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Dokumentation
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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-10-04
Manuelle Accounting Center-Detailjournale erstellen

Manuelle Accounting Center-Detailjournale erstellen

  • Konfigurieren Sie folgende Geschäftsprozesse:
    • Accounting Center-Detailjournal genehmigen - Ereignis
       , um manuelle Accounting Center-Detailjournale zur Genehmigung weiterzuleiten.
      Konfigurieren Sie Genehmigungen für die Accounting Center-Detailjournale.
    • Accounting Center-Detailjournal - Batch-Initiierungsereignis
      .
      Nehmen Sie den Primärprozess für die Initiierung von Accounting Center-Detailjournal-Batch als Batch/Job in die Geschäftsprozessdefinition auf.
    • Accounting Center-Zusammenfassung - Ereignis
      .
      Schließen Sie den Primärprozess für Accounting Center-Zusammenfassung als Batch/Job in die Geschäftsprozessdefinition ein.
  • Sicherheit:
    Process: Accounting Center Detail Journals
     im funktionalen Bereich „Accounting Center“.
Sie können ein manuelles Journal mit Worktags, zusätzlichen Attributen und Steuerdetails in der Detailbuchung für verschiedene Zwecke erstellen, z. B.:
  • Korrigieren Sie Daten, die durch die traditionelle Batch-Verarbeitung erstellt wurden.
  • Erstellen Sie Umkehrrückstellungen in der aktuellen Periode für Quelldaten, die sich noch nicht in Accounting Center befinden.
Sie können manuelle Detailjournale nur direkt in den Phasen Detailbuchungen und Zusammenfassung verarbeiten. Für manuelle Detailjournale gibt es keine Import- oder Enrichment-Phase.
Bei Batches mit manuellen Detailjournalen geschieht Folgendes:
  • Workday ignoriert alle Verarbeitungsoptionen, die Sie für die Buchungsquelle in der Aufgabe
    Accounting Center-Prozesskonfiguration bearbeiten konfiguriert
     haben.
  • Auf der Seite
    Accounting Center-Ereignis ausführen müssen Sie Folgendes
     tun:
    • Deaktiviert die
      Optionen Fehler verwerfen und mit zukünftigem Batch verarbeiten, da Sie Transaktionen für die Batch-Arten Manuelles Detailjournal
       nicht verwerfen können.
    • Zeigt
       die Phase „Zusammenfassung“ nur an, wenn Sie auf
      Ausführen
       klicken und
      Rollback zu ausgewählter Phase und erneut verarbeiten
      auswählen.
Die Accounting Center-Detailjournale werden nicht direkt in Ihr Hauptbuch gebucht, sondern Workday fasst sie stattdessen zusammen, bevor sie im Hauptbuch gebucht werden.
  1. Öffnen Sie den Bericht
    Feature-Opt-in verwalten
     und wählen Sie für das Feature Accounting Center-Detailjournale - Kontextabhängige Sicherheit nach Buchungsquelle die Option
    Opt-in für Feature
    .
  2. (Optional) Fügen Sie die Sicherheitsgruppe Roles - Source System zur Sicherheitsrichtlinie
    Accounting Center-Zusammenfassung - Ereignis
     hinzu.
    Wenn Sie einem Benutzer über eine eingeschränkte Sicherheitsgruppe Zugriff auf eine Domäne gewähren, beschränkt Workday den Zugriff auf jede Buchungsquelle basierend auf der Benutzerrolle.
  3. (Optional) Setzen Sie ein Opt-in für das Feature
    Accounting Center-Detailjournale - Kontextabhängige Sicherheit nach Buchungsquelle
     und sichern Sie folgende Unterdomänen in der
    Sicherheitsdomäne Process: Accounting Center Detailed Journals
     durch die eingeschränkte Sicherheitsgruppe Roles - Source System:
    • Verarbeiten: Accounting Center-Detailjournale - Anhang hinzufügen
    • Verarbeiten: Accounting Center-Detailjournale - Anhang hinzufügen/ändern
    • Verarbeitung: Accounting Center-Detailjournale - Abbrechen
    • Process: Accounting Center Detailed Journals - Core
    • Verarbeiten: Accounting Center-Detailjournale - Reporting
    • Verarbeiten: Accounting Center-Detailjournale - Ansicht
  4. (Optional) ID-Generator für Accounting Center-Detailjournal konfigurieren.
    Öffnen Sie eine der folgenden Aufgaben:
    • Mandanten-
      Setup bearbeiten - Financials
       , um eine ID für alle manuellen Accounting Center-Detailjournale auf Mandantenebene zu konfigurieren.
    • ID-Definitionen für Unternehmen bearbeiten
       , um eine ID für alle manuellen Accounting Center-Detailjournale auf Unternehmensebene zu konfigurieren.
    Die Werte des ID-Sequenzgenerators für Unternehmen haben Vorrang vor der Konfiguration von Mandanten-Setup.
  5. (Optional) Verwenden Sie das Berichtsfeld
    Batch-Art
    , um eine Bedingungsregel für den Geschäftsprozess Accounting Center-Zusammenfassung - Ereignis zu erstellen.
  6. Öffnen Sie die Aufgabe
    Accounting Center-Detailjournal erstellen
     .
  7. Bei der Bearbeitung des Journal-Headers sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Buchungsquelle
    Wählen Sie die Buchungsquelle, für die Sie das manuelle Detailjournal erstellen möchten.
    Hauptbuch
    Wählen Sie ein Unternehmen mit einem Ist-Hauptbuch.
    Workday unterstützt die Eingabe von Detailjournalen für keines der folgenden Hauptbücher:
    • Obligo
    • Verpflichtung
    Sie können auch die Werteliste
    Hauptbücher nach Unternehmenshierarchie
     verwenden, um durch eine Unternehmenshierarchie zu navigieren und dann das Unternehmens-Hauptbuch zu wählen.
    Währung
    Die für Finanztransaktionen verwendete Unternehmenswährung. Workday füllt das Feld basierend auf dem gewählten
    Hauptbuch
     aus.
    Journalquelle
    Zeigt Journalquellen an, die Sie als
    Buchungsquelle
     in der Aufgabe
    Journalquellen verwalten
     konfiguriert haben.
    Wechselkursart
    Sie können eine Wechselkursart angeben, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Mehrere Währungen aktivieren
     aktivieren. Wenn Sie keine Art angeben, verwendet Workday
    Überschreibung für Wechselkursart
     in der Aufgabe
    Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten
    .
    Buchcode
    Lassen Sie das Feld leer, um den leeren Buchcode zu buchen.
    Externe Referenz-ID
    (Optional) Geben Sie die Referenz-ID ein. Mit der Referenz-ID können Sie Quellsystemtransaktionen, die Sie in Workday importieren, zu Auditzwecken verfolgen.
    Mehrere Währungen aktivieren
    (Optional) Wählen Sie diese Option, um
    Wechselkursart
     zu aktivieren, wenn Sie eine andere als die Standardwechselkursart verwenden möchten.
    Workday füllt
     die Auswahl des Kontrollkästchens Mehrere Währungen aktivieren basierend darauf aus, ob die ausgewählte Buchungsquelle für mehrere Währungen aktiviert ist.
    Steuerdetails aktivieren
    Wählen Sie diese Option, um Details zum Steuerreporting zu einem manuellen Accounting Center-Detailjournal hinzuzufügen.
    Wenn Sie diese Option aktivieren, müssen Sie im Grid
    "Journaleingabepositionen"
    Steuerdetails
     angeben.
    Umkehr erstellen
    Wählen Sie diese Option, um
    Umkehrdatum
     zu aktivieren, damit Sie das Datum eingeben können, an dem die Journaleingaben umgekehrt werden sollen. Der Standard ist die nächste offene Periode.
    Sowohl die Journalperiode als auch die Umkehrperiode müssen offen sein.
    Abstimmen mit Bank
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die zusammengefassten Kassenjournalpositionen abstimmen möchten.
    Manuelle Journalpositionen, die Sie auswählen, stehen für die Abstimmung zur Verfügung und zeigen eine Transaktionsreferenz an, falls vorhanden.
    Anschließend können Sie die ausgewählten Journalpositionen mit Ihrem Bankauszug abgleichen. Siehe: Schritte: Bankkontenabstimmung verwenden.
  8. Klicken Sie auf
    Weiter
    .
    Die zusätzlichen Attribute, die Sie in der Aufgabe
    Zusätzliche Attribute für Detailjournal konfigurieren konfiguriert
    und
     im Grid Journaleingabepositionen als Bearbeitbar ausgewählt haben, sind im Grid Journaleingabepositionen verfügbar.
  9. Bei der Bearbeitung des Grids
    Journaleingabepositionen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Hauptbuch-Konto
    Zeigt die Hauptbuch-Konten für das Unternehmen basierend auf den in der Aufgabe
    Kontengruppe erstellen
     unter „Beschränkt auf Unternehmen“ konfigurierten Unternehmen an. Wenn Sie das Unternehmen als Dimension in Ihren Kontierungsregeln gewählt haben, prüft Workday, ob Sie das Hauptbuch-Konto mit dem Unternehmen oder der Unternehmenshierarchie verwenden können.
    Worktags
    Verwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfach zu klassifizieren und zu suchen. Die Worktags, die Sie auswählen können, basieren auf den Worktags, die in der Ausgabetabelle für Detailbuchungen vorhanden sind. Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags wählen, lädt Workday die zugehörigen Worktag-Werte automatisch in Transaktionen.
    Wenn Sie eine neue Zeile hinzufügen, lädt Workday die Worktags aus der zuletzt bearbeiteten Zeile in die neue Zeile.
    Verbundenes Interworktag
    Verwenden Sie den Wert des verbundenen Interworktags, um Transaktionen mit verbundenen Werten zu verarbeiten, wenn Sie die Detailbuchung nach dem erforderlichen Ausgleichs-Worktag ausgleichen.
    Sie können Werte für verbundene Interworktags anwenden, wenn Sie den primären Worktag-Ausgleich in Ihrem Mandanten aktivieren.
    Steuerdetails
    Wenn Sie die Option
    Steuerdetails aktivieren
     im Header des Journals auswählen, klicken Sie auf
    Steuerdetails
     , um diese erforderlichen Steuerattribute und Worktags zu definieren:
    • Steuerattribute
      • Transaktionsdatum
      • Steuerart
      • Steuerpflichtiger Betrag
      • Art der Steuererstattungsfähigkeit
    • Worktags
      • Steueranwendbarkeit
      • Steuercode
      • Steuersatz
      • Steuererstattungsfähigkeit
      • Art des Steuererfassungsdatums
        Um das Worktag
        Art des Steuererfassungsdatums
         zu konfigurieren, wählen Sie die Option
        Konfiguration des Steuererfassungsdatums für Transaktionssteuern aktivieren
         unter
        Steueroptionen
         in der Aufgabe
        Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
         .
    Zusätzliche Attribute
    Geben Sie für jedes zusätzliche Attribut
    Erforderlich
     einen Wert ein.
    Sie konfigurieren zusätzliche Attribute als
    Erforderlich
     in der Aufgabe
    Zusätzliche Attribute für Detailjournal konfigurieren
    .
  10. (Optional) Erweitern Sie
    Anhänge
     und verwenden Sie die Option
    Dateien hier
     ablegen oder
    Dateien
     auswählen, um Anhänge hinzuzufügen.
  11. (Optional) Um Anhänge nach dem Erstellen eines manuellen Detailjournals hinzuzufügen oder zu ändern, haben Sie folgende Möglichkeiten:
    Wenn Sie Anhänge hinzufügen, ändern oder löschen möchten, wählen Sie in den möglichen Aktionen für ein Accounting Center-Detailjournal im Bericht
    Accounting Center-Detailjournal anzeigen
    die Option Anhang hinzufügen/ändern
    .
    Sicherheit:
    Domäne Process: Accounting Center Detailed Journals - Add/Change Attachment
    im funktionalen Bereich „Accounting Center“.
    Um nur einen Anhang hinzuzufügen, öffnen Sie die Aufgabe
    Anhang für Accounting Center-Detailjournal hinzufügen
     .
    Sicherheit:
    Domäne Process: Accounting Center Detailed Journals - Add Attachment
     im funktionalen Bereich „Accounting Center“.
  12. (Optional) Klicken
    Sie auf Entwurf generieren
    .
    Es geschieht Folgendes:
    • Führt System- und benutzerdefinierte Validierungen für die eingegebenen und generierten Journalpositionen durch.
    • Zeigt erwartete Journalpositionen für die manuellen Detailjournale basierend auf den eingegebenen Positionen an.
    Workday übermittelt die
    Detailjournalpositionen
    erst, wenn Sie auf Übermitteln klicken.
  13. Prüfen Sie die Journalpositionen und klicken Sie auf Übermitteln, um die
    Journalpositionen
     zur Genehmigung zu übermitteln.
    Workday initiiert das
    Accounting Center-Detailjournal genehmigen - Ereignis
     , um manuelle Accounting Center-Detailjournale zur Genehmigung weiterzuleiten.
    Bei der Genehmigung initiiert Workday automatisch den Geschäftsprozess
    Accounting Center-Detailjournal - Batch-Initiierung - Ereignis
     , um einen Batch für die detaillierte Buchung und Zusammenfassung zu erstellen.
  14. Öffnen Sie den Bericht
    Accounting Center-Batches suchen
     .
  15. Wählen Sie auf der Seite Accounting Center-Batches suchen für
    Batch-Art
    die Option
    Manuelles
    Detailjournal
     .
  16. Klicken Sie hierauf, um den Batch zu öffnen, der vom detaillierten manuellen Journal erstellt wurde.
  17. (Optional) Wenn die Phase der
    Detailbuchung
    den Status
    Fehlgeschlagen
    hat, klicken Sie auf Erneut versuchen, um den Batch erneut zu übermitteln.
  18. (Optional) Wenn die Phase Zusammenfassung den Status
    In Bearbeitung
     mit Fehlertransaktionen hat, klicken Sie auf
    Ausführen
    . Wählen Sie für Verarbeitungsoptionen die
    Option
    Rollback zu ausgewählter Phase und erneut verarbeiten
     und für die Phase die Option
    Zusammenfassung
    .
  19. Aktualisieren Sie die Seite, um zu bestätigen, dass der Batch den Status
    Abgeschlossen
     hat.
  20. In den möglichen Aktionen für den Batch wählen Sie
    Accounting Center-Batch
    Accounting Center-Detailjournale anzeigen
    .
  21. Bestätigen Sie im Bericht
    Accounting Center-Detailjournal anzeigen
     , dass das
    Detailjournal
     den Status Genehmigt und der Batch den Status
    Abgeschlossen
     hat.
    Bei Journalpositionen mit hohem Volumen zeigt Workday die ersten 1.000 Journalpositionen an, bevor das Grid
    Zusammengefasste
     Journalpositionen angezeigt wird. Mit dem Grid können Sie mehr Journalpositionen ohne Performance-Einbußen prüfen. Sie können weiterhin die Detailpositionen eines zusammengefassten Accounting Center-Detailjournals anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Journalpositionsdetails
    anzeigen
     klicken. Beachten Sie jedoch, dass sich dies auf die Performance bei Journalpositionen mit großen Datenmengen auswirkt.
    Wenn Sie einen ID-Generator für das Accounting Center-Detailjournal in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
     konfiguriert haben, verwendet Workday diesen, um eine eindeutige manuelle Detailbuchungsjournalnummer zu erstellen. Diese Nummerierung unterscheidet sich von der traditionellen Nummerierung für Journale, die im Hauptbuch gebucht werden.
  22. Um zurück zum Batch zu navigieren, wählen Sie in den möglichen Aktionen für das Detailjournal
    Accounting Center-Detailjournal
    Accounting Center-Batch anzeigen
    .
  23. In den möglichen Aktionen für den Batch wählen Sie
    Accounting Center-Batch
    Accounting Center-Sammeljournale anzeigen
    .
  24. Bestätigen Sie auf der Seite
    Accounting Center-Sammeljournal anzeigen
     , dass das
    Sammeljournal
     den Status Gebucht hat.
    Da Workday die zusammengefassten Journale im Hauptbuch bucht, sollten Sie beachten, dass die Nummerierung für traditionelle Journale verwendet wird.
  25. Um zurück zum Batch zu navigieren, wählen Sie in den möglichen Aktionen für das Journal JournaleingabeAccounting
    Center
    -Batch anzeigen
    .