Konzept: Anhänge für Geschäftsprozessschritte
Sie können Dokumente an die Schritte
Initiierung
und Aktion
eines Geschäftsprozesses anhängen.Beispiel: Sie können Dokumente an die Geschäftsprozesse
Beschäftigungsvereinbarung
oder Angebot
anhängen, die dann an Kandidaten verteilt werden. Ebenso können Sie Anhänge für den Geschäftsprozess Delegationsänderung beantragen
aktivieren, damit Geschäftsprozessadministratoren Anweisungen anhängen können, wenn sie z. B. Elemente über die Aufgabe Delegationseinstellungen verwalten
delegieren.Sie können Dokumentanhänge nur in
Genehmigungsschritten
anzeigen.Nachgelagerte Teilnehmer des Geschäftsprozesses können Anhänge prüfen und genehmigen. Sie können:
- Verwenden Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie, um zu steuern, wer Anhänge anzeigen und bearbeiten kann.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie Anhänge für einen bestimmten Geschäftsprozess oder auf Mandantenebene.
- „Ein Dokument anhängen“ bedeutet, dass Sie es als Teil des Geschäftsprozesses einschließen können, ohne es vorkonfigurieren zu müssen.
- Hängen Sie Dokumente an, wenn Sie einen Geschäftsprozessschritt überarbeiten oder ein Geschäftsprozessereignis korrigieren.
Sicherheit
Um den Zugriff auf Anhänge zu steuern, können Sie Sicherheitssegmente erstellen, die die für eine Rolle sichtbaren Dokumentkategorien beschränken. Sicherheitssegmente geben die Dokumentkategorien an, die die Rolle erstellen, bearbeiten oder anzeigen kann. Erteilen Sie Berechtigungen für Anhänge segmentbasierten Sicherheitsgruppen mit Zugriff auf bestimmte Dokumentkategorien und fügen Sie diese Gruppen dann zur Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie hinzu.
Für Geschäftsprozesse, die Vorlagen verwenden, müssen Sie möglicherweise Benutzer zur Domäne „anhänge“ für den Geschäftsprozess hinzufügen.
Wenn Sie die Anhangsicherheit für eine Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie nicht konfigurieren, wird die Sicherheit automatisch von der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie für den entsprechenden Geschäftsprozessschritt geerbt. Beispiel: Berechtigungen für Anhänge für den Schritt
Stellenantrag prüfen
des Geschäftsprozesses Stelle erstellen
werden denselben Sicherheitsgruppen gewährt, die auf den Schritt Stellenantrag prüfen
in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie zugreifen können.Anhangaktionen
Wenn Dokumentkategorien für einen Geschäftsprozess aktiviert sind, müssen Sie beim Hochladen eines Anhangs die Dokumentkategorie eingeben. Weitere Informationen zu Dokumentkategorien finden Sie unter Dokumentkategorien einrichten.
Initiatoren können nur die Dateien hochladen, auf die sie basierend auf der Segmentsicherheit der Dokumentkategorie Zugriff haben.
Prüfer können nur die Dateien prüfen, die Dokumentkategorie und -beschreibung ändern, hochladen oder löschen, auf die sie gemäß der Dokumentkategorie-Segmentsicherheit Zugriff haben.
Genehmiger können basierend auf der Segmentsicherheit für Dokumente nur die Dateien prüfen und genehmigen, auf die sie Zugriff haben.
Einstellungen für Mandantenebene und Individuelle Geschäftsprozesse
Sie können Anhänge auf Mandantenebene oder für einzelne Geschäftsprozesse aktivieren.
Wenn die Einstellung
Anhänge aktivieren
auf Mandantenebene in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
mit der Einstellung Anhänge
aktivieren in einer einzelnen Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie in Konflikt steht, berücksichtigt Workday die letzte vorgenommene Einstellungsänderung. Beispiel: Am 16.05.2024 öffnen Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
und deaktivieren das Kontrollkästchen Anhänge aktivieren
. Am 15.06.2024 öffnen Sie die Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie und aktivieren das Kontrollkästchen Anhänge aktivieren
. Dann bearbeiten Sie am 20.06.2024 ein Feld in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
. Workday berücksichtigt die Einstellung Anhänge aktivieren
in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse,
da diese Aufgabe zuletzt aktualisiert wurde. In diesem Beispiel sind Anhänge jetzt für alle Geschäftsprozesse deaktiviert. Wenn Sie Änderungen an der Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
vornehmen, zeigt der Audit-Trail der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie keine Änderungen an, die an der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
vorgenommen wurden. Wenn Sie Änderungen an der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie vornehmen, zeigt der Audit-Trail „Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse“
keine Änderungen an, die an der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie vorgenommen wurden. Workday empfiehlt, sowohl die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
als auch die Audit-Trails der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie zu prüfen, um alle Änderungen an diesen Einstellungen zu sehen.