Überlegungen zum Setup: Personalbesetzungsereignisse automatisch abschließen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung des automatischen Abschlusses für Personalbesetzungs-Geschäftsprozesse dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können den automatischen Abschluss für folgende Geschäftsprozessdefinitionen aktivieren, um Einstellungsereignisse oder Tätigkeitsänderungen automatisch abzuschließen, die aus Workday Recruiting initiiert werden:
- Zusatztätigkeit hinzufügen
- Tätigkeit ändern
- Externen Mitarbeiter unter Vertrag nehmen
- Einstellung
Bereit für Einstellung
ist, versucht Workday, den Ereignisinitiierungsschritt und den restlichen Geschäftsprozess abzuschließen. Alle Schritte, die nicht automatisch abgeschlossen werden können, werden normal weitergeleitet.Vorteile und Nutzen
Durch den automatisches Abschluss können Sie den Workflow von Workday Recruiting zu Personalbesetzungs-Geschäftsprozessen optimieren. Diese Konfiguration reduziert manuelle Arbeit und Fehler, da Sie die Informationen nur einmal eingeben müssen, wenn ein Kandidat eingestellt wird.
Der automatische Abschluss verringert auch die Anzahl der Aufgaben in „Meine Aufgaben“, die Manager und Administratoren erledigen müssen, indem einige Teile des übergeordneten Ereignisses übersprungen werden, z. B.:
- Genehmigung
- Batch/Job
- Checkliste
- Fragebogen ausfüllen
- Zusätzliche Daten bearbeiten
- Bericht
- Berichtsgruppe
- Aktionsschritt „Prüfen“
- To-do
Wenn Sie den automatischen Abschluss für eine Geschäftsprozessdefinition aktivieren, können Sie auswählen, welche Schritte Sie normal weiterleiten möchten. Integrationen und Serviceschritte werden immer normal weitergeleitet.
Anwendungsfälle
Sie können externe und interne Einstellungen aus Workday Recruiting automatisch ausfüllen. Durch den automatischen Abschluss können Stellen leichter besetzt werden, die normalerweise keine weiteren Informationen oder manuellen Eingaben erfordern, wie z. B.:
- Einstellungen mit großen Datenmengen.
- Einzelhandelsstellen.
- Saisonale Stellen.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Welche Informationen benötigen Sie, um einen Mitarbeiter in Ihrer Organisation einzustellen? | Beim automatischen Abschluss werden Felder verwendet, für die in Workday Recruiting und in den Standardvorgaben für Personalbesetzungsfelder Werte eingegeben wurden. Wenn für ein Einstellungsereignis Felder erforderlich sind, die nicht aus einer dieser Quellen ausgefüllt werden, kann das Ereignis nicht automatisch abgeschlossen werden. Stattdessen kehrt Workday zum normalen Routing zurück, das in der Geschäftsprozessdefinition für die Personalbesetzung konfiguriert ist.
Sie können Regeln erstellen, um sicherzustellen, dass erforderliche Personalbesetzungsfelder Werte enthalten, wenn Sie ein Opt-in für das Feature Standardvorgaben für Personalbesetzungsfelder aktivieren und dieses konfigurieren.Testen Sie das Ausfüllen von Feldern sorgfältig, um sicherzustellen, dass die richtigen Werte für die Geschäftsprozesse geladen werden, die Sie automatisch abschließen möchten. |
Welche Auswirkungen soll der automatische Abschluss auf Ihre Unterprozesse bei der Personalbesetzung haben? | Sie können den automatischen Abschluss für folgende Unterprozesse bei der Personalbesetzung aktivieren:
Alle anderen Unterprozesse werden normal weitergeleitet. Unterprozesse, für die der automatische Abschluss aktiviert ist, versuchen Felder automatisch auszufüllen, wenn für alle Felder gültige Daten verfügbar sind. Um zu verhindern, dass diese Unterprozesse automatisch abgeschlossen werden, können Sie separate Geschäftsprozessdefinitionen verwenden, ohne den automatisches Abschluss zu aktivieren. Die Details Ihrer Konfiguration für den automatischen Abschluss hängen vom Unterprozess ab. Beispiel: Sie aktivieren den automatischen Abschluss für die Geschäftsprozessdefinition Arbeitsvertrag . Um den Unterprozess automatisch abzuschließen, müssen Sie auch einen Standardvertragsstatus für die relevanten übergeordneten Geschäftsprozesse konfigurieren. |
Haben Mitarbeiter in Ihrer Organisation mehrere Tätigkeiten? | Wenn Sie „Mehrere Tätigkeiten“ in Ihrem Mandanten aktiviert haben, überspringt der automatische Abschluss nicht die Personalbesetzungsaktion, um Tätigkeit ändern oder Zusatztätigkeit hinzufügen für interne Einstellungen auszuwählen. Sobald die Personalbesetzungsaktion abgeschlossen ist, versucht der ausgewählte Geschäftsprozess, den automatischen Abschluss normal durchzuführen. |
Möchten Sie sicherstellen, dass nur einige Ereignisse automatisch abgeschlossen werden? | Sie können regelbasierte Geschäftsprozessdefinitionen verwenden, um anzugeben, welche Ereignisse automatisch abgeschlossen werden sollen.
Beispiel: Für Ihr Einzelhandelsgeschäft ist der automatische Abschluss für die Einstellung von Kassierern aktiviert, jedoch nicht für die Einstellung eines stellvertretenden Geschäftsführers, für den wahrscheinlich weitere manuelle Eingaben benötigt werden. |
Verwenden Sie konsolidierte Vorlagen für die Geschäftsprozessdefinitionen Tätigkeit ändern ? | Sie können eine konsolidierte Geschäftsprozessdefinition für Tätigkeit ändern nur dann automatisch abschließen, wenn alle konsolidierten Unterprozesse auch für den automatischen Abschluss konfiguriert sind.
Beispiel: Sie aktivieren den automatischen Abschluss für eine konsolidierte Geschäftsprozessdefinition für Tätigkeit ändern . Sie entscheiden sich, den Unterprozess Vergütungsänderung vorschlagen nicht für den automatischen Abschluss zu konfigurieren, sondern entfernen ihn aus der konsolidierten Vorlage.Wenn ein Unterprozess in der konsolidierten Vorlage nicht automatisch abgeschlossen wird, schlägt auch der übergeordnete Prozess fehl. |
Möchten Sie Ihre Recruiting-Zeitachse ändern und die Funktion für den automatischen Abschluss integrieren? | Wenn Sie einen Kandidaten in den Status Bereit für Einstellung verschieben, versucht Workday sofort, das Ereignis automatisch abzuschließen. Sie möchten möglicherweise Ihren aktuellen Recruiting-Prozess ändern, um diese Änderung in der Einstellungszeitachse zu berücksichtigen.
Beispiel: Normalerweise verschieben Sie Kandidaten zu Bereit für Einstellung , sobald der Recruiting-Prozess abgeschlossen ist. Um beim automatischen Abschluss Flexibilität zu gewährleisten, ändern Sie Ihre Prozesse so, dass Kandidaten innerhalb einer Woche vor dem Einstellungsdatum zu Bereit für Einstellung verschoben werden. |
Verwenden Sie den Geschäftsprozess Angebot in Ihrer Organisation? | Das Einstellungsereignis füllt den Einstellungsgrund mit Informationen aus, die im Geschäftsprozess Angebot eingegeben wurden. Wenn Sie den Geschäftsprozess Angebot nicht verwenden, gilt Folgendes:
|
Empfehlungen
- Da beim automatischen Abschluss Genehmigungen und andere Prüfschritte entfernt werden können, konfigurieren Sie den automatisches Abschluss nur für Ereignisse, die wahrscheinlich keine weiteren Informationen oder manuellen Eingaben erfordern.
- Da Tätigkeitsänderungen immer einen Einstellungsgrund erfordern, konfigurieren Sie den GeschäftsprozessAngebotso, dass das FeldEinstellungsgrunderforderlich ist. Diese Konfiguration stellt sicher, dass Recruiter das Feld immer ausfüllen.
- Wenn Sie Zusatztätigkeiten aus Recruiting hinzufügen, stellen Sie sicher, dass SieMehrere Tätigkeitenals Option für das Stellen-Setup in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - HCMauswählen.
- Wenn Sie möchten, dass übersprungene Schritte auch dann ausgeführt werden, wenn ein Ereignis erfolgreich automatisch abgeschlossen wird, empfiehlt Workday, dieWertelisteNormales Routing für Geschäftsprozesse zu konfigurieren und die übersprungenen Schritte anzugeben, die ausgeführt werden sollen.
Anforderungen
Um sicherzustellen, dass Personalbesetzungsereignisse alle erforderlichen Feldwerte enthalten, können Sie in Workday nur Personalbesetzungsereignisse automatisch abschließen, die aus Workday Recruiting initiiert werden.
Einschränkungen
Der automatische Abschluss unterstützt kein Zurücksenden.
Während Serviceschritte nie übersprungen werden, werden die Benachrichtigungen für Serviceschritte immer übersprungen.
Mandant
Der automatische Abschluss unterstützt das Feld
Arbeitsstundenprofil
in der Werteliste Optionen für Stellen-Setup
für die Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
nicht, da das Feld in Recruiting nicht verfügbar ist.Sicherheit
Um ein Personalbesetzungsereignis automatisch abzuschließen, müssen Sie angeben, welche Sicherheitsgruppen das Ereignis aus der Bewerbung initiieren und abschließen können. Wenn ein Mitarbeiter ohne die entsprechende Sicherheit einen Kandidaten aus Workday Recruiting zu
Bereit für Einstellung
verschiebt, wird das Ereignis nicht automatisch abgeschlossen.Geschäftsprozesse
Wenn die Geschäftsprozessdefinition
Bereit für Einstellung
Schritte des Typs Batch/Job
enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Warten Sie nicht, bis dieser Schritt abgeschlossen ist. Machen Sie sofort mit dem nächsten Schritt weiter.
in jedem Schritt des Typs Batch/Job
. Diese Konfiguration stellt sicher, dass das Personalbesetzungsereignis automatisch abgeschlossen werden kann.Workday sendet benutzerdefinierte Geschäftsprozessbenachrichtigungen zu Geschäftsprozessen, die automatisch abgeschlossen werden. Sie können eine Schrittbedingung konfigurieren, um die benutzerdefinierte Benachrichtigung zu umgehen.
Reporting
Wenn Sie Berichte zu Ereignissen erstellen möchten, die automatisch über die Funktion zum automatischen Abschluss und nicht über einen Webservice abgeschlossen wurden, empfiehlt Workday, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die die Felder „Extern geladen“ und „Event Autocompleted“ enthalten.
Sie können die Filterparameter in diesen Feldern so festlegen, dass sie wie folgt gekennzeichnet sind:
- Falsch für „Extern geladen“
- Wahr für „Event Autocompleted“
Integrationen
Die Einstellung für den automatischen Abschluss in einer Geschäftsprozessdefinition für die Personalbesetzung hat keine Auswirkungen auf Webservices.
Wenn Sie den automatischen Abschluss aktivieren und benutzerdefinierte Benachrichtigungen für eine Geschäftsprozessdefinition konfigurieren, erstellt Workday einen Ereignisdatensatz und generiert eine benutzerdefinierte Benachrichtigung für Aktionsschritte, die Unterprozesse initiieren. Aber wenn Sie einen Geschäftsprozess initiieren, der den automatischen Abschluss über einen Webservice zulässt, erstellt Workday einen Ereignisdatensatz, generiert jedoch keine benutzerdefinierte Benachrichtigung für Aktionsschritte, die Unterprozesse initiieren.
Beziehungen und Touchpoints
Der automatische Abschluss für Personalbesetzungsereignisse interagiert mit:
- Vergütung.
- Entgeltabrechnung.
- Workday Recruiting.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.