Konzept: Zuwendungsaufgaben
Zuwendungsaufgaben sind Aufgaben, die Sie abschließen und verfolgen möchten, um Ihre Zuwendung zu verwalten. Wenn Sie Zuwendungsaufgaben in Workday verwalten, können Sie Ihre Verpflichtungen aus Zuwendungsverträgen erfüllen und Finanzmittel für Ihre Zuwendung erhalten. Sie können jeder Zuwendungsaufgabe Rollen zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen, den Status überwachen und Anhänge hinzufügen. Sie können auch Alert-Benachrichtigungen für zugewiesene Personen einrichten.
Zuwendungsaufgabenarten
In Workday können Sie eigene Zuwendungsaufgabenarten definieren und in Gruppen von Zuwendungsaufgabenarten organisieren. Da Abschlussaufgaben und Nicht-Ausgleichsaufgaben unterschiedliche Intervalle haben, empfiehlt Workday, dass Sie für jede Aufgabe separate Vorlagen für denselben Sponsor, denselben Zuwendungsart und denselben Zweckcode verwenden.
Zuwendungsaufgabenlisten
Mit einer Zuwendungsaufgabenliste haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Verwalten Sie alle Ihre Zuwendungsaufgaben an einem Ort.
- Identifizieren Sie die Zuwendungsaufgaben, die nicht abgeschlossen wurden.
- Öffnen Sie Ihre Zuwendungsaufgaben über die Zuwendung.
Sie können eine Vorlage für die Liste der Zuwendungsaufgaben verwenden, um die Listen der Zuwendungsaufgaben zu erstellen, oder sie manuell erstellen.
Vorlagen für Listen der Zuwendungsaufgaben
Mit Vorlagen für Zuwendungsaufgabenlisten können Sie Zuwendungsaufgabenlisten basierend auf ähnlichen Anforderungen für dieselbe Kombination aus folgenden Elementen erstellen:
- Sponsor
- Zuwendungsart
- Zweckcode
Wenn Sie die Datumsangaben in der Vorlage für die Liste der Zuwendungsaufgaben konfigurieren, geben Sie diese relativ zu Zuwendungszeitplänen an, z. B. Zuwendungsvertragsperiode oder Buchungsintervall. Wenn Sie die Vorlage mit einer Zuwendung verknüpfen, berechnet Workday die tatsächlichen Daten für Sie basierend auf dem tatsächlichen Zeitplan für die Zuwendung.
Fakturierungsmeilenstein
Wenn Sie Zuwendungsaufgaben als Fakturierungsmeilensteine konfigurieren, setzt Workday den Status der entsprechenden Fakturierungsraten auf
Meilenstein anstehend
. Wenn Sie Zuwendungsaufgaben abschließen und genehmigen, aktualisiert Workday den Status der Fakturierungsraten in Verfügbar
, sodass Sie die Fakturierung für den Sponsor durchführen können.Abschlussaufgaben
Wenn Sie Zuwendungsaufgaben als Abschlussaufgaben konfigurieren, können Sie sie in Berichten suchen und abschließen, bevor Sie eine Zuwendung abschließen.
Geschäftsprozess
Wenn ein Empfänger einer Aufgabe eine Zuwendungsaufgabe mit der
Aufgabe
Zuwendungsaufgaben abschließen abschließt, leitet Workday
die Zuwendungsaufgabe über den Geschäftsprozess Zuwendungsaufgabenereignis an Prüfer weiter. Sie können den Status des Geschäftsprozesses in der Aufgabe Zuwendungsaufgaben verwalten anzeigen
.Alert-Benachrichtigungen
Sie können Alert-Benachrichtigungen konfigurieren, um Personen, denen eine Aufgabe zugewiesen wurde, daran zu erinnern, wenn ihre Zuwendungsaufgaben fast fällig oder überfällig sind. Die Alert-Benachrichtigungen enthalten einen Link zur Aufgabe Zuwendungsaufgaben
abschließen
, auf die zugewiesene Personen zugreifen können, um alle Zuwendungsaufgaben anzuzeigen, die auf ihre Aktionen warten.Abschließen von Zuwendungsaufgaben
Um eine Zuwendungsaufgabe als abgeschlossen zu markieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Die Person, die die Aufgabe zugewiesen hat, kann dieAufgabeZuwendungsaufgabenabschließenöffnen, um den Geschäftsprozess Zuwendungsaufgabenereignis zu initiieren, das die Zuwendungsaufgabe zur Prüfung und Genehmigung weiterleitet.
- Der Zuwendungsaufgabenmanager kann die Aufgabe Zuwendungsaufgabenverwalten öffnen, um den Status und das Abschlussdatum der Zuwendungsaufgabe zu aktualisieren und Anhänge manuell hinzuzufügen.