Konzept: Workflow für elektronisches Formular I-9

Abschnitt 1. Informationen und Bestätigungen für Mitarbeiter

Der Mitarbeiter füllt das Formular aus, gibt alle erforderlichen oder optionalen Daten ein und aktiviert die entsprechenden Kontrollkästchen.
Wenn Sie möchten, dass das Geburtsdatum und die Daten der Sozialversicherungsnummer aus der Aufgabe
Complete Form I-9
die Profilinformationen des Mitarbeiters überschreiben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters mit Daten aus Formular I-9 überschreiben
in der
Aufgabe Formular I verwalten
Aufgabe -9 Einstellungen . Wenn der Mitarbeiter das Formular I-9 übermittelt, Workday überschreibt die SSN und das Geburtsdatum aus dem Formular I-9, um die SSN und das Geburtsdatum im HR-Datensatz zu ersetzen.
Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden keine Benachrichtigungen oder Bestätigungen zu dieser Änderung gesendet.
Wenn Sie den Geschäftsprozess
Formular I-9
ausfüllen rückgängig machen, auch diese Prozesse werden rückgängig gemacht.

Zertifizierung zum Ersteller und/oder Transformer

Abschnitt 2. Prüfung und Verifizierung durch Arbeitgeber oder Autorisierung

Geben Sie Dokumente aus
Liste A
oder
Liste B
und
Liste C
ein und geben Sie die erforderlichen Dokumentdetails an.
Workday filtert die Auswahllisten in Wertelisten für die Listen A, B und C basierend auf der Staatsangehörigkeit oder dem Immigrationsstatus, den der Mitarbeiter auswählt, und stellt eine Validierung bereit, um eine genaue Dateneingabe zu gewährleisten.
Wenn der Mitarbeiter einen Sozialversicherungsausweis als Dokument der Liste C vorgibt, müssen Sie die Nummer manuell in Liste C eingeben.
Wenn Workday die ausstellende Behörde für ein Dokument auswählt, können Sie diesen Wert überschreiben.
Sie können das Formular an den Mitarbeiter zurücksenden, um fehlende Daten einzugeben oder Korrekturen vorzunehmen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Ich stimme zu
, das als eSignatur dient.
Sie können Workday so konfigurieren, dass der Name, der Titel, die Organisation und die Adresse des Arbeitgebers in diesem Abschnitt ausgefüllt werden. Workday fügt den Stempel für das aktuelle Datum hinzu, bevor Sie das Formular genehmigen.
Bei Bedarf können Sie einen
Grund für Überfälligkeit ()
auswählen.

(Optional) E-Verify Integration

Sie können Workday so konfigurieren, dass die Daten des Mitarbeiterformulars I-9 automatisch an E-Verify gesendet werden.
Wenn das ursprüngliche Formular I-9 fragliche Daten enthält, fordert E-Verify eine erneute Verifizierung an. Workday zeigt im Ereignis
„Datenverifizierung von Formular I-9“
benutzerdefinierte Anweisungen an, die angeben, welche Elemente in Frage kommen. Sie können Zusatzdokumentinformationen korrigieren, aber Korrekturen für Abschnitt 1 müssen vom Mitarbeiter stammen.
Sie können Workday für folgende Zwecke konfigurieren:
Zeigen Sie Fälle an, die in den letzten 365 Tagen für einen Mitarbeiter erstellt wurden. Sie können einen Duplikatfall schließen, bevor Sie bei E-Verify einen neuen Fall erstellen.
Synchronisieren Sie aktualisierte Fallstatus regelmäßig aus E-Verify.
Abhängig von den vom Mitarbeiter bereitgestellten Dokumenten gibt E-Verify ein Mitarbeiterfoto zurück, das Sie verifizieren können. E-Verify bestimmt die Anforderungen für den Fotoabgleich. Wenn ein Foto fehlt oder nicht übereinstimmt, müssen Sie Bilder des Dokuments Ihres Mitarbeiters hochladen.
E-Verify fordert Sie möglicherweise auf, Bilder der Titelvorderseite und -rückseite eines Dokuments hochzuladen, ohne dass Sie bestätigen müssen, ob das Foto übereinstimmt oder fehlt.
Workday übermittelt die Informationen erneut und E-Verify gibt den Status der Beschäftigungsberechtigung zurück. Für die Autorisierung gilt Folgendes:
Bei erfolgreicher Ausführung schließt Workday den Fall E-Verify und schließt den Finalisierungsschritt im Workday-Geschäftsprozess automatisch ab.
Nicht erfolgreich, Workday verwaltet die E-Verify-Fallnummer, sodass Sie den Fall manuell auf der E-Verify-Website lösen können. Wenn Sie die Integration für die Synchronisierung der Fallstatus konfigurieren und einen
Verifizierungsstatus für US-Beschäftigungsverhältnis
von E-Verify erhalten, schließt Workday automatisch den Schritt
Endgültiger Verifizierungsstatus für US-Beschäftigungsverhältnis
im Geschäftsprozess ab.
Wenn die E-Verify-Verbindung fehlschlägt, zeigt Workday den Status „
Wartet auf E-Verify-Übermittlung“
an. Sie können auf
Erneut versuchen
, die Informationen erneut zu übermitteln, wenn Sie über die entsprechende Berechtigung in der Domäne
Process: Resubmit: Form I-9
verfügen. Wenn das Formular I-9 überfällig ist, können Sie einen Grund für die Überfälligkeit eingeben, bevor Sie die E-Verify-Übermittlung wiederholen.

Manuelle Eingabe des Status „Final US Employment Verification Status“.

Sie können den Schritt
Final US Employment Authorization Status
verwenden, um Details zur Auswählbarkeit für eine Beschäftigung einzugeben.
Wenn Sie E-Verify nicht verwenden, können Sie eine Auswählbarkeit bestimmen und diese hier eingeben.
Wenn E-Verify nicht sofort eine Autorisierung zurückgibt, pausiert Workday den Geschäftsprozess
Complete Form I-9
für diese Aktion Schritt. Workday zeigt auch Informationen aus E-Verify an, sodass Sie das Formular I-9 manuell auf der E-Verify-Website bearbeiten können. Nachdem mit E-Verify eine Lösung gefunden wurde, können Sie den Auswählbarkeitsstatus und weitere Informationen erfassen hier ein. Anschließend können Sie den Geschäftsprozess
Complete Form I-9
übermitteln.
Wenn Sie den Status
Beschäftigung nicht autorisiert
oder
Verifizierung nicht ermittelt
auswählen, macht Workday den Geschäftsprozess
Identifikationsdaten bearbeiten
automatisch rückgängig und entfernt die SSN und die Dokument-IDs der Liste A, B und C in Formular I-9 aus dem Mitarbeiterdatensatz.
Wenn Sie einen falschen Auswählbarkeitsstatus oder eine falsche E-Verify-Fallnummer eingeben und keine verbleibenden Schritte im Geschäftsprozess
Formular I-9
ausfüllen verbleiben, können Sie den Status oder die Fallnummer mithilfe der Aktion
Korrigieren
im Geschäftsprozess ändern.

Formulare I-9 mit nicht erfolgreichen Verifizierungen