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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-12-27
Accounting Center-Batches aus Quellsystemen erstellen

Accounting Center-Batches aus Quellsystemen erstellen

Konfigurieren Sie folgende Geschäftsprozesse:
  • Accounting Center-Batch-Initiierungsereignis
    .
    Nehmen Sie den Primärprozess für Accounting Center-Batch-Initiierung als Batch/Job in die Geschäftsprozessdefinition auf.
  • Accounting Center-Enrichment - Ereignis
    .
    Nehmen Sie den Primärprozess für Accounting Center-Enrichment als Batch/Job in die Geschäftsprozessdefinition auf.
  • Accounting Center-Detailbuchung - Ereignis
    .
    Schließen Sie den Primärprozess für Accounting Center-Detailbuchungen als Batch/Job in die Geschäftsprozessdefinition ein.
  • Accounting Center-Zusammenfassung - Ereignis
    .
    Schließen Sie den Primärprozess für Accounting Center-Zusammenfassung als Batch/Job in die Geschäftsprozessdefinition ein.
    Wenn Sie eine vorherige Genehmigung von Zusammenfassungsjournalen benötigen, bevor Sie sie im Hauptbuch buchen, konfigurieren Sie mindestens einen zusätzlichen Prüfschritt für den Geschäftsprozess Accounting Center-Zusammenfassungsereignis. Siehe: Accounting Center-Batch-Journale genehmigen.
Sicherheit: Domäne
Process: Accounting Center
 im funktionalen Bereich „Accounting Center“.
Abhängig von den Quellen können Sie die folgenden beiden Arten von Batches in Accounting Center erstellen:
  • Primärquelle: Batches, die verarbeitete Transaktionen enthalten, die von einem Quellsystem erstellt wurden.
  • Manuelle Detailjournale: Batches, die Transaktionen enthalten, die von manuellen Detailbuchungsjournalen erstellt wurden. Siehe: Manuelle Accounting Center-Detailjournale erstellen.
Sie erstellen einen Batch „Primäre Quelle“, um eine Reihe von Quelltransaktionen zu folgenden Zwecken zu verarbeiten:
  1. Daten anreichern
  2. Detailbuchungen generieren
  3. Generieren Sie zusammengefasste Buchungen.
  1. (Optional) Weisen Sie über eine eingeschränkte Sicherheitsgruppe Roles - Source System Zugriff auf die Domäne
    Process: Accounting Center
     zu.
    Wenn Sie einem Benutzer über eine eingeschränkte Sicherheitsgruppe Zugriff auf eine Domäne gewähren, beschränkt Workday den Zugriff auf jede Buchungsquelle basierend auf der Benutzerrolle.
  2. (Optional) Fügen Sie die Sicherheitsgruppe Roles - Source System zur Sicherheitsrichtlinie
    Accounting Center-Zusammenfassung - Ereignis
    hinzu.
    Wenn Sie einem Benutzer über eine eingeschränkte rollenbasierte Sicherheitsgruppe Zugriff auf einen Geschäftsprozess gewähren, beschränkt Workday den Zugriff auf jede Buchungsquelle basierend auf der Benutzerrolle.
  3. Accounting Center-Batch initiieren
    Wenn Sie einen Batch initiieren, geschieht Folgendes:
    • Ordnet WPA_Row_ID und WPA_Load_ID in jeder importierten Zeile aus dem Quellsystem folgenden Elementen zu:
      • AC_Transaction_ID
      • AC_Batch
      • AC_Batch_Run
    • Erstellt eine persistente Mapping-Tabelle.
    Bevor Sie einen Batch initiieren können, stellen Sie sicher, dass der Batch mindestens eine Transaktion enthält.
    1. Öffnen Sie die Aufgabe
      Accounting Center-Batch initiieren
       .
    2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
      Feld
      Beschreibung
      Buchungsquelle
      Wählen Sie die Buchungsquelle, für die Sie einen neuen Batch initiieren möchten.
      Initiierende Phase
      Workday füllt
      Batch-Initiierung
      automatisch aus.
      Verarbeitungsoptionen
      Workday füllt
      Batch initiieren
      automatisch aus.
      Bestätigen Sie
      Scheck
    3. Klicken Sie auf
      OK
       und dann auf
      Fertig
      .
      Es geschieht Folgendes:
      • Initiiert den Geschäftsprozess
        Accounting Center-Batch-Initiierung - Ereignis
         .
      • Startet automatisch Enrichment 1, um Daten für detaillierte und zusammengefasste Buchungen anzureichern.
    4. Klicken Sie auf der Seite
      Accounting Center-Batch initiieren
       auf den Batch.
      Workday zeigt die Seite
      Accounting Center-Batch
       anzeigen an.
    5. Klicken Sie auf
      Aktualisieren
      .
    6. Bestätigen Sie auf dem Register
      Aktuelle Ansicht nach Phase
       , dass die Phase „Batch-Initiierung“ den Status
      In Bearbeitung
       hat.
    7. Klicken Sie auf das Register
      View by All Runs
       und bestätigen Sie, dass das Laufereignis für die Phase Batch-Initiierung den Laufstatus
      Primärprozess in Bearbeitung
       hat.
    8. Aktualisieren Sie die Seite, um zu bestätigen, dass der Laufstatus für das Laufereignis der Phase Batch-Initiierung den Status
      Abgeschlossen
      hat.
      Sobald die Phase der Batch-Initiierung abgeschlossen ist, startet Workday automatisch Enrichment 1.
      Die Eingabetabelle für die Phase "Enrichment" unterscheidet sich von der Ausgabetabelle für die Phase "Initiierung".
  4. Enrichment-Daten erstellen
    Wenn Sie Daten anreichern, wird die Datenquelle für detaillierte und zusammengefasste Buchungen vorbereitet.
    1. Wählen Sie auf der Seite
      View Accounting Center Batch
       das Register
      Aktuelle Ansicht nach Phase
       und bestätigen Sie, dass die Phase „Enrichment“ den Status
      In Bearbeitung
       hat.
    2. Klicken Sie auf das Register
      View by All Runs
       und bestätigen Sie, dass die Phase Enrichment den Laufstatus
      Primärprozess in Bearbeitung
       hat.
    3. Aktualisieren Sie die Seite, um zu bestätigen, dass der Laufstatus für die Phase "Enrichment" den Status
      Abgeschlossen
      hat.
      Wenn keine Fehler vorliegen, der Prozess aber dennoch erneut ausgeführt werden soll:
      • Klicken Sie auf
        Ausführen
        .
      • Wählen Sie für Verarbeitungsoptionen
        Rollback
        zu ausgewählter Phase und Erneut verarbeiten
        .
      • Wählen Sie für Phase
        auswählen die
        Option Enrichment
        .
      • Lassen Sie das Kontrollkästchen
        Verworfene einschließen
        deaktiviert.
      • Klicken Sie auf
        OK
        .
      Workday führt ein Rollback der Transaktionen in die Phase „Enrichment“ durch und verarbeitet die Transaktionen erneut.
      Wenn die Ausführung Fehler enthält, wird auf dem Register
      View by All Runs
       die Schaltfläche
      Fehler
       anzeigen für die Phase angezeigt.
    4. Klicken Sie auf
      Fehler
      anzeigen, um Fehler anzuzeigen. Siehe: Fehler anzeigen, beheben und erneut verarbeiten.
      Bevor Sie die detaillierte Buchhaltung ausführen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Fehler aus der Phase "Enrichment 1" behoben oder verworfen haben.
  5. Detailbuchungen erstellen
    Sie können detaillierte Buchungen für Finanz-, Betriebs- und Managerberichte generieren.
    1. (Optional) Benutzerdefinierte Validierungen erstellen, siehe Konzept: Benutzerdefinierte Validierungen für Detailbuchungen.
    2. Öffnen Sie den Bericht
      Accounting Center-Batch
       suchen.
    3. Wählen Sie auf der Seite
      Accounting Center-Batches suchen
       für
      Batch-Art
      die Option
      Primäre Quelle
      .
    4. Klicken Sie auf den Batch, für den Sie detaillierte Buchungen erstellen möchten.
    5. Wählen Sie auf der Seite
      View Accounting Center Batch
       das Register
      Current View by Phase
       .
    6. Klicken Sie für die Phase der
      Detailbuchung
       auf
      Ausführen
      .
      Workday zeigt die Seite
      Accounting Center-Ereignis
       ausführen an.
    7. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
      Feld
      Beschreibung
      Buchungsquelle
      Phase
      Batch
      Workday füllt die folgenden Felder automatisch aus:
      • Buchungsquelle
      • Phase
      • Batch-Details
      Verarbeitungsoptionen
      Wählen Sie Nicht verarbeitete Transaktionen ausführen, damit
      Workday
       detaillierte Buchungen für nicht verarbeitete Transaktionen erstellt.
    8. Klicken Sie auf
      OK
       und dann auf
      Fertig
      .
      Der Prozess initiiert ein
      Accounting Center-Detailbuchungsereignis
       .
    9. Bestätigen Sie auf dem Register
      Aktuelle Ansicht nach Phase
       , dass die Phase der
      Detailbuchung den Status In Bearbeitung
       hat.
    10. Klicken Sie auf das Register
      View by All Runs
       und bestätigen Sie, dass die Phase Detailbuchungen den Laufstatus
      Primärprozess in Bearbeitung
       hat.
    11. Aktualisieren Sie die Seite, um zu bestätigen, dass der Laufstatus für die Phase Detailbuchungen den Status
      Abgeschlossen
      hat.
      Wenn keine Fehler vorliegen, der Prozess aber dennoch erneut ausgeführt werden soll:
      • Klicken Sie auf
        Ausführen
        .
      • Wählen Sie für Verarbeitungsoptionen
        Rollback
        zu ausgewählter Phase und Erneut verarbeiten
        .
      • Wählen Sie für Phase
        auswählen die
        Option Detailbuchungen
        .
      • Lassen Sie das Kontrollkästchen
        Verworfene einschließen
        deaktiviert.
      • Klicken Sie auf
        OK
        .
      Workday führt einen Rollback der Transaktionen in die Phase der Detailbuchungen durch und verarbeitet die Transaktionen erneut.
      Wenn die Ausführung Fehler enthält, wird auf dem Register
      View by All Runs
      die Schaltfläche
      Fehler
       anzeigen für die Phase angezeigt.
    12. Klicken Sie auf
      Fehler
      anzeigen, um Fehler anzuzeigen. Siehe: Fehler anzeigen, beheben und erneut verarbeiten.
      Bevor Sie die Zusammenfassung ausführen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Fehler aus der Phase der Detailbuchungen behoben oder verworfen haben.
  6. Zusammengefasste Buchungen erstellen
    Sie können zusammengefasste Buchungen generieren, um detaillierte Buchungsergebnisse zu aggregieren.
    Zusammengefasste Journale werden nicht auf eine Budgetprüfung geprüft und werden gebucht, auch wenn sie das Budget überschreiten.
    1. Wählen Sie auf der Seite
      „Accounting Center-Batch
       anzeigen“ das Register
      Aktuelle Ansicht nach Phase
       .
    2. Klicken Sie für die Phase
      „Zusammenfassung
       “ auf
      Ausführen
      .
      Workday zeigt die Seite
      Accounting Center-Ereignis
       ausführen an.
    3. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
      Feld
      Beschreibung
      Buchungsquelle
      Phase
      Batch
      Workday füllt die folgenden Felder automatisch aus:
      • Buchungsquelle
      • Phase
      • Batch-Details
      Verarbeitungsoptionen
      Wählen Sie Nicht verarbeitete Transaktionen ausführen, damit
      Workday
       eine Sammelbuchung für nicht verarbeitete Transaktionen erstellt.
    4. Klicken Sie auf
      OK
       und dann auf
      Fertig
      .
      Der Prozess initiiert den Prozess
      Zusammenfassungsereignis
      .
      Der Zusammenfassungsprozess schlägt fehl, wenn das Sammeljournal den maximalen Grenzwert von 2 Millionen Positionen überschreitet. Workday empfiehlt, Ihre Konfiguration oder importierte Daten zu aktualisieren, damit die Zusammenfassung zu weniger Journalpositionen führt.
    5. Bestätigen Sie auf dem Register
      Aktuelle Ansicht nach Phase
       , dass die Phase „Zusammenfassung“ den Status
      In Bearbeitung
       hat.
    6. Klicken Sie auf das Register
      View by All Runs
       und bestätigen Sie, dass die Phase Zusammenfassung den Laufstatus
      Primärprozess in
       Bearbeitung hat.
    7. Aktualisieren Sie die Seite, um zu bestätigen, dass der Laufstatus für die Phase Zusammenfassung den Status
      Abgeschlossen
      hat.
      Wenn die Ausführung Fehler enthält, wird die Schaltfläche
      Fehler
       anzeigen für die Phase angezeigt.
    8. Lösen Sie Fehler aus, korrigieren Sie sie und verarbeiten Sie sie erneut. Siehe: Fehler anzeigen, beheben und erneut verarbeiten.
      Bevor Sie zusammengefasste Buchungen anzeigen können, müssen Sie alle Fehler aus der Phase Zusammenfassung beheben.
  7. Zusammengefasste Journale für den Batch anzeigen
    1. In den möglichen Aktionen für den Batch wählen Sie
      Accounting Center-Batch
      Accounting Center-Sammeljournale anzeigen
      .
    2. Klicken Sie auf das Journal, für das Sie zusammengefasste Buchungen anzeigen möchten.
    3. Um zurück zum Accounting Center-Batch zu navigieren, wählen Sie in den möglichen Aktionen für das Journal JournaleingabeAccounting Center-
      Batch
      anzeigen
      .
    Um alle zusammengefassten Journale für die Buchungsquelle zu prüfen, siehe Zusammengefasste Journale anzeigen.