Konzept: Best Practices für eSignatur-Integrationen

Um eine erfolgreiche Authentifizierung zu gewährleisten und die Performance für die Integrationen von DocuSign und Adobe Sign in Workday zu optimieren, sollten Sie stets die folgenden Best Practices verwenden:

Unter Problembehebung: eSignatur-Integrationen finden Sie eine Beschreibung der Integrationsprobleme, ihrer möglichen Ursachen und empfohlene Lösungen. Informationen zu Problemen im Zusammenhang mit generierten Dokumenten finden Sie unter Problembehebung: Generierte Dokumente.

Integrationen konfigurieren

Empfehlung	Beschreibung
Weisen Sie mindestens eine Rolle in einer Signaturgruppe zu.	Die Integration schlägt fehl und Workday protokolliert eine Fehlermeldung im Prozessmonitor , wenn eine Signaturgruppe keine zugewiesenen Rollen enthält und es keine anderen Unterzeichner in dieser Signaturgruppe gibt.
Verwenden Sie Adobe Sign nicht für Dokumente, die Vorausfüllungs-Tags enthalten oder deren Dateiname ein kaufmodelliertes Und (&) enthält.	Sie können die eSignatur-Integration mit Adobe Sign nicht für Dokumente verwenden, die Folgendes enthalten: Ein kaufmappen (&) im Dateinamen. Ein Vorausfüllungs-Tag, das den Absender auffordert, Informationen hinzuzufügen, bevor Workday das Dokument sendet.
Wenden Sie die erforderlichen Einstellungen in Ihrem DocuSign-Konto an, bevor Sie sich in Workday authentifizieren.	Stellen Sie Folgendes sicher: Datenpopulationsumfang ist in Ihren DocuSign-Kontoeinstellungen auf Umschlag gesetzt. Die zweistufige Verifizierung und Single Sign-On (SSO) sind in Ihren DocuSign-Kontoeinstellungen deaktiviert.
Führen Sie beide DocuSign-Authentifizierungsschritte aus.	Stellen Sie sicher, dass Sie die beiden unter DocuSign einrichtenbeschriebenen Authentifizierungsschritte ausführen. Wenn Sie diese Schritte nicht ausführen, kann dies zu Verzögerungen bei der Übertragung der Dokumente zwischen Workday und DocuSign führen.

Integrationstest

Empfehlung	Beschreibung
Deaktivieren Sie Benachrichtigungs- und Nachrichteneinstellungen in Adobe, wenn Sie in Nicht-Produktionsmandanten testen.	Wenn Sie in Workday testen, öffnen Sie ein Support-Ticket direkt mit Adobe, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen und Nachrichteneinstellungen in Adobe deaktiviert sind. Dies verhindert unerwünschte Benachrichtigungen beim Testen Ihrer Adobe Sign-Integration in einem Nicht-Produktionsmandanten.
Deaktivieren Sie Benachrichtigungen zu Geschäftsprozessen, wenn Sie in Nichtproduktionsmandanten mit einer größeren Zielgruppe testen.	Nichtproduktionsmandanten senden ganz normal Benachrichtigungen und E-Mails an Benutzer, wenn sie dafür konfiguriert sind. Wenn Sie eine Zielgruppe testen, die keine Administratoren oder Testbenutzer ist, stellen Sie sicher, dass E-Mail- und Aufgabenbenachrichtigungen deaktiviert sind.
Authentifizieren Sie die Integrationen für Adobe Sign und DocuSign direkt in Workday Sandbox und anderen Nicht-Produktionsmandanten, um sie zu testen.	Alle Änderungen an der Konfiguration eines Geschäftsprozesses, die Schritte mit „ Dokumente prüfen“ umfassen, werden von Produktionsmandanten in Workday Sandbox und andere Nichtproduktionsmandanten kopiert. Beispiel: In Ihrem Produktionsmandanten ändern Sie die Bedingungsregeln im Schritt Dokumente prüfen, die ein Dokument für die elektronische Signatur verfügbar machen. Dieses Update wird in die Geschäftsprozesskonfiguration in Ihrem Sandbox-Mandanten kopiert. Workday lässt jedoch nicht zu, dass Zugangsdaten, die in Produktionsumgebungen konfiguriert wurden, in Nicht-Produktionsumgebungen verwendet werden können. Anweisungen zur Authentifizierung finden Sie unter Adobe Sign einrichten und DocuSign einrichten . Weitere Informationen zu den eSignatur-Konfigurationsoptionen in der Aufgabe Mandanten- Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse finden Sie unter Referenz: Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse.
Verwenden Sie Workday-Aufgaben, um den Status der Schritte Dokumente prüfen, die für eine eSignatur-Integration konfiguriert sind.	Workday stellt Ihnen die folgenden Aufgaben zur Verfügung (gesichert über die Domäne Business Process Administration im funktionalen Bereich „System“), mit denen Sie den Status der Schritte „ Dokumente prüfen“ prüfen, die für eine eSignatur-Integration konfiguriert sind: Prüfen Sie den eSignatur-Status eSignatur-Status aktualisieren
Konfigurieren Sie Adobe oder DocuSign in Sandbox-Mandanten nach der wöchentlichen Aktualisierung neu.	Workday lässt nicht zu, dass Zugangsdaten, die in Produktionsumgebungen konfiguriert wurden, in Sandbox-Umgebungen verwendet werden. Daher müssen Kunden nach jeder wöchentlichen Aktualisierung Adobe oder DocuSign in ihren Sandbox-Mandanten neu konfigurieren.
Verwenden Sie die Nicht-Produktionskonten Ihres eSignatur-Anbieters für Workday Sandbox und andere Nicht-Produktionsmandanten.	Wenn Sie ein Sandbox- oder Testkonto bei Ihrem eSignatur-Anbieter haben, empfehlen wir, dieses anstelle Ihres Produktionskontos in Workday Sandbox und anderen Nicht-Produktionsmandanten zu verwenden.
Initiieren Sie Adobe- oder DocuSign-Ereignisse, die in der Produktionsumgebung initiiert wurden, nach der Authentifizierung beim Testen in der Sandbox erneut.	In der Sandbox können Sie keine Aktion für Produktionsereignisse durchführen, an denen Adobe oder DocuSign beteiligt sind. Daher müssen Sie beim Testen in Sandbox-Mandanten die eSignatur-Ereignisse nach der Authentifizierung erneut initiieren.

Integrationsanforderungen

Empfehlung	Beschreibung
Stellen Sie sicher, dass alle Unterzeichner eine gültige, eindeutige E-Mail-Adresse haben.	Andernfalls: Workday stoppt die Integration. Workday verwendet den Prozessmonitor , um den Business Process Administrator darüber zu informieren, dass die Integration gestoppt wurde, weil mindestens ein Unterzeichner eine E-Mail-Adresse fehlt oder verschiedene Unterzeichner dieselbe E-Mail-Adresse haben.
Unterzeichner müssen eine andere Adresse haben als die E- Mail-Adresse des Absenders von Adobe Sign .	Wenn Sie die Adobe Sign eSignatur-Integration verwenden, stellen Sie sicher, dass ein Unterzeichner nicht die gleiche E-Mail-Adresse hat wie die E-Mail-Adresse des Absenders von Adobe Sign .