Accounting Center-Batch-Journale genehmigen
Falls erforderlich, können Sie einen oder mehrere Prüfschritte im Geschäftsprozess „Accounting Center-Zusammenfassung - Ereignis“ konfigurieren. Wenn Sie einen Prüfschritt konfigurieren, können Sie Accounting Center-Sammeljournale genehmigen oder ablehnen, bevor Workday sie für Batch-Arten der Art Primärquelle in das Hauptbuch bucht.
Sie konfigurieren die Prüfschritte nach dem Batch/Job für den primären Prozess „Accounting Center-Zusammenfassung“ und vor dem Batch/Job für „Accounting Center-Zusammenfassung“ und „Abschluss synchronisieren“.
Sie müssen die Aktionen Accounting Center-Zusammenfassung und Sync-Abschluss - Batch/Job nicht konfigurieren, wenn Sie keine Prüfschritte hinzufügen.
- (Optional) Fügen Sie die Sicherheitsgruppe Roles - Source System zur SicherheitsrichtlinieAccounting Center-Zusammenfassung - Ereignishinzu.Wenn Sie einem Benutzer über eine eingeschränkte rollenbasierte Sicherheitsgruppe Zugriff auf einen Geschäftsprozess gewähren, beschränkt Workday den Zugriff auf jede Buchungsquelle basierend auf der Benutzerrolle.
- Öffnen Sie den GeschäftsprozessAccounting Center-Zusammenfassung - Ereignis (Standarddefinition).
- In den möglichen Aktionen für die Geschäftsprozessdefinition wählen Sie .
- WählenSie als Gültigkeitsdatum das heutige Datum.
- Klicken Sie aufOK.
- KlickenSie auf Zeile hinzufügen.
- Bei der Bearbeitung der Geschäftsprozessschritte sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung FeldWertReihenfolgeStellen Sie sicher, dass die Reihenfolge für die neue Zeile nach dem Schritt Accounting Center-Zusammenfassung - Primärprozess - Batch/Job erfolgt. Beispiel: c.ArtAktionAngebenPrüfen Sie den Accounting Center-ZusammenfassungslaufGruppeWählen Sie eine benutzerbasierte Sicherheitsgruppe aus, die „Accounting Center-Zusammenfassung prüfen“ gemäß der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess Accounting Center-Zusammenfassung - Ereignis anzeigen darf.Workday fügt diesem Schritt automatisch eine vordefinierte Einstiegsbedingung (Workday-Eigentümer) hinzu. Bei dieser Einstiegsbedingung wird der Schritt „Prüfung“ nur unter folgenden Bedingungen ausgeführt:- Accounting Center-Batch-Art ist die primäre Quelle.
- Dem Batch sind zugehörige Accounting Center-Sammeljournale im Status „Erstellt“ zugeordnet.
- Die Verarbeitungsoption ist nicht auf Rollback gesetzt.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Schritte zur Prüfung hinzu. Beispiel: Für verschiedene Buchungsquellen sind möglicherweise verschiedene Prüfschritte erforderlich, wenn unterschiedliche Sicherheitsgruppen bestimmte Buchungsquellen genehmigen oder ablehnen müssen.
- Nachdem Sie alle Prüfschritte hinzugefügt haben, klicken Sie aufZeilehinzufügen.
- Bei der Bearbeitung der Geschäftsprozessschritte sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung FeldWertReihenfolgeStellen Sie sicher, dass die Reihenfolge für die neue Zeile nach den beiden folgenden Elementen erfolgt:- Schritt Accounting Center-Zusammenfassung - Primärprozess - Batch/Job.
- Alle Prüfschritte.
ArtBatch/JobAngebenAccounting Center-Zusammenfassung und -Synchronisierung.Dieser Job bucht die zusammengefassten Journale, die vom Zusammenfassungslauf erstellt wurden.Ausführen als BenutzerName des Benutzers oder Integrationssystembenutzers, der Accounting Center-Batches ausführt.Workday empfiehlt, denselben Benutzer auszuwählen, der den ersten Jobschritt Zusammenfassung - Primärprozess ausführt.Workday fügt diesem Schritt automatisch eine vordefinierte Einstiegsbedingung (Workday-Eigentümer) hinzu. Bei dieser Einstiegsbedingung wird der Schritt „Prüfung“ nur unter folgenden Bedingungen ausgeführt:- Accounting Center-Batch-Art ist die primäre Quelle.
- Die Verarbeitungsoption ist nicht auf Rollback gesetzt.
- Fügen Sie bei Bedarf Bedingungsregeln zu den Schritten Prüfen und allen Nachbearbeitungsschritten hinzu.
- Klicken Sie aufOK.
Wenn Sie zusammengefasste Journale erstellen, initiiert Workday den Geschäftsprozess
Accounting Center
-Zusammenfassung - Ereignis und sendet eine Benachrichtigung Meine Aufgaben an die Genehmiger, damit sie notwendige Aktionen ausführen können.
Die Benachrichtigung Meine Aufgaben enthält ein Grid
Sammeljournal
, in dem maximal 100 Sammeljournale angezeigt werden, die im Batch-Lauf erstellt wurden.
Umkehr- und alternative Hauptbuch-Währungsjournale sind nicht in den eindeutigen Zusammenfassungs-Grid-Zeilen enthalten, sondern werden in ihren übergeordneten Journalzeilen referenziert.
Der Laufstatus des Zusammenfassungslaufs auf dem Register
View by All Runs
im Bericht Accounting Center-Batch
anzeigen zeigt den Status Primärprozess: Wartet auf Genehmigung an
.Genehmigern steht Folgendes zur Verfügung:
- Klicken Sieauf Genehmigen, um den Batch-Lauf zu genehmigen.Der Job "Zusammenfassung in Accounting Center" und "Abschluss synchronisieren" bucht die Sammeljournale im Hauptbuch.Sie genehmigen Journale auf der Ebene des Batch-Laufs für alle Sammeljournale innerhalb eines Batch-Laufs, nicht für einzelnes Sammeljournal.
- Klicken Sie aufAblehnen, um den Batch-Lauf abzulehnen.Wenn Sie den Batch-Lauf ablehnen, gilt Folgendes:
- Die Phase „Zusammenfassung“ bleibt in Bearbeitung, bis Sie den Batch abbrechen oder rückgängig machen.
- Der Ausführungsstatus der Phase Zusammenfassung auf dem RegisterView by All Runsim BerichtView Accounting Center Batchzeigt den StatusAbgelehntan.
Für abgelehnte Batch-Läufe können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:- Brechen Sie den Batch in den möglichen Aktionen für den Batch ab.
- Klicken Sie auf die SchaltflächeAusführenauf dem RegisterAktuelle Ansicht nach Phasedes BerichtsAccounting Center-Batch anzeigen, um ein Rollback des Batches in eine vorherige Phase durchzuführen.Workday führt folgende Aktionen aus:
- Workday bricht die Accounting Center-Zusammenfassung ab, die im Batch-Lauf Abgelehnt erstellt wurde.
- Startet ein neues Laufereignis für die Zusammenfassung, das neue zusammengefasste Journale erstellt.
- Neue Sammeljournale werden erstellt, wenn nachfolgende Zusammenfassungsläufe ausgeführt werden.
Genehmiger können außerdem Folgendes tun:
- Sie können Anhänge hinzufügen, um ihre Aktionen zu unterstützen.
- Klicken Sie auf jedes Sammeljournal, um Details zu jedem Journal anzuzeigen.
- Klicken Sie auf das RegisterStatushistorie, um die Statushistorie des Journals zu prüfen.
- KlickenSie auf das Register Prozesshistorie, um alle Geschäftsprozessschritte zu prüfen, die für alle Zusammenfassungsläufe in einem Batch ausgeführt wurden, und nicht nur den Zusammenfassungslauf, der das Journal erstellt hat.Alle Accounting Center-Journale in einem Batch haben dieselbe Prozesshistorie und alle in der Historie von Accounting Center-Sammeljournalen angezeigten Schritte können Prozessschritte anzeigen, die nicht mit dem Journal verknüpft sind.