Überlegungen zum Setup: Managed Self-Registration for Extended Enterprise
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Managed Self-Registration for Extended Enterprise dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Mit Managed Self-Registration for Extended Enterprise können sich Personen außerhalb Ihrer Organisation für ihr eigenes Extended Enterprise-Learning-Konto registrieren.
Sie können gruppierungsspezifische URLs für die Selbstregistrierung erstellen und diese an potenzielle Extended Enterprise-Lernende verteilen, damit diese sich für ein Konto registrieren. Nach der Genehmigung des Kontos können sie sich als Extended Enterprise-Lernende bei Workday Learning anmelden. Workday fügt sie automatisch der Gruppierung hinzu, die mit der URL verknüpft ist.
Vorteile und Nutzen
Mit der verwalteten Selbstregistrierung haben Organisationen folgende Möglichkeiten:
- Sparen Sie Zeit und Ressourcen, indem Sie potenziellen Extended Enterprise-Lernenden die Registrierung für eigene Konten ermöglichen.
- Optimieren Sie einen Teil des Onboarding-Prozesses für Extended Enterprise-Lernende.
Anwendungsfälle
Onboarding einer großen Anzahl von Extended Enterprise-Lernenden von Drittanbietern.
Fragestellungen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie wird eingeschränkt, wer sich für ein Konto registrieren kann? | Jeder, der auf Ihre Selbstregistrierungs-URL zugreift, kann sich für ein Konto registrieren. Um Registrierungen zu beschränken, konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Extended Enterprise-Lernenden anfordern mit einem Administrator-Genehmigungsschritt, damit Administratoren neue Kontoregistrierungen genehmigen oder ablehnen können.
Um Gebühren für hinzugefügte Extended Enterprise-Learning-Konten zu vermeiden, empfiehlt Workday, die Registrierung einzuschränken. |
Kann die Anzahl der Benutzer eingeschränkt werden, die sich selbst registrieren können? | Workday begrenzt die Anzahl der Selbstregistrierungen pro Stunde automatisch basierend auf der Anzahl der Extended Enterprise-Lernenden in Ihrem Mandanten. Workday ermöglicht bis zu 500 Selbstregistrierungen pro Stunde, wenn Sie maximal 5999 aktive oder inaktive Extended Enterprise-Lernende haben. Der Grenzwert pro Stunde erhöht sich um 100 Selbstregistrierungen pro Stunde für jeweils 1.000 weitere Extended Enterprise-Lernende. Das Maximum pro Stunde beträgt 1.000 Selbstregistrierungen.
Beispiel:
Sie können ein benutzerdefiniertes Stundenlimit in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - HCM eingeben.
Aus Sicherheitsgründen empfiehlt Workday, den Standardwert zu verwenden oder ein benutzerdefiniertes Limit einzugeben, das unter dem Standardwert liegt. |
Wie werden Selbstregistrierungs-URLs verwaltet? | Sie können eine Selbstregistrierungs-URL pro Extended Enterprise-Gruppierung erstellen. Sie können URLs deaktivieren oder Aktivierungs- und Ablaufdaten planen. Sie können inaktive Selbstregistrierungs-URLs in Workday anzeigen und Berichte dazu erstellen. |
Können sich externe Learning-Trainer für ihre eigenen Konten registrieren? | Nur Extended Enterprise-Lernende können sich selbst registrieren. Sie können die Persona „Externer Learning-Trainer“ jedoch für externe Learning-Benutzer aktivieren, die durch Selbstregistrierung erstellt wurden. |
Wie lautet das Aktivierungsdatum für Extended Enterprise-Lernende, die durch Selbstregistrierung erstellt wurden? | Workday legt das Aktivierungsdatum auf das Datum fest, an dem der Extended Enterprise-Lernende seine Kontoregistrierung übermittelt hat. Workday verwendet die Zeitzone Ihres Mandanten als Zeitzone für das Aktivierungsdatum. Wenn Sie keine Mandanten-Zeitzone haben, verwendet Workday die Pacific Standard Time. |
Was passiert, wenn Selbstregistrierungen doppelt vorhanden sind? | Wenn für einen potenziellen Extended Enterprise-Lernenden eine Selbstregistrierung ansteht und er versucht, eine weitere Selbstregistrierung zu übermitteln, zeigt Workday eine Fehlermeldung an, die den Lernenden auffordert, sich an seinen Administrator zu wenden. Wenn ein vorhandener Extended Enterprise-Lernender eine Selbstregistrierung übermittelt und Sie den Geschäftsprozess Extended Enterprise-Lernenden anfordern so konfiguriert haben, dass Administratoren doppelte Anforderungen prüfen können, erhalten Administratoren eine Aufgabe, die es ihnen ermöglicht, die Informationen des angeforderten Benutzers mit den Informationen des vorhandenen Benutzers zu vergleichen und die Anforderung entweder abzulehnen oder zu übermitteln. Bei der Übermittlung der Anforderung überschreibt Workday die Informationen zum vorhandenen Benutzer mit den angeforderten Informationen. |
Wie werden die Sprache und das Namensformat für die Selbstregistrierungsseite konfiguriert, die Extended Enterprise-Lernenden angezeigt wird, wenn sie auf eine Selbstregistrierungs-URL zugreifen? | Workday übersetzt die Selbstregistrierungsseite basierend auf der Browsersprache des Benutzers in eine von Workday unterstützte Sprache. Nach der Genehmigung des Kontos erhält der Extended Enterprise-Lernende E-Mails mit seinem Benutzernamen und einem temporären Kennwort in derselben Sprache.
Benutzer wählen bei der Registrierung auch ein Land aus, das die Formatierung ihres Namens bestimmt. |
Empfehlungen
Um zu verhindern, dass unbekannte Benutzer Konten erstellen, empfiehlt Workday, Administrator-Genehmigungsschritte zum Geschäftsprozess
Extended Enterprise-Lernenden anfordern
hinzuzufügen. Workday empfiehlt außerdem, für das Stundenlimit bei Selbstregistrierungen den Standardwert oder weniger zu verwenden.Anforderungen
Konfigurieren Sie die Domäne
Manage: Self-Registration
und richten Sie den Geschäftsprozess Extended Enterprise-Lernenden anfordern
ein. Siehe:
Einschränkungen
- Wenn sich ein vorhandener Benutzer für ein Konto registriert, benachrichtigt Workday ihn nicht darüber, dass die E-Mail, mit der er sich registriert hat, bereits verwendet wird. Um dies zu vermeiden, empfiehlt Workday, die Selbstregistrierungs-URL nur an neue Benutzer weiterzugeben.
- Die verwaltete Selbstregistrierung unterstützt nur die Komponenten „Vorname“ und „Primärname“. Zusätzliche erforderliche Namenskomponenten, die Sie konfigurieren, werden nicht unterstützt.
Mandanten-Setup
Sie können die Aufgabe
Mandanten-Setup bearbeiten - HCM
optional für folgende Zwecke verwenden:
- Konfigurieren Sie die Datenschutzrichtlinie für potenzielle Extended Enterprise-Lernende, die sich für ein Konto registrieren. Die Datenschutzrichtlinie ist standardmäßig aufKeinefestgelegt.
- Zeigen Sie Ihr Stundenlimit für Selbstregistrierungen an oder passen Sie es an.
Sicherheit
Im funktionalen Bereich „Extended Enterprise for Learning“:
Domänen | Überlegungen |
|---|---|
Manage: Self-Registration
| Benutzer können Selbstregistrierungs-URLs erstellen, bearbeiten, anzeigen und Berichte dazu erstellen. |
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse | Überlegungen |
|---|---|
Extended Enterprise-Lernenden anfordern
| Managed Self-Registration verwendet den Geschäftsprozess Extended Enterprise-Lernenden anfordern , um neue Extended Enterprise-Lernende zu erstellen oder vorhandene Extended Enterprise-Lernende zu bearbeiten.
Konfigurieren Sie diesen Geschäftsprozess, bevor Sie Selbstregistrierungs-URLs verteilen. |
Reporting
Sie können benutzerdefinierte Berichte mit den folgenden Berichtsdatenquellen erstellen:
- Extended Enterprise-Lernende
- External Learning Users
- Self-Registration URLs
Integrationen
Webservices | Überlegungen |
|---|---|
Get Self Registration URLs
| Verwenden Sie diesen Webservice, um Selbstregistrierungs-URLs abzurufen. |
Put Self Registration URL
| Verwenden Sie diesen Webservice, um Selbstregistrierungs-URLs zu erstellen oder zu aktualisieren. |
Beziehungen und Touchpoints
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.