Schritte: Spesenkarten einrichten
Sie können:
- Erstellen Sie Fakturierungskonten für Firmenkreditkarten.
- Implementieren Sie Integrationssysteme, um Transaktionsdateien für die von Workday unterstützten Kreditkartenformate zu laden.
- Erstellen oder aktualisieren Sie Kreditkarteninformationen eines Mitarbeiters.
- Konfigurieren Sie erweiterte Sicherheit für kreditkartenbezogene Domänen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf Daten in Zusammenhang mit Fakturierungskonten, Kreditkarten und Dateien für Firmenkreditkarten zugreifen können.
- Mappen Sie die MIS- oder MCC-Codes des Kartenausstellers mit Spesenposten, damit Workday ihre Werte in die Spesenposten laden kann, wenn Mitarbeiter Spesenabrechnungen erstellen.
- Konfigurieren Sie die Wechselkurse und definieren Sie Kreuzkurse für ein oder mehrere Währungspaare. Die Daten der Wechselkurse müssen historische Kurse mit Datumsangaben vor dem frühesten Transaktionsdatum enthalten, das Sie laden möchten.
- (Optional) Verknüpfen Sie ein Verbindlichkeitenkonto mit der KontobuchungsartKreditkartenverbindlichkeit.Führen Sie diesen Schritt in folgenden Fällen aus:
- Wenn Sie die Zahlungsverantwortung seitens des Unternehmens oder die geteilte Zahlungsverantwortung für Fakturierungskonten Ihrer Firmenkarten auswählen.
- Wenn Sie Workday Financial Management verwenden, um Journale zu generieren.
Standard-Hauptbuch-Kontofür dieKontierungsartKreditkartenverbindlichkeitaus.Siehe: Kontierungsregeln einrichten. - Laden Sie Kreditkartentransaktionen und Karteninhaber-Auflistungsdateien von Ihrem Kartenaussteller in Workday.
- Fordern Sie den Kartenaussteller oder die Bank auf, Transaktionsdateien in einem von Workday unterstützten Format bereitzustellen.Workday vergleicht Kreditkartentransaktionen mit Spesenzahlungsempfängern basierend auf Karteninhaber-IDs in Transaktionsdateien.
- (Optional) Konfigurieren Sie Ihre Integrationen für Visa oder Mastercard (eingehend), um Überweisungsdaten zu generieren.
- Starten Sie die Integration und zeigen Sie ihren Status an.
Mitarbeiter können Spesenabrechnungen erstellen und Kreditkartentransaktionen einschließen. Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Spesenabrechnungen erstellen, zeigt Workday alle verfügbaren Kreditkartentransaktionen an. Sie können die Fakturierungsdefinition für die Firmenkarte so konfigurieren, dass Mitarbeiter Kreditkartentransaktionen manuell in ihre Spesenabrechnungen eingeben können.
Bei Kreditkarten mit persönlicher Zahlungsverantwortung sind Transaktionen erstattungsfähig. Das Unternehmen haftet nicht für Transaktionen, die auf dem Rechnungskonto der Unternehmenskarte getätigt wurden.
Bei Kreditkarten mit Zahlungsverantwortung seitens des Unternehmens sind Transaktionen nicht erstattungsfähig, da das Unternehmen haftbar ist. Sie zahlen Transaktionen direkt an Ihren Kartenaussteller.