Setup-Überlegungen: Automatische Bankauszugsabstimmung
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung der automatischen Abstimmung von Bankauszügen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Workday bietet zwei Arten der automatischen Bankauszugsabstimmung: die einfache Abstimmung und den erweiterten Modus. Die einfache Abstimmung gleicht Bankauszugspositionen und operative Transaktionen nur auf der Basis von Betrag und Datum ab. Im erweitert Modus werden Abgleichregeln mit zusätzlichen Abgleichattributen verwendet. Dieses Thema enthält Überlegungen zur Konfiguration der erweiterten automatischen Bankabstimmung.
Vorteile und Nutzen
Mit der erweiterten automatischen Bankabstimmung haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Reduzieren Sie Fehler und manuellen Aufwand.
- Verwalten Sie Ausnahmen nicht abgestimmter Transaktionen, sobald sie auftreten.
- Definieren Sie Vorschlagsregeln, die potenzielle Übereinstimmungen automatisch identifizieren.
- Erstellen Sie Regeln für Nur-Bank-Posten, um Bankauszugsposten abzustimmen, die Sie nicht in Workday erfassen, z. B. Bankgebühren.
Anwendungsfälle
Sie können Workday so konfigurieren, dass folgende Elemente automatisch abgeglichen werden:
- Mehrere Lieferantenzahlungen, die im Bankauszug zu einer Zahlung zusammengefasst sind
- Mehrere elektronische Zahlungen, die an verschiedenen Tagen bezahlt und über mehrere Bankauszüge abgewickelt wurden
- Bankauszugspositionen und abstimmbare Posten, die nach dem ersten Upload des Bankauszugs auftreten
- Ad-hoc-Banktransaktionen aus einer vordefinierten Vorlage, die mit verschiedenen Nur-Bank-Posten übereinstimmt
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Wie können Sie Bankauszugspositionen anhand von geparsten Daten mit abstimmbaren Posten abgleichen? | Sie können bestimmte Datenwerte aus Bankauszugsfeldern mithilfe des Bankauszugsparsings identifizieren, extrahieren und ändern. Sie können die geparsten Daten dann in Bedingungsregeln für den Abgleich verwenden.
Beispiel: Sie parsen einen Wert aus dem Feld Addenda und verschieben ihn in das Feld Referenz Ihres Bankauszugs. Sie können eine Abgleichregel erstellen, die bei der Abstimmung diesen Wert abgleicht. |
Wie können Sie Worktags verwenden, um Bankauszugspositionen mit abstimmbaren Posten abzugleichen? | Sie können Positionsarten von Bankauszügen mit Worktags mappen und dann Bedingungsregeln einrichten, die anhand dieser Worktags bestimmte Bankauszugspositionen mit operativen Transaktionen abgleichen.
Wenn Sie die Worktags in Bedingungsregeln für Nur-Bank-Posten angeben, weist Workday die Worktags den entsprechenden Ad-hoc-Banktransaktionen zu, um sie mit den Nur-Bank-Posten in Bankauszügen abzustimmen. Verwenden Sie eine Vorlage für Ad-hoc-Banktransaktionen und wählen Sie Worktags aus Bankauszugsposition zuweisen . |
Wie können Sie Abgleichregeln unternehmensweit wiederverwenden? | Sie können Abgleichregelsätze, die dieselbe Regel enthalten, einem oder mehreren Bankkonten zuweisen. |
Empfehlungen
- So erhöhen Sie die Genauigkeit der Abstimmung:
- Definieren Sie Betragstoleranzen als Kriterien der Abgleichbasis in Abgleichregeln. Workday verwendet die Betragstoleranzen, um die abstimmbaren Posten zu filtern.
- Planen Sie die automatische Abstimmung nur bei Bedarf und vermeiden Sie die gleichzeitige Ausführung mehrerer Abstimmungen.
- Erstellen Sie Regeln, um Übereinstimmungen für Bankauszugspositionen vorzuschlagen, die nicht genau mit den operativen Transaktionen übereinstimmen.Beispiel: Die FelderReferenzundDatumstimmen überein, aber die Beträge nicht. Definieren Sie Regeln, um Übereinstimmungen nur basierend auf Referenz und Datum vorzuschlagen.
- Um Bankauszugspositionen und operative Transaktionen mit unterschiedlichen Beträgen abzustimmen, wählen Sie das KontrollkästchenAd-hoc-Banktransaktion erstellenin Abgleichregeln „Eins-zu-Eins“, die eine Betragstoleranz haben. Workday erstellt automatisch eine Ad-hoc-Banktransaktion für die Differenz zwischen der Bankauszugsposition und dem Transaktionsbetrag.
- Um eine Bankauszugsposition mit einer operativen Transaktion mit unterschiedlichen Datumsangaben abzustimmen, können Sie eine Datumstoleranz für diese Abgleichregeln konfigurieren:
- Regel „Eins-zu-Eins“: Im GridAbgleichbasisgeben Sie einen Wert fürInnerhalb Anzahl von TagenWert für das Datum der Auszugsposition an.
- Regel „Eins-zu-Viele“: Definieren Sie eine Bedingungsregel, die eine Datumstoleranz für das Datum der Auszugsposition enthält.
- Wenn Sie Abgleichregelsätze erstellen, setzen Sie die spezifischsten Regeln vor die allgemeineren Regeln. Workday berücksichtigt zuerst Bankauszugspositionen mit spezifischen Kriterien, bevor allgemeinere Bankauszugspositionen abgestimmt werden. Beispiel: Workday stimmt zuerst eine Bankauszugsposition für 500,00 mit dem Artcode 495 und einem Addenda-Wert der Lieferantenzahlung ab, bevor eine andere Auszugsposition nur für den Betrag abgestimmt wird.
- Wenn Sie Bedingungsregeln für Nur-Bank-Posten erstellen, müssen Sie Folgendes sicherstellen:
- Die bereitgestellten oder berechneten Berichtsfeldergebnisse sind für Ihre Bedingungen genau.
- Sie haben alle Attribute in Bedingungsregeln korrekt formatiert. Beispiel: Auf alle offenen Klammern folgen geschlossene Klammern.
- Sie haben alle erforderlichen Parameter für die in Ihren Bedingungen verwendeten Kontierungsregelwerte korrekt konfiguriert.
Anforderungen
- Laden Sie vortägige Bankauszüge hoch oder erfassen Sie diese manuell.
- Erstellen oder laden Sie operative Transaktionen.
Einschränkungen
- Sie können Bankauszugspositionen und operative Transaktionen mit unterschiedlichen Beträgen nur automatisch mithilfe der Abgleichmethode „Eins-zu-Eins“ abstimmen. Die anderen Abgleichmethoden müssen Sie manuell abstimmen, indem Sie eine Ad-hoc-Banktransaktion für die Differenz erstellen.
- Sie können nicht viele Bankauszugspositionen mit vielen abstimmbaren Posten innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs abstimmen. Um einen unbestimmten Datumsbereich abzustimmen, erstellen Sie eine Abgleichregel „Viele-zu-Viele“ ohne Kriterien, die nach Datum abgleichen. Wenn Sie Datumsangaben in der Regel ausschließen, berücksichtigt Workday alle ausstehenden Bankauszugspositionen und operativen Transaktionen. Beispiel: Ihre Bank wickelt über mehrere Tage lang eine Gruppe elektronischer Lieferantenzahlungen ab.
Mandanten-Setup
Aktualisieren Sie die Abstimmungskonfiguration für ein Bankkonto mit den folgenden Einstellungen:
- Aktivieren Sie das KontrollkästchenErweiterter Modus, um dem Bankkonto einen Abgleichregelsatz und einen Regelsatz für Nur-Bank-Posten zuzuweisen. Standardmäßig verwendet Workday die einfache Abstimmung, die auf der Basis von Transaktionsbetrag und -datum erfolgt.
- Weisen Sie dem Bankkonto einen Parsing-Regelsatz zu, wenn Sie in Ihren Abgleichbedingungsregeln geparste Daten verwenden.
- Wählen Sie die Bedingungen für die Initiierung einer automatischen Bankabstimmung aus.
- Wählen Sie die Bedingungen für die Initiierung eine Abstimmung von Nur-Bank-Posten aus.
Sicherheit
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Set Up: Bank Reconciliation im funktionalen Bereich „Settlement“ | Bietet Zugriff zum Einrichten von Bankabstimmungen und zum Anzeigen zugehöriger Berichte. |
Process: Ad hoc Bank Transaction (New) im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“ | Bietet Zugriff zum Verarbeiten von Ad-hoc-Banktransaktionen und zum Anzeigen zugehöriger Berichte. |
Process: Ad hoc Bank Transaction Template im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“ | Bietet Zugriff zum Verarbeiten von Ad-hoc-Banktransaktionen und zum Anzeigen zugehöriger Berichte. |
Access Matching Rule Set (Segmented) im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“ | Bietet Zugriff darauf, welche Benutzer Abgleichregelsätze für Bankauszüge und nicht für Abstmmung von Journalpositionen erstellen und verwalten können. |
Process: Matching Rule Set im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“ | Bietet Zugriff auf automatische Bankabstimmungen mit Abgleichregelsätzen. |
Set Up: Matching Rule Set im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“ | Bietet Zugriff zum Erstellen von Abgleichregeln und -regelsätzen. |
Process: Bank Reconciliation im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“ | Bietet Zugriff auf automatische Bankabstimmungen mithilfe von Bankabstimmungen oder Abgleichregelsätzen. |
Set Up: Tenant Setup - Worklets im funktionalen Bereich „System“ | Bietet Zugriff zum Anzeigen und Konfigurieren des Dashboards „Bankauszugsabstimmung“. |
Geschäftsprozesse
Geschäftsprozess | Überlegungen |
|---|---|
Ad-hoc-Banktransaktionsereignis
| Sendet neue oder bearbeitete Ad-hoc-Banktransaktionen zur Genehmigung. |
Bankauszugsereignis
| Sendet Ihre Bankauszugsabstimmungen zur Genehmigung. Beispiel: Sie benötigen die Genehmigung der Bankauszugsabstimmung für bestimmte Bankkonten. |
Reporting
Sie können folgende wichtige Berichte für Ihre Abstimmungen verwenden.
Bericht oder Dashboard | Überlegungen |
|---|---|
Buch-Bank-Bericht
| Nach der Ausführung von Bankauszugsabstimmungen können Sie mit diesem Bericht Abweichungen zwischen Ihren Bankauszugssalden und Hauptbuchsalden evaluieren. |
Buch-Bank-Bericht nach Bankkontowährung
| Zeigt die in das Hauptbuch gebuchten Transaktionen in einer einheitlichen Bankkontowährung an. Workday konvertiert Transaktionen in mehreren Währungen mithilfe des angegebenen Umrechnungsregelsatzes und der Bankkontowährung. |
Bericht Nicht verrechnete Posten
| Mit diesem Bericht können Sie operative Transaktionen identifizieren, die zu einem bestimmten Datum ausstehend sind. |
Dashboard Bankauszugsabstimmung
| Stellt grafische Berichts-Worklets zur Verfolgung der Abstimmungen von Bankauszügen in Ihrer Organisation bereit.
Über das Dashboard können Sie Regeldefinitionen anpassen oder Regeln entfernen, die keine gute Performance bieten. |
Integrationen
Sie können Ihre Bankauszüge in folgenden Formaten über den Konnektor für Bankauszüge hochladen:
- BAI2
- BTRS
- ISO 20022
- MT940/942
- Benutzerdefinierte Formate wie kommagetrennte Werte (CSV)
Beziehungen und Touchpoints
Sie können folgende Workday-Transaktionen außerhalb des Liquiditätsmanagements automatisch abstimmen:
- Kontoeinzahlungen, Zahlungen und Rückerstattungen für Kunden
- Spesenzahlungen
- Sonstige Zahlungen
- Entgeltzahlungen
- Studentenzahlungen
- Lieferantenzahlungen
Sie können auch in Accounting Center erstellte Transaktionen, die Sie für die Abstimmung aktiviert haben, automatisch abstimmen. Siehe: Buchungsquelle bearbeiten.
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.