Überlegungen zum Setup: Learning-Einschreibungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von Einschreibungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum sie eingerichtet werden sollten.
- Wie sie sich in Workday einfügen.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Workday können Sie Learning-Einschreibungen für Kursangebote und digitale Kurse verwalten, einschließlich folgender Elemente:
- Fälligkeitsdatum
- Bewertungsergebnisse
- Massenaktionen
- Wartelisten
Vorteile und Nutzen
- Verschaffen Sie sich Einblicke in Einschreibungen in Ihrer Organisation, indem Sie ein Discovery Board erstellen.
- Helfen Sie Lernenden dabei, empfohlene Inhalte für ihre aktiven Einschreibungen zu finden und ihre erforderlichen Learning-Inhalte optisch darzustellen.
- Sorgen Sie für mehr Effizienz in großen Organisationen, indem Sie Masseneinschreibungen durchführen.
- Verwalten Sie die Compliance bei erforderlichen Learning-Inhalten in Ihrer Organisation, indem Sie Teammitglieder oder ganze Teams für bestimmte Inhalte einschreiben.
- Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand, indem die Lernenden die Inhalte auswählen und sich selbst einschreiben.
- Vereinfachen Sie Beurteilungsprozesse, indem bestimmte Benutzer die Listen mit Bewertungsergebnissen und Teilnahmen selbst verwalten.
- Optimieren Sie Einschreibungsprozesse, indem Sie bestimmten Sicherheitsgruppen Zugriffsebenen zuweisen, damit sie Einschreibungen verwalten können.
- Verwalten Sie Einschreibungen effizient, indem Sie Warnmeldungen erhalten, wenn der Inhalt, für den ein Lernender eingeschrieben wird, in Konflikt mit einer geplanten Abwesenheit steht.
Anwendungsfälle
- Weisen Sie jeder Einschreibung in Kursangeboten mit Lerneinheiten mit Trainingsaktivität mehrere Assessoren zu.
- Sie können Einschreibungen abbrechen oder rückgängig machen.
- Definieren Sie benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigungen oder Genehmigungen für Learning-Einschreibungen.
- Lassen Sie Lernende die Einschreibungsgenehmigung für Inhalte innerhalb eines Programms überspringen.
- Geben Sie Administratoren und Managern die Möglichkeit, das Engagement der Lernenden zu verfolgen und zu überwachen.
- Ermöglichen Sie es Benutzern, sich selbst für Inhalte einzuschreiben, um ihre Kenntnisse im Hinblick auf ihre Karriereinteressen zu verbessern.
- Informieren Sie Lernende, wenn Kurse verfügbar sind, falls die Funktion „Interesse melden“ aktiviert ist, und konfigurieren Sie Erinnerungen bei der Einschreibung.
- Aktivieren Sie in Slack oder Microsoft Teams Benachrichtigungen für Einschreibungsgenehmigungen.
- Verwalten Sie Wartelisten für Kursangebote.
- Blenden Sie Einschreibungsdatensätze in Übersichten oder Berichten aus.
- Weisen Sie sich selbst als zusätzlicher Assessor für eine Einschreibung zu.
- Senden Sie Fragebögen an Lernende, um Informationen zu erhalten, z. B. über diätetische Anforderungen oder darüber, ob sie einen Gezeichensprache-Dolmetscher benötigen.
Fragestellungen
Frage | Überlegung |
|---|---|
Wer verwaltet die Einschreibungen für Ihre Organisation? | Mit Workday können Sie bestimmte Zugriffsebenen für verschiedene Sicherheitsgruppen konfigurieren, damit diese eine Masseneinschreibung durchführen oder Lernende abmelden können. Beispiel: Sie können Trainern eingeschränkten Zugriff und Administratoren uneingeschränkten Zugriff gewähren. |
Wie möchten Sie Kursangebote verwalten, die ihre volle Kapazität erreichen? | Sie können für einen Kurs eine automatische oder manuelle Warteliste erstellen, damit Lernende der Warteliste des Kursangebots beitreten können.
|
Wer verwaltet die Teilnahmen und Bewertungsergebnisse für Einschreibungen in Ihrer Organisation? | Administratoren, Trainer und Assessoren können Bewertungsergebnisse und Teilnahmen von eingeschriebenen Lernenden eingeben, wenn Sie Verfolgungsoptionen für eine oder mehrere Lerneinheiten aktivieren. |
Muss Ihr Unternehmen Lernende an Anforderungen für erneutes Training erinnern? | Sie können Erinnerungen für Kurse und Programme mit Ablaufperioden konfigurieren, die Lernende automatisch benachrichtigen, wenn für eine Einschreibung ein Ablaufdatum ansteht und wenn ein erneutes Training fällig ist.
Sie können Kursen und Programmen auch mehrere Erinnerungen hinzufügen, um Lernende und ihre Manager über ihre Einschreibungen zu informieren. |
Weist Ihre Organisation den Lernenden erforderliche Learning-Inhalte zu? | Workday unterstützt die Zuweisung von erforderlichen Learning-Inhalten durch Masseneinschreibungsaktionen. Administratoren und Manager können feste oder relative Fälligkeitstermine für erforderliche Learning-Einschreibungen festlegen. |
Sollen sich Lernende ohne Genehmigung des Managers in Inhalte einschreiben können? | Sie können eine Regel mit Einstiegsbedingung für einen Genehmigungsschritt im Geschäftsprozess „Einschreibung“ hinzufügen, die festlegt, wann Lernende eine Genehmigung des Managers benötigen. Beispiel: Lernende können sich ohne Genehmigung ihrer Manager in einem Kursangebot einschreiben, wenn der Standort des Angebots die Geschäftsstelle in Dublin ist.
Sie können auch die Option „ Genehmigung überspringen“ in den Aufgaben „Programm erstellen“ und „Programm
bearbeiten“ auswählen, wenn Lernende die Genehmigung zur Einschreibung für Inhalte in einem Programm überspringen sollen. |
Was ist der Unterschied zwischen Abmelden und Abbrechen einer Einschreibung? | Lernende können sich von einer Einschreibung abmelden, wenn der Inhalt kein erforderlicher Learning-Inhalt ist. Administratoren haben die Möglichkeit, obligatorische Abmeldegründe zu erstellen, aus denen Lernende beim Abmelden von Einschreibungen auswählen müssen, damit sie nachvollziehen können, warum sie die Inhalte nicht abgeschlossen haben.
Learning Administrators können eine einzelne Einschreibung für einen Lernenden abbrechen oder eine Massenabbruchaktion für eine größere Gruppe von Einschreibungen durchführen. |
Wie möchten Sie mit eingeschriebenen Lernenden kommunizieren? | In Geschäftsprozessen für Einschreibungen können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen und in benutzerdefinierten Berichten Alerts erstellen.
Sie können Benachrichtigungen konfigurieren, um Lernende darüber zu informieren, ob ihre Einschreibung genehmigt oder abgelehnt wurde:
Abhängig von der Abonnementvereinbarung Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um dieses Feature zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Community- Artikel. |
Wie möchten Sie Informationen zu Lernenden erfassen, wenn sich ein Lernender für Inhalte einschreibt oder von der Einschreibung abmeldet? | Fügen Sie Fragebögen hinzu, die Lernende ausfüllen müssen, wenn sie sich in Inhalte einschreiben oder von Einschreibungen abmelden.
Sie können den Aktionsschritt Fragebogen ausfüllen zu den Geschäftsprozessen In Inhalt einschreiben und Von Learning-Einschreibung abmelden hinzufügen.Wenn eine Geschäftsprozessdefinition einen Schritt Fragebogen ausfüllen enthält, der nicht konfiguriert wurde, zeigt Workday eine Fehlermeldung an, die Sie auffordert, Fragebogen konfigurieren auszuführen.Questionnaire Administrators bestimmen, welche Fragebögen einem Geschäftsprozess zugeordnet werden können, wenn sie einen Fragebogen erstellen oder bearbeiten. Wenn Sie die entsprechende Option Fragebogenart und Zulässig für Geschäftsprozess auswählen, wird ein Fragebogen in den entsprechenden Geschäftsprozessen verfügbar. |
Empfehlungen
- Entfernen Sie das WorkletAssessorund das Menü „Trainer“ aus dem Dashboard „Learning“, damit Trainer im Dashboard „Learning-Trainer“ auf ihre Einschreibungsaufgaben und -berichte zugreifen können.
- Der Grenzwert für eine Masseneinschreibungsaktion beträgt 100.000, aber Workday empfiehlt Einschreibungen von maximal 1.000.
- Verwenden Sie den WebserviceManage Internal Learning AssessoroderManage External Learning Assessor, wenn Sie eine große Anzahl von Assessoren erstellen müssen.
- Verwenden Sie den FilterSpeichernin der Angebotstabelle, der Lernenden in der AufgabeAngebotauswählen und Administratoren in Einschreibungsaufgaben angezeigt wird, um die Angebotstabelle zu durchsuchen und die Ergebnisse unter einem personalisierten Namen für die zukünftige Verwendung zu speichern. Beispiel: Standort Berlin.
- Workday empfiehlt, Benutzern mit Zugriff auf die DomäneManage: Facilitated Enrollmentskeinen Zugang auf die DomäneManage: Learning Course Enrollmentszu geben. Durch dieses Setup wird sichergestellt, dass sie nur Lernende einschreiben können, auf die sie auch Zugriff haben.
Anforderungen
Erstellen Sie benutzerbasierte Sicherheitsgruppen, damit bestimmte Benutzer die Einschreibungen für Ihre Organisation verwalten können.
Einschränkungen
- Sie können keine abgeschlossenen Einschreibungen abbrechen, die über einen verknüpften Äquivalentdatensatz, eine Learning-Zuweisung, ein Ablaufdatum oder eine Preisperiode verfügen.
- Sie können die Einschreibungsergebnisse nur für digitale Lerneinheiten ändern, die noch nicht gestartet wurden oder in Bearbeitung sind.
Mandanten-Setup
Verwenden Sie die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
für folgende Vorgänge:
- Interesse an einer Einschreibung in Kurse melden, wenn an einem bestimmten Standort und in einem bestimmten Datumsbereich keine geeigneten Angebote zur Verfügung stehen.
- Bewertung von Kursen, für die Einschreibungen vorliegen, und von eigenständigen Lerneinheiten im Learning-Katalog.
Sicherheit
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Manage: Facilitated Enrollments
| Gewährt ausgewählten Benutzern Zugriff auf den Bericht Mitarbeiter für Einschreibung suchen , um Einschreibungen für Blended-Learning- und digitale Kurse zu verwalten. |
Manage: Learning Course Enrollments
| Gewährt ausgewählten Benutzern Zugriff auf administrative Einschreibungsaufgaben. Benutzer mit Zugriff auf diese Domäne können mehrere Aufgaben verwalten, die Einschreibungsprozesse unterstützen.
Sie können uneingeschränkten Zugriff für Benutzer konfigurieren oder den Zugriff mit Sicherheitskategorien oder Sicherheitssegmenten für Learning-Themen einschränken. |
Manage: Mass Enrollments
| Gewährt ausgewählten Benutzern den Zugriff auf folgende Aufgaben:
|
Manage: Unrestricted Mass Enrollments
| Gewährt Benutzern den Zugriff auf den Bericht Mitarbeiter für Einschreibung suchen und folgende Aufgaben:
|
Reports: Learning Record
| Gewährt Benutzern den Zugriff auf Berichte, die Einschreibungsdaten in Learning-Datensätzen anzeigen. |
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozess | Beschreibung |
|---|---|
Learning-Einschreibung abbrechen
| Hier können Sie eine Einschreibung für ein Kursangebot abbrechen. |
Von Learning-Einschreibung abmelden
| Hier verwalten Sie, wann Lernende sich von einer Einschreibung für ein Programm, ein Kursangebot oder einen digitalen Kurs (sowohl intern als auch extern) abmelden können. |
Für Inhalt einschreiben
| Hier verwalten Sie, wie sich Lernende für ein Kursangebot oder einen digitalen Kurs (intern und extern) einschreiben können. |
Massenabbruch von Learning-Einschreibungen
| Hier können Sie mehrere Einschreibungen für ein oder mehrere Kursangebote abbrechen. |
Masseneinschreibung
| Hier können Manager ihre Teams für einen Kurs oder ein Programm einschreiben. |
Reporting
Bericht oder Dashboard | Beschreibung |
|---|---|
Mitarbeiter für Einschreibung suchen
| Hier können Sie bestimmte Mitarbeiter suchen und für Learning-Inhalte einschreiben. |
Lernenden-Engagement
| Hier evaluieren Sie Einschreibungen und Abschlüsse, um zu prüfen, warum sich einige Lernende stärker engagieren als andere.
Der Bericht zeigt nur Daten für den letzten vollständigen Monat an. |
Dashboard „Learning-Trainer“ | Hier geben Sie Assessoren und Trainern Zugriff auf Aufgaben und Berichte, damit sie die Einschreibungen für Kursangebote verwalten können. |
Learning-Aktivitäten meines Teams
| Hier verfolgen Sie den Fortschritt in eingeschriebenen Inhalten für alle direkt unterstellten Mitarbeiter und Bewerber. |
Integrationen
Webservice | Überlegung |
|---|---|
Admin Drop Learning Enrollment
| Mit diesem Webservice können Sie Lernende als Aktion im Geschäftsprozess Von Learning-Einschreibung abmelden von Learning-Inhalten abmelden.
Sie können sich von Einschreibungen mit folgenden Registrierungsstatus abmelden:
|
Bulk Import Admin Drop Learning Enrollment
| Mit diesem Webservice können Sie eine hohe Anzahl an Lernenden als Aktion im Geschäftsprozess Von Learning-Einschreibung abmelden vom Learning-Inhalt abmelden. |
Learning-Einschreibung abbrechen
| Mit diesem Webservice können Sie Einschreibungen in anstehende Kursangebote abbrechen und Gründe für den Abbruch hinzufügen.
Sie können auch unvollständige Einschreibungen abbrechen, die mit offenen Learning-Zuweisungen verknüpft sind. |
Enroll in Learning Content
| Mit diesem Webservice können Sie Lernende für Learning-Inhalte einschreiben.
Berücksichtigt die Fälligkeitstermine, die Sie bei der Masseneinschreibung von Lernenden über diesen Webservice festlegen. |
Put Learning Enrollment
| Mit diesem Webservice können Sie ältere Einschreibungen aktualisieren oder erstellen.
Sie können auch verhindern, dass Einschreibungen in Learning-Übersichten oder -Berichten angezeigt werden, indem Sie das Kontrollkästchen Äquivalente Datensätze in Learning-Historie anzeigen beim Erstellen einer Äquivalenzregel nicht aktivieren. |
Put Learning Enrollment Pricing Record Document Payment Status
| Mit diesem Webservice können Sie Zahlungen aktualisieren, die in Preisdatensätzen oder Einschreibungen aufgelistet sind, um Zahlungen wiederzugeben, die in Drittanbietersystemen verarbeitet wurden. |
Beziehungen und Touchpoints
Touchpoint | Überlegung |
|---|---|
Abwesenheit | Workday zeigt Warnmeldungen an, wenn ein Konflikt zwischen einer Einschreibung und einer geplanten Abwesenheit besteht. |
Karriere- und Entwicklungsplanung | Workday Learning hilft Lernenden dabei, Kurse zu finden, die von Mitarbeitern in Stellen ihres Karrierechancen-Diagramms am besten bewertet wurden, damit sie sich für diese Inhalte einschreiben können. |
Talent | Verwenden Sie Talent Marketplace, um Inhalte vorzuschlagen, in die sich Lernende einschreiben können, um ihre Kenntnisse zu verbessern. |