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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Fakturierungskonten für Spesenkarten erstellen

Fakturierungskonten für Spesenkarten erstellen

  • Sicherheit: Domäne
    Set Up: Credit Card
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“
  • Um Zahlungsverkehrsdateien zu senden, wenn Zahlungen für Firmenkreditkartenkonten abgewickelt werden, konfigurieren Sie eine Integration für den Zahlungsverkehr.
  • Schließen Sie den Serviceschritt
    Zahlungsverkehr
     in dem Geschäftsprozess
    Zahlungsfreigabeereignis
     ein. Bei dieser Konfiguration werden Zahlungsverkehrsdateien für Firmenkartenkonten erstellt.
Sie können festlegen, wie Folgendes verarbeitet werden soll:
  • Firmenkartenkonten für Spesen.
  • Kreditkartentransaktionen für Spesenzahlungsempfänger.
  • Transaktionen für zentrale Reisekreditkarten.
  1. Konfigurieren Sie eine erweiterte Sicherheit für kreditkartenbezogene Domänen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Daten in Zusammenhang mit Fakturierungskonten, Kreditkarten und Dateien für Firmenkreditkarten zugreifen können.
    Sie können Sicherheit konfigurieren:
    • Stellt sicher, dass nur Benutzer mit einer Rolle im Unternehmen im Rechnungskonto oder uneingeschränkte Rollen auf das Rechnungskonto zugreifen können. Wenn ein Rechnungskonto leer ist, können nur uneingeschränkte Benutzer auf das Konto zugreifen.
    • Damit können Sie ein Unternehmen zu einem Fakturierungskonto hinzufügen, auch wenn das Konto bereits Transaktionen aufweist und dem Konto zuvor kein Unternehmen zugeordnet war.
    • Diese Domäne ermöglicht eingeschränkten Benutzern das Hinzufügen von Ausgabenkategorien beim Erstellen oder Aktualisieren von Fakturierungskonten.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Fakturierungskonto für Firmenkreditkarte erstellen
    .
  3. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Kontonummer
    Geben Sie genau die Werte ein, die in der vom Kartenaussteller gesendeten externen Datei angezeigt werden.
    Wenn die Kontonummer in der Datei maskiert ist, maskieren Sie die Nummer im Feld
    Kontonummer
    . Gültige Zeichen sind nur X und Ziffern.
    Verwendung
    Wählen Sie
    Spesen
    , um die Kreditkartentransaktionen für Spesenabrechnungen zu verwenden.
    Zahlungsverantwortung
    Bestimmen Sie den Verantwortlichen, der den Kartenaussteller bei Kreditkartentransaktionen für Spesenzahlungsempfänger bezahlt:
    • Unternehmen
      : Das Unternehmen zahlt alle Transaktionen. Wenn es sich bei den Transaktionen um persönliche Ausgaben handelt, schuldet der Spesenzahlungsempfänger Ihrem Unternehmen Geld, da es für den Spesenzahlungsempfänger keinen Erstattungsbetrag gibt.
    • Einzelperson
      : Der Spesenzahlungsempfänger zahlt alle Transaktionen. Wenn eine Transaktion Geschäftsausgaben betrifft, erhält der Spesenzahlungsempfänger eine Erstattung vom Unternehmen. Der Erstattungsbetrag schließt persönliche Spesentransaktionen aus.
    • Geteilt
      : Der Spesenzahlungsempfänger zahlt persönliche Spesentransaktionen mit Kreditkarte und das Unternehmen zahlt geschäftliche Transaktionen.
    Unternehmen
    Sie können das ausgewählte Unternehmen nicht ändern, wenn Kreditkartentransaktionen mit der Kreditkarte durchgeführt werden.
    Wenn Sie ein Opt-in für das Feature
    „Sicherheit für Spesenkarten verbessern“
     setzen, können Sie ein Unternehmen zu einem Fakturierungskonto hinzufügen, auch wenn das Konto bereits Transaktionen aufweist und dem Konto zuvor kein Unternehmen zugeordnet war. In Workday können Sie diese Änderung nur einmal vornehmen.
    Nur elektronisch geladene Transaktionen
    Workday empfiehlt, dieses Kontrollkästchen zu aktivieren, um zu verhindern, dass Mitarbeiter Kreditkartentransaktionen manuell eingeben. Wenn Ihre Organisation Kreditkartentransaktionen sowohl mit manueller Eingabe als auch mit elektronischer Datei lädt, kann es zu Abstimmungsproblemen kommen.
    Überlegen Sie, wie Sie manuelle Kreditkarteneingaben verwalten, bevor Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren.
    Negative erstattungsfähige Beträge zulassen
    Aktivieren Sie diese Option, damit als persönlich markierte Kreditkartentransaktionen zu einer negativen erstattungsfähigen Summe für die Spesenabrechnung führen können.
    Erst an Mitarbeiter zahlen, dann an Aussteller der Spesenkarte
    Wählen Sie diese Option aus, um Mitarbeiter für Spesen zu bezahlen, die vor der Zahlung an den Kreditkartenaussteller entstanden sind.
    Nicht genehmigte Spesenkartentransaktionen zahlen
    Diese Option bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:
    • Erfassen Sie die Verbindlichkeit zum Zeitpunkt des Ladens.
    • Ermöglichen Sie es Ihrem Unternehmen, Kreditkartentransaktionen zu zahlen, bevor diese in einer Spesenabrechnung als Spesen abgerechnet werden.
    Nur verfügbar für Firmenkreditkarten mit der Zahlungsverantwortung
    Unternehmen
    .
    Unternehmen in Kreditkartenkonto für Aufwandsbuchungen verwenden
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um anstelle des Unternehmens auf der Spesenabrechnung das Unternehmen des Kreditkartenkontos zur Zahlung der Kreditkartentransaktionen zu verpflichten.
    Nur verfügbar für Firmenkreditkarten mit der folgenden Zahlungsverantwortung:
    • Unternehmen
    • Geteilt
    Selfservice-Benutzer können Transaktionen nicht schließen
    Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass Mitarbeiter ihre zugewiesenen Kreditkartentransaktionen mit der Aufgabe
    Meine Spesentransaktionen bearbeiten
     schließen.
    Bearbeitung aktivieren für Datumsfeld von Spesenabrechnungspositionen mit Kreditkartentransaktionen
    Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass Verzögerungen bei der Händlerverarbeitung zu Datumsabweichungen in Spesenabrechnungen führen.
    Zahlungsverkehrsdatei generieren
    Aktivieren Sie diese Option, um Überweisungen für das Fakturierungskonto zu aktivieren. Konfigurieren Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Finanzinstitut Folgendes:
    • Land
    • Währung
    • Ladungsnummer
    • Marktcode
    • Zahlungs-ID
    Die Zahlungsverkehrsdatei, die aus dem Integrationssystem generiert wird, das im Integrationssystem für Zahlungsverkehr bereitgestellt wird, enthält die folgenden konfigurierten Werte.
    Ladungsnummer
    Geben Sie die von AMEX bereitgestellte Ladungsnummer ein.
    Zahlungsabwicklungskonto
    Wenn Sie Zahlungen direkt an den Kartenaussteller oder die Bank überweisen, geben Sie Zahlungsdetails und Bankkontoinformationen für die Abwicklung an.
    Integrationssystem für Zahlungsverkehr
    Wählen Sie das Integrationssystem zum Generieren von Zahlungsverkehrsdateien für dieses Fakturierungskonto.
    Zahlungs-ID
    Geben Sie die Kontoeinzahlungs-ID, die CID, die Ladungsnummer oder eine beliebige andere Zeichenfolge an, die für Ihr Finanzinstitut spezifisch und in Ihren Workday-Zahlungskonnektoren erforderlich ist.
  • Erstellen Sie Kreditkartenkonten für Spesenzahlungsempfänger.
  • Erstellen Sie zentrale Kreditkarten für zentral fakturierte Unternehmenskartenprogramme.
  • Richten Sie die Buchhaltung für negative erstattungsfähige Spesenabrechnungen ein.
  • Erstellen Sie Intercompany-Profile.