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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-03-14
Aufgabenlisten zum Verwalten von Zuwendungsaufgaben erstellen

Aufgabenlisten zum Verwalten von Zuwendungsaufgaben erstellen

  • Erstellen Sie Folgendes:
    • Zuwendungskalender.
    • Zuwendungsaufgabenarten.
    • Status von Zuwendungsaufgaben
  • Sicherheit:
    Domäne Process: Award Tasks
     im funktionalen Bereich „Grants Management“.
Eine Zuwendungsaufgabenliste enthält alle Zuwendungsaufgaben, die Sie für eine Zuwendung erledigen müssen. Sie können eine Liste der Zuwendungsaufgaben verwenden, um mehrere Zuwendungsaufgaben zu verwalten, anstatt sie manuell zu verfolgen.
Mit einer Zuwendungsaufgabenliste haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Fassen Sie alle Aufgaben für eine Zuwendung an einem Ort zusammen.
  • Planen Sie Aufgaben in unterschiedlichen Intervallen für unterschiedliche Fälligkeitsdaten.
  • Weisen Sie jeder Aufgabe Rollen zu.
  • Weisen Sie Statuswerte zu, um den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen.
  • Legen Sie Zuwendungsaufgaben als Fakturierungsmeilenstein für Raten fest.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Zuwendungsaufgaben verwalten
     .
  2. (Optional) Um mehrere Zuwendungsaufgaben in die Aufgabenliste zu importieren, anstatt jede Aufgabe manuell zu erstellen, wählen Sie eine Vorlage für die Liste der Zuwendungsaufgaben aus.
    Wenn Sie eine Liste der Zuwendungsaufgaben aus einer Vorlage erstellen, berechnet Workday die tatsächlichen Aufgabendaten basierend auf den Datumsdefinitionen in der Vorlage und Ihrem Zuwendungskalender.
    Die zur Auswahl stehenden Vorlagen haben entweder dasselbe Buchungsintervall wie die Zuwendung oder keine zugewiesene Buchungsintervallgruppe.
    Workday füllt die Wertelistenkategorie „Vorgeschlagene Vorlagen“ mit Vorlagen aus, die denselben Sponsor, dieselben Codes für Sponsor, Art der Zuwendung und denselben Zweck wie Ihre Zuwendung haben.
  3. Klicken Sie auf
    OK
    .
  4. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Zuwendungsposition
    Workday weist standardmäßig alle Zuwendungsaufgaben der primären Zuwendungsposition zu.
    Fakturierungsmeilenstein
    Wird für Fakturierungszeitpläne mit der
    Fakturierungsart
     Rate angezeigt.
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Zuwendungsaufgabe als Fakturierungsmeilenstein in Raten zuzuweisen.
    Wenn eine zugewiesene Person eine Fakturierungsmeilensteinaufgabe abschließt, aktualisiert Workday den Status der Fakturierungsratenposition von
    Meilenstein anstehend
     in
    Verfügbar
    , sodass Sie Ihrem Sponsor diese Rate fakturieren können.
    Datum
    Um sicherzustellen, dass der Sponsor einen vollständigen Bericht erhält, wählen Sie ein
    Fälligkeitsdatum
     aus, das nach dem
    Enddatum
    liegt.
    Wenn eine zugewiesene Person eine Aufgabe außerhalb des Geschäftsprozesses abschließt, können Sie das Datum
    für Abgeschlossen am
     manuell mit dem tatsächlichen Abschlussdatum aktualisieren. Wenn die zugewiesene Person die Aufgabe über den Geschäftsprozess abschließt, aktualisiert Workday dieses Datum mit dem Datum, an dem der Genehmiger die Aufgabe genehmigt.
    Zugewiesen
    Sie können die Zuwendungsaufgabe einem Benutzer mit einer Rolle in den Fördermitteln, der Zuwendung, der Organisation des Zuwendungs-Headers oder der Organisation der Zuwendungsposition zuweisen.
    Sie können prüfen, welchem bestimmten Mitarbeiter die Zuwendungsaufgabe zugewiesen ist, indem Sie auf die Schaltfläche
    Zuweisungsdetail
     klicken.
    Wenn Sie Alerts für Zuwendungsaufgaben konfigurieren, erhalten die zugewiesenen Personen je nach Alert-Setup Benachrichtigungen über anstehende und verpasste Meilensteine.
    Status
    Workday setzt diesen Status standardmäßig auf
    Nicht gestartet
     . Wenn Sie die Zuwendungsaufgabe im Geschäftsprozess Zuwendungsaufgabenereignis zur Genehmigung weiterleiten, aktualisiert Workday den
    Geschäftsprozessstatus
     anstelle dieses Status. Wenn der Geschäftsprozess abgeschlossen ist, aktualisiert Workday diesen Wert in den Status der Zuwendungsaufgabe, den Sie für den Geschäftsprozessabschluss definieren.
    Anhänge
    Sie können eine Kopie des Berichts oder eine Liste mit detaillierten Anweisungen anhängen, um zugewiesene Personen beim Ausfüllen ihrer Aufgaben oder Berichte zu unterstützen.
    Status des Geschäftsprozesses
    Workday aktualisiert diese Spalte wie folgt:
    • In Bearbeitung
       , wenn der Geschäftsprozess
      Zuwendungsaufgabenereignis
       beginnt.
    • Erfolgreich abgeschlossen
       , wenn der Geschäftsprozess abgeschlossen ist.
  5. Klicken Sie auf
    OK
     und
    Fertig
    .
Sie können nun die Liste der Zuwendungsaufgaben aus Ihrer Zuwendung anzeigen und verwalten.
Überwachen Sie die Zuwendungsaufgaben, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig abgeschlossen werden.