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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-09-19
Schritte: Anhänge für einzelnen Geschäftsprozess aktivieren

Schritte: Anhänge für einzelnen Geschäftsprozess aktivieren

  • Die Geschäftsprozessart unterstützt Anhänge. Um dies zu bestätigen, können Sie den Bericht
    Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration
     ausführen und die Spalte
    Anhänge zulassen
     überprüfen.
  • Zugriff auf folgende Aktionen im Abschnitt
    Anhangeinstellungen in Geschäftsprozess-Symbolleiste
     der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie:
    • „Anzeigen“-Berechtigungen
    • Berechtigungen bearbeiten
    • Anhangberechtigungen verwalten
  • Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „System“:
    • Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
    • Business Process Administration
Sie können Anhänge auf Mandantenebene oder, wie unten beschrieben, für einzelne Geschäftsprozesse aktivieren, sodass Sie Dokumente an die Schritte
Initiierung
 und
Aktion
 anhängen können.
Diese Funktion gilt nur in Fällen, in denen das Geschäftsprozess-Framework eine Symbolleiste (die Kommentare und Anhängeabschnitte enthalten kann) am unteren Rand der Geschäftsprozessaufgaben hinzufügt. Geschäftsprozesse, an die Sie mithilfe eines zusätzlichen
Grids
 Anhänge Dokumente anhängen können, sind nicht betroffen, wenn Sie diese Funktion für Anhänge aktivieren oder deaktivieren. Beispiel: Geschäftsprozess
Zusatzleistungen ändern
 .
  1. So aktivieren Sie Anhänge auf Mandantenebene:
    Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse
     und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Anhänge aktivieren
     . Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer in bestimmten Sicherheitsgruppen Anhänge aus der Geschäftsprozess-Symbolleiste für zulässige Geschäftsprozesse hochladen.
    So aktivieren Sie Anhänge für einzelne Geschäftsprozesse:
    • Wählen Sie
      Geschäftsprozessrichtlinie > Bearbeiten
       in den möglichen Aktionen für die Geschäftsprozessdefinition und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Anhänge
       aktivieren im Abschnitt
      Anhangeinstellungen in Geschäftsprozess-Symbolleiste,
       um die Konfigurationsoptionen anzuzeigen.
  2. Wenn Sie Anhänge für eine Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie aktivieren, können Sie anschließend den Benutzerzugriff konfigurieren.
    Wenn Sie die Anhangsicherheit für eine Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie nicht konfigurieren, wird die Sicherheit automatisch von der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie für den entsprechenden Geschäftsprozessschritt geerbt. Beispiel: Berechtigungen für Anhänge für den Schritt
    Stellenantrag prüfen
     des Geschäftsprozesses
    Stelle erstellen
     werden denselben Sicherheitsgruppen gewährt, die auf den Schritt
    Stellenantrag prüfen
     in der Geschäftsprozess-Sicherheitsrichtlinie zugreifen können.
    Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Anhangeinstellungen in der Geschäftsprozess-Symbolleiste
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option
    Beschreibung
    „Anzeigen“-Berechtigungen
    (Optional) Wählen Sie die Sicherheitsgruppe(n) aus, für die Sie „Anzeigen“-Zugriff auf Dokumente gewähren möchten, die an den Geschäftsprozess angehängt sind.
    Wenn Sie eine Sicherheitsgruppe mit der Berechtigung zum Anzeigen von Anhängen auswählen, müssen Sie auch eine Sicherheitsgruppe mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Anhängen (Dokumentkategorie und Beschreibung ändern, hochladen oder löschen) auswählen.
    Berechtigungen bearbeiten
    (Optional) Wählen Sie die Sicherheitsgruppe(n) aus, für die Sie eine Bearbeitungsberechtigung für Dokumente erteilen möchten, die an den Geschäftsprozess angehängt sind.
    Anhangberechtigungen verwalten
    Wählen Sie aus, wer Anhänge zum Geschäftsprozess hinzufügen, bearbeiten und anzeigen kann.
    Anhänge innerhalb von E-Mails zulassen
    Ermöglicht Anhänge in Benachrichtigungs-E-Mails. Beispielsweise können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen mit PDF-Anhängen einrichten, z. B. ein Angebotsschreiben, das über den Geschäftsprozess
    Angebot
     verteilt wird.
    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird der Abschnitt
    „Anhänge“
     aktiviert, wenn Sie in den möglichen Aktionen eines Geschäftsprozesses zu
    Geschäftsprozess > Benachrichtigung hinzufügen
     navigieren. Die im Feld
    Anhänge
     verfügbare Optionen sind vordefinierte Anhänge für die Geschäftsprozessdefinition. Sie können keine Datei von Ihrem Computer auswählen.
    Workday scannt Anhänge nicht auf Viren.
  3. Klicken Sie auf
    OK
    .
  4. Nachdem Sie Anhänge für einen einzelnen Geschäftsprozess aktiviert haben, aktivieren Sie die Änderungen mit der Aufgabe
    Activate Pending Security Policy Changes
     .
Benutzer können eine oder mehrere Dateien auswählen, die an den Geschäftsprozess angehängt werden sollen, oder Dateien mit Drag & Drop in den Abschnitt
Anhänge
 ziehen. Workday zeigt folgende
Anhänge an
:
  • Symbol für Sicherheitsgruppen mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Anhängen.
  • Abschnitt für Sicherheitsgruppen mit der Berechtigung zum Anzeigen von Anhängen.
Sie können Anhänge im Abschnitt Anhänge des
Registers
Details
 in folgenden Bereichen anzeigen:
  • Abschlussseite des Geschäftsprozessschritts
  • Bestätigungsansicht des Geschäftsprozesses
  • Geschäftsprozessereignis
  • Vollständiger Prozessdatensatz
Workday fügt Anhänge zur Mitarbeiterdokumentdatei hinzu, wenn der Geschäftsprozess einen Mitarbeiterbezug hat, z. B.
Einstellung
,
Onboarding
und
Abwesenheit beantragen
.
Sie können Anhänge für Geschäftsprozessereignisse in jedem Status löschen und hochladen, indem
Sie Anhänge verwalten
 in den möglichen Aktionen für das Geschäftsprozessereignis wählen. Dazu gehören Anhänge, die aus dem Schritt
Dokumente prüfen
 hochgeladen wurden. Sie können einen Löschvorgang nicht rückgängig machen. Nachdem die Aufgabe übermittelt wurde, wird in der Geschäftsprozesshistorie
Anhang korrigiert
angezeigt.