hat, der seine Mitarbeiterkategorie ändert, z. B. von einem externen Mitarbeiter zu einem fest angestellten Mitarbeiter, sendet Workday das Ereignis an den zugewiesenen Mitarbeiter zurück. Der Schritt wird nicht als nicht zugewiesen angezeigt.
Beispiel: James ist ein externer Mitarbeiter, und sein Vertrag endet am 10.09.2023. Das Unternehmen übermittelt den Geschäftsprozess, um ihn als Personalmitarbeiter einzustellen. Der Einstellungsprozess wird abgeschlossen und ab dem 15.09.2023 ändert sich seine Rolle in „Staff“. Am 08.09.2023 übermittelt James ein I-9-Formular. Am 14.09.2023 sendet ein HR Partner das I-9-Formular zur Korrektur an James zurück. Er erhält die zurückgesendete Aufgabe am 15.09.2023.

Nicht zugewiesene Aufgaben neu zuweisen

Eine Aufgabe wird zu einer nicht zugewiesenen Aufgabe, wenn die angegebene Sicherheitsgruppe keinen Benutzer oder nur Benutzer mit deaktivierten Workday-Konten enthält. Beispiel: Wenn eine Stufe über die Sicherheitsgruppe
Fest angestellter Mitarbeiter für sich selbst
 gesichert ist, der zugewiesene Benutzer aber ein zukünftiges Einstellungsdatum hat, ist die Aufgabe nicht zugewiesen. Die Zuweisung einer Aufgabe kann auch dann aufgehoben werden, wenn das Workday-Konto des zugewiesenen Benutzers deaktiviert, abgelaufen oder gesperrt ist oder wenn der zugewiesene Benutzer keine Benutzer-ID und kein Kennwort hat und nicht auf Workday zugreifen kann, um seine Benachrichtigung anzuzeigen oder den zugewiesenen Schritt abzuschließen. Der Bericht
Nicht zugewiesene Aufgaben
 zeigt Schritte an, bei denen dies das Problem ist.
Geschäftsprozessadministratoren können nicht zugewiesene Aufgaben Mitarbeitern oder Rolleninhabern als verbundenes Unternehmen in der erforderlichen Sicherheitsgruppe neu zuweisen. Workday sendet eine Benachrichtigungs-E-Mail an Mitglieder aller Sicherheitsgruppen mit
„Anzeigen“-
 und
„Ändern“
 -Berechtigungen an die Domäne
Business Process Administration,
 wenn eine Aufgabe nicht mehr zugewiesen wird.
Über
Meine Aufgaben
können Sie Aufgaben neu zuweisen, die nicht zugewiesen sind. Im Element
„Nicht zugewiesene Aufgabe“
 können Sie Folgendes neu zuweisen:
  • Einzelne nicht zugewiesene Aufgabe durch Auswahl einer Person aus der
    Werteliste Neu
     zuweisen an.
  • Mehrere nicht zugewiesene Aufgaben durch Klicken auf
    Nicht zugewiesene Aufgaben anzeigen
    . Auf diese Weise können Sie zusätzliche nicht zugewiesene Geschäftsprozessaufgaben filtern und anzeigen. Wir empfehlen, die Liste der nicht zugewiesenen Aufgaben nach Geschäftsprozess, Datumsbereich oder nach beidem zu filtern. Sobald Sie einen Filter angewendet haben, können Sie Schritte im Bericht
    Nicht zugewiesene Geschäftsprozesse - Schritte - Audit
     neu zuweisen.
In einem Element
mit nicht zugewiesenen Aufgaben
 können Sie auch unter dem Zahnradsymbol
auf Details anzeigen
 klicken. Wenn Sie im Grid auf die Schaltfläche
Neu zuweisen
 klicken, zeigt Workday den Bericht
Nicht zugewiesene Aufgabe
 an, in dem Sie eine einzelne nicht zugewiesene Aufgabe oder mehrere nicht zugewiesene Aufgaben neu zuweisen können.
Sie können nicht zugewiesene Aufgaben auch neu zuweisen, indem Sie den Bericht
Nicht zugewiesene Aufgaben
 öffnen.

Geschäftsprozess korrigieren

Sie können Geschäftsprozesse nur korrigieren, wenn die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie die Sicherheitsgruppen angibt, die eine Geschäftsprozessinstanz korrigieren können.
Sie können Workday so konfigurieren, dass bei Geschäftsprozesskorrekturen benutzerdefinierte Benachrichtigungen und Alert-Benachrichtigungen gesendet werden.

Kommentare aus einem Geschäftsprozess löschen

Geschäftsprozessadministratoren können einen oder mehrere Kommentare aus einem Geschäftsprozess entfernen, bevor oder nachdem der Geschäftsprozess abgeschlossen ist.
In den möglichen Aktionen für den übergeordneten Geschäftsprozess (nicht für einen Geschäftsprozessschritt) wählen Sie
Geschäftsprozess
Kommentare entfernen
. Anschließend können Sie das Kontrollkästchen neben jedem Kommentar aktivieren, den Sie entfernen möchten, und auf
OK
klicken.
Wenn ein Kommentar zu einem Unterprozess abgegeben wurde, können Sie den Kommentar dementsprechend als mögliche Aktion für den Unterprozess entfernen, nicht aus einem einzelnen Schritt innerhalb des Unterprozesses.

Eine Geschäftsprozessdefinition inaktivieren

Um einen benutzerdefinierten Geschäftsprozess zu definieren, müssen Sie ihn mit einem Geschäftsobjekt verknüpfen, in der Regel einer Organisation. Die Geschäftsprozessdefinition ist dann innerhalb dieser Organisation verfügbar. Wenn die Organisation eine Hierarchie hat, verknüpft Workday alle untergeordneten Organisationen mit dieser Geschäftsprozessdefinition, bis eine untergeordnete Organisation erreicht wird, die mit einer anderen Geschäftsprozessdefinition verknüpft ist.
Workday verwendet die Standard-Geschäftsprozessdefinition, wenn Folgendes nicht zutrifft:
  • Sie haben eine Geschäftsprozessdefinition mit einer übergeordneten Linienorganisation in der Hierarchie verknüpft.
  • Sie haben einen benutzerdefinierten Geschäftsprozess für die Linienorganisation oder andere Organisationen in der Hierarchie der übergeordneten Linienorganisationen definiert.
Wenn Sie einen benutzerdefinierten Geschäftsprozess für ein bestimmtes Geschäftsobjekt, z. B. eine Organisation, inaktivieren und dann den Geschäftsprozess initiieren, verwendet Workday den benutzerdefinierten Geschäftsprozess, der mit der Linienorganisation verknüpft ist.
Stellen Sie sicher, dass immer ein geeigneter benutzerdefinierter Geschäftsprozess definiert ist.
In der Aufgabe
Geschäftsprozessdefinition inaktivieren
 können Sie die Geschäftsobjekte angeben, für die Sie den benutzerdefinierten Geschäftsprozess aktivieren möchten. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Geschäftsprozess für alle Geschäftsobjekte inaktivieren, entfernt Workday ihn vollständig und Sie können ihn nicht reaktivieren.