Schritte: Zentrale Reisekostenkarten erstellen
- Konfigurieren Sie die Integrationsdateivorlagen, mit denen Sie Daten aus der zentralen Reisekostenkarte importieren möchten. Stellen Sie sicher, dass die Datei die eindeutige ID für den Spesenzahlungsempfänger enthält.
- Stellen Sie bei AMEX-Integrationsvorlagen sicher, dass die Datei die SpezifikationWorkday AMEX Central Travel Datafür zentrale Reisekarten in den USA und Kanada verwendet. Stellen Sie bei zentralen Reisekarten für die Region EMEA sicher, dass die Datei die SpezifikationGlobal TMKD Filefür Option D verwendet.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Richten Sie zentrale Reisekostenkarten ein und verwalten Sie sie.
- Ermöglichen Sie es bestimmten Rollen, Transaktionen von zentralen Reisekostenkarten für bestimmte Organisationen zu verwalten.
Workday importiert zentrale Kartentransaktionen über die Kreditkartenintegrationen und weist diese automatisch Spesenzahlungsempfängern zur Verwendung in Spesen zu.
Erstellen Sie eine zentrale Reisekostenkarte für Ihr Unternehmen zu folgenden Zwecken:
- Importieren Sie Transaktionen mit zentralen Reisekostenkarten, um die Erstellung von Spesenabrechnungen zu beschleunigen.
- Verfolgen und analysieren Sie Unternehmensausgaben.
- Beim Erstellen eines Fakturierungskontos für Firmenkreditkarten für zentrale Reisen sind folgende Optionen auszuwählen:
- Verwendung:Spesen.
- Zahlungsverantwortung:Unternehmen.
- Nur elektronisch geladene Transaktionen.
- Beim Erstellen einer zentralen Reisekostenkarte sind folgende Optionen auszuwählen:
- DasFakturierungskonto für Firmenkreditkarte, das für die zentrale Reisekostenkarte konfiguriert wurde.
- Die KreditkartenkategorieZentrale Reisekostenkarte.
- DieOrganisation, die die zentrale Reisekostenkarte verwenden soll. Zentrale Reisekarten können mit einer oder mehreren Organisationen verknüpft werden.
Alternativ können Sie die zentrale Kreditkarte über die Integration erstellen, wenn Sie zentrale Reisedaten über eine spezielle externe Datei für Visa und MasterCard importieren möchten. Wenn Sie eine dedizierte Datei für die zentrale Reisekostenkarte haben, müssen SieCTCan den Namen der Kreditkarte anhängen. Diese Konfiguration ermöglicht es Workday, zwischen Mitarbeiterkreditkarten und zentralen Reisekarten zu unterscheiden und die Erstellung von Mitarbeiterkreditkarten zu verhindern.Stellen Sie bei MasterCard-Integrationen sicher, dass das FeldEmployeeIdim MasterCard CDF3-DatensatzAccountInformation_4300Typeleer oder nicht vorhanden ist.
- Laden Sie zentrale Kreditkartentransaktionen über eine externe Datei in Workday, die vom Kartenaussteller heruntergeladen wurde.
- Wenn der Spesenzahlungsempfänger in der Transaktion fehlt oder falsch zugewiesen wurde, öffnen Sie die AufgabeTransaktionen für zentrale Reisekostenkarte zuweisen.