FAQ: Elektronisches Formular I-9
- Ist die Sozialversicherungsnummer optional?
- Wenn ein Arbeitgeber an E-Verify teilnimmt, müssen Mitarbeiter die SSN bereitstellen. Es ist die Entscheidung Ihres Unternehmens, die SSN als erforderlich festzulegen. Wenn Sie an E-Verify teilnehmen, empfiehlt Workday, dass Sie eine Validierungsbedingung zum GeschäftsprozessComplete Form I-9hinzufügen. Die Validierung stellt sicher, dass das FeldUS-Sozialversicherungsnummernicht leer ist, wenn der Mitarbeiter seine Informationen übermittelt. Weitere Informationen finden Sie unter US-amerikanische Staatsangehörigkeit und Immigrationsbehörden.
- Erfüllt das Formular I-9 in Workday die USCIS-Richtlinien?
- Ja. Das elektronische Formular I-9 entspricht den US-Anforderungen (USCIS). Workday folgt weiterhin den USCIS-Richtlinien, die im „Handbook for Employers“ (M-274) veröffentlicht wurden.Bestätigen Sie Ihre Compliance-Anforderungen und -prozesse für Formular I-9, bevor Sie elektronische Geschäftsprozesse für Formular I-9 aktivieren. Mit Workday können Sie ein regelkonformes Formular I-9 erstellen und die gesetzlichen Anforderungen an ein elektronisches Formular I-9 erfüllen. Letzten Endes ist jedoch Ihre Organisation für die Compliance von Formular I-9 verantwortlich.
- Kann ich in Workday Ausweisdokumente an das Formular I-9 anhängen?
- Ja, Sie können Dokumente anhängen:
- Abschnitt 2 des Formulars I-9, bis Sie dieses übermittelt haben.
- Der GeschäftsprozessFormular I-9 Abschnitt 3 ausfüllen.
Formular I-9 revidierenverwenden, um Anhänge des Formulars I-9 hinzuzufügen oder zu löschen.Wenn Sie Anhänge über den GeschäftsprozessFormular I-9 revidierenhinzufügen oder löschen, zeigt die TabelleAmended Data für Formular I-9an, dass eine Änderung erfolgt ist. Bestimmte Details werden nicht erfasst. Wenn Sie zusätzliche Informationen erfassen möchten, empfiehlt Workday, diese in das FeldGrund für Änderungeinzugeben. - Warum werden Dokumente, die ich an ein Formular I-9 angehängt habe, nicht angezeigt?
- Um Anhänge von Formular I-9 anzuzeigen, müssen Sie über die DomäneWorker Data: Form I-9 Attachmentsgesichert sein. Sie können es Mitarbeitern ermöglichen, Anhänge in ihrem Formular I-9 anzuzeigen, indem Sie sie in der DomäneSelf-Service: Form I-9 Attachment in Viewsichern.
- Kann ich Daten aus Formular I-9 aus Workday löschen?
- Workday löscht keine Daten aus Formular I-9. Workday bietet allen aktuellen aktiven Mitarbeitern Zugriff auf elektronische I-9-Formulare. Für ausgeschiedene Mitarbeiter behalten wir die Formulare I-9 für folgende Elemente bei:
- 3 Jahre nach dem Einstellungsdatum, wenn der Mitarbeiter weniger als 3 Jahre arbeitet.
- Ein Jahr nach dem Austrittsdatum, wenn der Mitarbeiter mehr als drei Jahre arbeitet.
Sobald ein Formular I-9 für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter diese Periode überschreitet, wird das Formular inaktiv. Sie können jedoch in Workday nach inaktiven Formularen suchen oder diese anzeigen. Sobald ein Formular I-9 das Einbehaltsdatum erreicht hat, können Sie die Daten aus Formular I-9 in Workday bereinigen. - Wie kann ich feststellen, ob ein Mitarbeiter beim Hinzufügen oder Ändern von Tätigkeiten ein neues Formular I-9 ausfüllen muss?
- Workday stellt im SchrittComplete Form I-9des GeschäftsprozessesOnboardingeine Bedingungsregel bereit, die prüft, ob ein Mitarbeiter:
- Die Haupttätigkeit befindet sich in den Vereinigten Staaten oder US-Territorien.
- Der Mitarbeiter hat kein Formular I-9, das in Bearbeitung oder abgeschlossen ist.
Complete Form I-9,wennOnboardingein Unterprozess dieser Geschäftsprozesse ist:- Zusatztätigkeit hinzufügen.
- Tätigkeit ändern.
- Kann ich den Verifizierungsstatus des US-Beschäftigungsverhältnisses für einen Mitarbeiter nach der Übermittlung korrigieren?
- Ja. Sie können denVerifizierungsstatus für das US-Beschäftigungsverhältnisnur korrigieren, wenn im Geschäftsprozess"Complete Form I-9"keine Schritte mehr vorhanden sind. Sie müssen in der Sicherheitsrichtlinie für den GeschäftsprozessComplete Form I-9über die Berechtigung„Korrigieren“ verfügen.