Überlegungen zum Setup: Formular I-9 für Remote-Einstellung

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Formularen I-9 für Remote-Einstellung dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Konfigurationen von Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozessen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Sie können einen externen autorisierten Mitarbeiter bestimmen, der Abschnitt 2 des Formulars I-9 für Remote-Mitarbeiter ausfüllt, und so den Remote-Einstellungsprozess optimieren.

Vorteile und Nutzen

Größere Flexibilität beim Verwalten und Ausfüllen der Formulare I-9 für Remote-Mitarbeiter.

Mitarbeiter können einen externen berechtigen Vertreter benennen, der Abschnitt 2 des Formulars I-9 ausfüllt.

Anwendungsfälle

Ermöglichen Sie HR Partnern oder Administratoren, festzulegen, wer Abschnitt 2 des Formulars I-9 eines Mitarbeiters über den Remote-Einstellungsprozess ausfüllen soll.

Mitarbeiter können angeben, wer ihr externer bevollständigter Vertreter sein soll.

Fragestellungen

Fragen	Überlegungen
Benötigen Sie separate Geschäftsprozesse ausfüllen Formular I-9 ausfüllen für Remote- und Vor-Ort-Mitarbeiter? Welche Schritte sind erforderlich, wenn Sie die E-Verify- Integration verwenden?	Wenn Sie die E-Verify- Integration verwenden, müssen Sie festlegen, ob Sie einen einzelnen Geschäftsprozess Formular I-9 ausfüllen für Vor-Ort- und Remote-Mitarbeiter erstellen möchten. Sie müssen auch Bedingungsregeln verwenden, um zwischen den beiden Gruppen von Mitarbeitern zu unterscheiden. Wenn Sie E-Verify verwenden, benötigen Sie Bedingungsregeln, um zu bestimmen, ob für E-Verify ein Formular I-9 eine Datenverifizierung erfordert. Sie können auch zwei separate Geschäftsprozesse erstellen: einen für Remote-Mitarbeiter und einen für Mitarbeiter vor Ort. Ihr Geschäftsprozess für Remote-Mitarbeiter muss außerdem Bedingungsregeln verwenden, um zu bestimmen, ob ein Formular I-9 eine Datenverifizierung für die E-Verifizierung erfordert.
Wer soll den Remote-Einstellungsprozess unterstützen?	Mit Workday können Sie die Beziehungen zu externen autorisierten Mitarbeitern bestimmen, die Mitarbeiter zum Ausfüllen von Abschnitt 2 des Formulars I-9 auswählen können. Beispiel: Familienmitglied, Freund, Notar. Sie können auch eine Rolle festlegen, z. B. einen HR Partner, der Abschnitt 1 und Abschnitt 2 des Formulars I-9 prüfen kann. Diese Person kann die Informationen des externen Berechtigten bearbeiten, das Formular zur Korrektur zurücksenden, den Link erneut senden und das Formular I-9 übermitteln.
Wer soll einen externen autorisierten Mitarbeiter auswählen können, der Formular I-9 für Remote-Einstellung ausfüllen soll?	Sie können das Kontrollkästchen HR-Rollen Autorisierten Repräsentanten auswählen in der Aufgabe Einstellungen für Formular I-9 verwalten aktivieren, damit HR-Rollen einen externen autorisierten Mitarbeiter bestimmen können, der Abschnitt 2 von Formular I-9 ausfüllen kann. Die Einstellungen gelten für alle Ihre Remote-Formulare I-9: Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, können HR-Rollen externe autorisierte Stellvertreter festlegen. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, können Mitarbeiter in Workday automatisch ihren eigenen externen autorisierten Mitarbeiter bestimmen.

Empfehlungen

Wenn Sie die Integration „ E-Verify
“ verwenden, erstellen Sie eine Bedingungsregel für Ihren Geschäftsprozess Complete Form I-9
, die das Berichtsfeld

E-Verify Event Created by

verwendet. Die Bedingungsregel bestimmt, ob das Formular I-9 eine Datenverifizierung für die elektronische Verifizierung erfordert.

Anforderungen

Keine Auswirkungen.

Einschränkungen

Sie können nur die Beziehungsoptionen konfigurieren, aus denen der Mitarbeiter auswählen kann, um seinen externen behördlichen Vertreter festzulegen. Wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter eine bestimmte Person verwenden, um Abschnitt 2 des Mitarbeiters auszufüllen, können Sie die Informationen zu dieser Person bereitstellen. Der Mitarbeiter kann die Informationen dieser Person eingeben, wenn er seinen externen berechtigenden Mitarbeiter angibt.

Mandant

Keine Auswirkungen.

Sicherheit

Domäne	Überlegungen
Process: Remote Form I-9 im funktionalen Bereich „Onboarding“.	Bietet Benutzern Zugriff auf Aufgaben im Zusammenhang mit dem Ausfüllen eines Formulars I-9 für Remote-Einstellung.
Purge Person Data im funktionalen Bereich „System“.	Bietet Zugriff auf Aufgaben, mit denen Sie Daten aus Formular I-9 und die Informationen des autorisierten Mitarbeiters bereinigen können.
Set Up: Configure Optional Fields im funktionalen Bereich „System“.	Bietet Zugriff auf das Ausblenden oder Erfordern von Auswahlfeldern im Formular I-9 für Remote-Einstellung.
Set Up: System im funktionalen Bereich „System“.	Sichert die Aufgabe, mit der Sie die E-Mail-Vorlage erstellen können, die für die E-Mail verwendet wird, die an den externen autorisierten Mitarbeiter gesendet wird.
Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications im funktionalen Bereich „System“.	Sichert die Benachrichtigungseinstellungen für E-Mails, die an den externen autorisierten Mitarbeiter gesendet werden.
Set Up: Tenant Setup - HCM im funktionalen Bereich „System“.	Diese Domäne sichert Aufgaben, mit denen Sie externe Beziehungen eines autorisierten Mitarbeiters, E-Mail-Benachrichtigungstext, Bestätigungstext sowie den geschäftlichen Namen und die Adresse des Abschnitts 2 konfigurieren können.
Worker Data: I-9 Forms im funktionalen Bereich „Onboarding“.	Bietet Zugriff auf Berichtsfelder, die Sie in benutzerdefinierten Berichten verwenden können.

Geschäftsprozesse

Sie können den Schritt für die geteilte Teilnahme an Remote-Formular I
-9
verwalten im Geschäftsprozess Formular I-9 ausfüllen konfigurieren. Wenn Sie mehrere Schritte aus Remote-Formular I-9 verwalten
und Formular I-9
prüfen verwenden, müssen die Schritte vor Ihrem Abschlussschritt erfolgen.

Reporting

Keine Auswirkungen.

Integrationen

Mit der E-Verify-
Integration haben Sie folgende Möglichkeiten:

Übermitteln Sie Daten aus Formular I-9 an den E-Verify-Service zur Verifizierung der Auswählbarkeit für eine Beschäftigung.

Sie erhalten Ergebnisse für die Verifizierung der Auswählbarkeit für Beschäftigung, einschließlich Fotos. Die Datenbanken des Department of Homeland Security (DHis) und der Social Security Administration (SSA) liefern einige dieser Ergebnisse.

Beziehungen und Touchpoints

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.