Überlegungen zum Setup: Project Tracking

Administrator Guide

Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung von Project Tracking dienen. Darin wird Folgendes erläutert:

Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.

Wie sie sich in Workday einfügt.

Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.

Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.

Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.

Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.

Worum es geht

Mit Project Tracking haben Sie Zugriff auf eine begrenzte Anzahl von Projects-Features und können Projekte speziell zur Verfolgung von Zeit und Spesen erstellen.

Wir empfehlen die Verwendung von Project Tracking, wenn Sie Folgendes nicht tun müssen:

Fakturierbare Projekte erstellen.

Bilanziell aktivierbare Projekte erstellen.

Erweitertes Ressourcenmanagement verwenden.

Vorteile und Nutzen

Mit Project Tracking können Sie die Spesen und Arbeitszeiten für Ihre Projekte erfassen, verwalten und in Berichten erfassen.

Anwendungsfälle

Mit Project Tracking haben Sie folgende Möglichkeiten:

Erstellen und verwalten Sie Projekte.

Verfolgen Sie die Arbeiten mit Projektplänen.

Nehmen Sie für Projekte mit Ressourcenplänen Personalbesetzungen vor.

Verfolgen Sie die für Projekte eingegebene Zeit und erstellen Sie Berichte dazu (nur Zeiterfassung).

Verfolgen Sie die Projektspesen und erstellen Sie Berichte dazu (nur Spesen).

Fragestellungen

Themen	Fragen	Überlegungen
Projekt-IDs	Möchten Sie ein benutzerdefiniertes Format für Ihre Projekt-IDs verwenden?	Sie können ein benutzerdefiniertes Format in der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials festlegen.
Projekterstellung	Wie möchten Sie die gemeinsamen Feldwerte für Ihre Projekte definieren?	Um Konsistenz zu wahren und die Dateneingaben zu reduzieren, können Sie mit den folgenden Aufgaben Projektfeldwerte definieren: Projektstatus verwalten Risikostufen verwalten Arbeitsprioritäten verwalten Wichtigkeitsbewertungen verwalten Erfolgsbewertungen verwalten Benutzer können diese Werte dann auswählen, wenn sie ein Projekt erstellen oder aktualisieren.
Projekterstellung	Wie sollen Benutzer neue Projekte erstellen?	Sie können das Erstellen eines neuen Projekts erheblich vereinfachen, indem Sie Benutzern das Kopieren vorhandener Projekte ermöglichen. Um dieses Feature zu aktivieren, konfigurieren Sie die initiierende Aktion Projekt kopieren in der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess Projekt erstellen .
Ressourcenpläne	Wie möchten Sie Ressourcenpläne erstellen?	Wenn Sie einen Ressourcenplan für eine Projekthierarchie erstellen, erben alle Projekte derselben Hierarchie denselben Ressourcenplan. Verwenden Sie diese Methode, damit Ihre Benutzer Zeit sparen, wenn die Projekte innerhalb einer Hierarchie immer denselben Ressourcenplan verwenden. Wenn Sie einen Ressourcenplan für ein einzelnes Projekt erstellen, wird er nur für dieses Projekt verwendet. Verwenden Sie diese Methode, wenn Ihre Ressourcenpläne von Projekt zu Projekt unterschiedlich sind.
Ressourcenpläne	Wie möchten Sie die Kategorien für Projektrollen definieren?	Wenn Sie Werte für die Projektrollenkategorie n angeben, können Projektmanager die Projektrollen dann in den Ressourcenplanpositionen organisieren.
Ressourcenpläne	Möchten Sie festlegen, dass neue oder geänderte Ressourcenplanpositionen eine manuelle Genehmigung benötigen?	Projekt- und Ressourcenmanager können Änderungen an Ressourcenplanpositionen manuell genehmigen. Um den Genehmigungsprozess zu aktivieren, konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Ressourcenplanposition für Projekt .
Ressourcenpläne	Wie möchten Sie Ressourcenplandaten erfassen, die für Ihre Organisation spezifisch sind?	Sie können benutzerdefinierte Objekte so konfigurieren, dass Workday so erweitert wird, dass es Ihren persönlichen Anforderungen an Ressourcenpläne entspricht.
Projektressourcen	Wie sollen Genehmigungen für neue Projektmitarbeiter verwaltet werden?	Projekt- und Ressourcenmanager können Mitarbeiter bei neuen Projektzuweisungen manuell genehmigen. Um den Genehmigungsprozess zu aktivieren, richten Sie den Geschäftsprozess Mitarbeiter anfordern ein.
Projektressourcen	Möchten Sie dynamische Ressourcenpools verwenden, um Ihre Mitarbeitergruppen zu verwalten und die Personalbesetzung für Projekte zu vereinfachen?	Mit dynamischen Ressourcenpools können Manager Gruppen von Mitarbeitern basierend auf voreingestellten Mitarbeiterqualifikationen mit Projekten verknüpfen. Sie haben folgende Möglichkeiten: Dynamischen Ressourcenpool als Gruppe mit einer Ressourcenplanposition verknüpfen und dann bestimmte Personen aus der Gruppe ausschließen. Einen oder mehrere einzelne Mitarbeiter aus einem dynamischen Ressourcenpool einer Ressourcenplanposition zuweisen. Bei der Suche nach Mitarbeitern dynamische Ressourcenpools in Berichten anzeigen. Die Projektmitarbeiter in dynamischen Ressourcenpools können Zeit und Spesen für ihre Projektzuweisungen eingeben.
Zeiteingabe Nur für Zeiterfassung.	Möchten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Arbeitszeiten für jedes Projekt oder nur für ihre Projektzuweisungen zu protokollieren?	Sie können es Projektmitarbeitern ermöglichen, Arbeitszeiten für jedes Projekt zu protokollieren, ohne einem Ressourcenplan zugewiesen zu sein. Verwenden Sie die Zeiteingabevorlage, um dieses Feature zu aktivieren. Andernfalls müssen Sie Projektmitarbeiter einem Ressourcenplan zuweisen, bevor sie Zeit im Projekt protokollieren können.
Zeiteingabe Nur für Zeiterfassung.	Welches Zeitfenster soll der Mitarbeiter verwenden, wenn er seine Arbeitszeit in einem Projekt protokolliert?	Mitarbeiter in einem Ressourcenplan können die Zeit für ein Projekt oder eine Projektaufgabe protokollieren. Workday belegt den Datumsbereich automatisch mit dem Start- und Enddatum des Projekts vor. Sie können einen engeren Datumsbereich für Mitarbeiter konfigurieren, um ihre Zeit mit der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials zu protokollieren. Verwenden Sie dazu die Datumsangaben in folgenden Elementen: Ressourcenplänen Projektplanaufgaben Sie können mehrere Quellen verwenden, um den Datumsbereich weiter einzugrenzen. Mitarbeiter können Zeiten nur für die Überschneidungsbereiche der ausgewählten Datumsbereiche protokollieren.
Spesen Nur für Spesen.	Möchten Sie, dass Projektmitarbeiter nur die ihnen zugewiesenen Projekte in ihren Spesenabrechnungen auswählen können?	Sie können die Projekt-Worktags beschränken, die Mitarbeiter auswählen können, wenn sie eine Spesenabrechnung erstellen oder bearbeiten. Wenn Mitarbeiter nur die Worktags für ihre Projektzuweisungen auswählen können sollen, konfigurieren Sie den Abschnitt Spesen der Aufgabe Mandanten-Setup bearbeiten - Financials .

Empfehlungen

Wir empfehlen Folgendes:

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Projekt erstellen
so, dass Benutzer Projekte kopieren können, um den Zeitaufwand für die Dateneingabe zu reduzieren.

Erstellen Sie Ihre Ressourcenpläne auf Projekthierarchieebene, wenn die Projekte in derselben Hierarchie denselben Ressourcenplan verwenden. Für diese Konfiguration gilt:

Sie reduziert den Zeitaufwand für die Dateneingabe.

Sie stellt die Konsistenz sicher.

Sie vermeidet Fehler.

Konfigurieren Sie dynamische Ressourcenpools, um die Personalbesetzung eines Projekts zu vereinfachen.

Anforderungen

Aktivieren Sie den funktionalen Bereich „Project Tracking“.

Erstellen Sie Projekthierarchien.

Einschränkungen

Project Tracking verfügt über eine begrenzte Teilmenge der Features von Project. Folgende Aktionen können Sie nicht ausführen:

Fakturierbare Projekte erstellen.

Bilanziell aktivierbare Projekte erstellen.

Bericht „Mitarbeiter suchen“ verwenden, um Ihre Projekte mit Personal zu besetzen.

Mitarbeiter Projektaufgaben zuweisen.

Ressourcenprognosen erstellen.

Arbeitskostensätze erstellen oder die Arbeitskosten für ein Projekt bestimmen.

Projektbudgets erstellen.

An Kunden fakturieren.

Mandanten-Setup

Öffnen Sie die Abschnitte

Projekte

und

Spesen

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Financials

, um projektspezifische Mandantenkonfigurationsoptionen anzuzeigen.

Je nachdem, wie Sie Project Tracking in Workday konfigurieren, können Sie Folgendes tun:

Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Format für Ihre Projekt-IDs.

Grenzen Sie den Datumsbereich ein, in dem Projektmitarbeiter die Stunden, die sie an einem Projekt arbeiten, erfassen können.

Beschränken Sie den Zugriff von Mitarbeitern auf die Projekt-Worktags für ihre zugewiesenen Ressourcenpläne. Diese Beschränkung stellt sicher, dass die Mitarbeiter die richtigen Projekte für ihre Spesenabrechnungen auswählen.

Sicherheit

Domänen	Überlegungen
Business Process Administration im funktionalen Bereich „System“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können die folgenden Geschäftsprozesse bearbeiten: Projekt erstellen Projekthierarchie erstellen Projekt bearbeiten Ressourcenplanposition für Projekt Mitarbeiter anfordern
Manage: Business Process Definitions im funktionalen Bereich „System“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können die folgenden Geschäftsprozesse verwalten: Projekt erstellen Projekthierarchie erstellen Projekt bearbeiten Ressourcenplanposition für Projekt Mitarbeiter anfordern
Set Up: Project Tracking im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Superdomäne für die Domänen der Art Set Up im funktionalen Bereich „Project Tracking“. Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Projekte konfigurieren.
Set Up: Period Schedule im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können die Abrechnungsperiodenkalender für Projekte konfigurieren und verwalten.
Set Up: Project Details im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können die Konfiguration für Projektdetails verwalten, einschließlich Phasen und Aufgaben.
Set Up: Risk and Priorities im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Projektrisiken und -prioritäten konfigurieren.
Set Up: Dynamic Resource Pool im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Aufgaben und Berichte verwenden, um dynamische Ressourcenpools zu erstellen, zu bearbeiten, zu löschen und anzuzeigen.
Manage: Project Tracking im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Superdomäne für die Domänen Manage im funktionalen Bereich „Project Tracking“. Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Projekte verwalten.
Manage: Project Details im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können vorhandene Projekte verwalten und anzeigen. Sie können den Zugriff auf Projekt- und Ressourcenpläne über ihre jeweiligen Domänen steuern.
Manage: Project Plan im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Projektplaninformationen verwalten und anzeigen, einschließlich der Allokation von Ressourcen zu Projektplanaufgaben.
Manage: Project Custom Task Name im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können die Informationen zu benutzerdefinierten Aufgabennamen bearbeiten und anzeigen.
Manage: Project Resources im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Projektressourcenpläne verwalten und anzeigen.
View: Project im funktionalen Bereich „Project Tracking“.	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können Projekte anzeigen.
Worker Data: Project Tracking im funktionalen Bereich „Project Tracking“	Über diese Domäne gesicherte Benutzer können auf die Projektverfolgungsinformationen eines Mitarbeiters zugreifen. Diese Informationen umfassen die Rollen des Projektmitarbeiters und Projektinformationen im Mitarbeiterprofil.

Um einen ordnungsgemäßen Zugriff zu gewährleisten, prüfen Sie die folgenden Rollen und Aktivitäten der Teammitglieder:

Domänen-Sicherheitsrollen	Verantwortlichkeiten
Project Tracking Administrator	Konfiguriert Informationen zum Mandanten-Setup. Bearbeitet und verwaltet Geschäftsprozesse. Erstellt Projekte. Führt Entgeltabrechnungsfunktionen aus. Stellt zusammen mit dem Time Tracking Administrator sicher, dass die Zeitdaten für die Entgeltverarbeitung bereit sind.
Time Tracking Administrator	Richtet die Projektzeiteingabe in Workday Time Tracking ein.
Project Manager	Erstellt Projekte mit Ressourcenplänen und Projektplänen. Erstellt Basisprojekte, wenn nur Spesen verfolgt werden. Verwaltet den Projektplan und die Projektphasen. Genehmigt die Projektzeit.
Projektmitarbeiter	Wählt ein Projekt oder eine Projektplanaufgabe aus und gibt gearbeitete Stunden in der Zeiterfassung ein.
Expense Data Entry Specialist	Fügt mithilfe von Worktags für das Projekt, die Projektphase und die Projektaufgabe Spesen zu einem Projekt hinzu.

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse	Überlegungen
Ressourcenplanposition für Projekt im funktionalen Bereich „Project Tracking“.	Bietet Projektmanagern die folgenden Möglichkeiten: Ressourcenpläne für ein Projekt, aber nicht für die Projekthierarchie erstellen. Webservice Submit Resource Plan verwenden. Er verfügt über eine Sicherheitsrichtlinie, mit der Sie Genehmigungen für verschiedene Sicherheitsgruppen einleiten können. Sie können auch die manuelle Weiterleitung zum nächsten Schritt durch einen Business Process Administrator aktivieren.
Mitarbeiter anfordern im funktionalen Bereich „Projects“.	Ermöglicht Änderungen an Mitarbeiterzuweisungen. Dieser Geschäftsprozess ist ein erforderlicher Unterprozess des Geschäftsprozesses Ressourcenplanposition für Projekt .
Projekt erstellen im funktionalen Bereich „Project Tracking“.	Bietet Project Tracking Administrators die folgenden Möglichkeiten: Neue Projekte erstellen. Vorhandene Projekte kopieren. Webservice Projekt übermitteln verwenden. Bietet Projektmanagern die folgenden Möglichkeiten: Neue Projekte erstellen. Vorhandene Projekte kopieren. Neue Projekte prüfen und genehmigen.
Projekt bearbeiten im funktionalen Bereich „Project Tracking“.	Bietet Projektmanagern die folgenden Möglichkeiten: Vorhandene Projekte bearbeiten. Änderungen an vorhandenen Projekten prüfen und genehmigen.

Reporting

Bericht	Überlegungen
Projekte suchen	Verwenden Sie diesen Bericht, um nach vorhandenen Projekten zu suchen.
Meine Projekte	Verwenden Sie dieses Worklet, um Ihre am häufigsten verwendeten Projekte anzuzeigen.
Projekt anzeigen	Verwenden Sie diesen zusammengesetzten Bericht als zentralen Zugangspunkt zum Anzeigen und Bearbeiten von Informationen zu vorhandenen Projekten.
Zeitachse für Projektplan anzeigen	Mit diesem Bericht können Sie den Zeitplan für Projektphasen und -aufgaben nach folgenden Kriterien anzeigen: Fertigstellungsgrad. Geschätzte Stunden. Protokollierte Stunden. Verbleibende Zeit.

Sie können die folgenden Berichtsdatenquellen verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen:

„Top Level Project Hierarchies“ im Geschäftsobjekt „Projekthierarchie“.

„Project Hierarchies“ im Geschäftsobjekt „Projekthierarchie“.

„Project Roles“ im Geschäftsobjekt „Projektrolle“.

„Project Plan Phases“ im Geschäftsobjekt „Projektplanphase“.

„Project Plan Tasks“ im Geschäftsobjekt „Projektplanaufgabe“.

Integrationen

Webservice	Überlegungen
Get Projects	Ruft Projekte mit allen zugehörigen Details ab, einschließlich: Einzelnes Projekt, das auf der Referenz-ID basiert. Alle Projekte, wenn Sie keine Kriterien angeben.
Get Projects without Dependencies	Ruft Projekte ohne Ressourcenplan oder die Felder Projektgruppen und Abhängigkeiten ab. Sie können Folgendes abrufen: Einzelnes Projekt, das auf der Referenz-ID basiert. Alle Projekte, wenn Sie keine Kriterien angeben. Verwenden Sie diese Option nur für Datenmigrationen.
Submit Project	Erstellt ein Projektereignis und übermittelt es über den Geschäftsprozess Projekt erstellen zur Genehmigung. Workday erstellt dann nach der Genehmigung das neue Projekt.
Get Project Phases	Ruft Projektphasen ab.
Put Project Phase	Fügt Projektphasen hinzu und aktualisiert sie.
Get Project Role Categories	Ruft Projektrollenkategorien ab, einschließlich: Einzelne Projektrollenkategorie mit der Referenz-ID. Alle Projektrollenkategorien, wenn Sie keine Kriterien angeben.
Put Project Role Category	Fügt Projektrollenkategorien hinzu und aktualisiert sie.
Get Resource Plans	Ruft Daten zu Ressourcenplänen und Ressourcenplanpositionen ab.
Submit Resource Plan	Sendet Daten zu Ressourcenplänen und Ressourcenplanpositionen über den Geschäftsprozess Ressourcenplanposition für Projekt . Nach der Genehmigung aktualisiert Workday die Ressourcenpläne und Ressourcenplanpositionen.
Get Project Worker Roles	Ruft Projektmitarbeiterrollen ab, einschließlich: Einzelne Projektmitarbeiterrolle mit der Referenz-ID der Rolle des Projektmitarbeiters. Alle Projektmitarbeiterrollen, wenn Sie keine Kriterien angeben.
Put Project Worker Role	Fügt Projektmitarbeiterrollen hinzu und aktualisiert sie.
Get Project Plans	Ruft Projektpläne ab.
Put Project Plan	Fügt Projektpläne hinzu und aktualisiert sie.
Get Project Tasks	Ruft Projektaufgaben ab.
Put Project Task	Fügt Projektaufgaben hinzu und aktualisiert sie. Alle Aufgabennamen müssen eindeutig sein, nicht nur die Aufgaben-IDs.
Get Period Schedules Nur für Zeiterfassung.	Ruft die Perioden für die Zeiteingabe ab.
Put Period Schedule Nur für Zeiterfassung.	Fügt die Perioden für die Zeiteingabe hinzu und aktualisiert sie.

Beziehungen und Touchpoints

Project Tracking interagiert mit folgenden anderen Bereichen in Workday:

Manager weisen ihren Projekten Mitarbeiter aus HCM Core zu.

Projektmitarbeiter können über die Zeiterfassung ihre Projektstunden eingeben.

Manager und Projektmitarbeiter können über Spesen ihre Projektspesen verfolgen.

Administratoren können über die Zeiterfassung die Periodenkalender für Projekte angeben.

Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.

Konzept: Project Tracking

Überlegungen zum Setup: Projekthierarchien

Projekthierarchien erstellen

Geschäftsprozess „Projekt erstellen“ konfigurieren

Sicherheit für dynamische Ressourcenpools einrichten

Dynamische Ressourcenpools erstellen

Reference: Edit Tenant Setup - Financials

Referenz: Projektmanagementberichte

The Next Level: Project Tracking