Beispiel: Budgetprüfungen für Zuwendungen für Gesamtfördermittel einrichten
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie zusätzlich zu einem vorhandenen Zuwendungsplan eine Struktur für über-/untergeordnete Pläne erstellen, um die Budgetprüfung für das gesamte Fördermittel zu implementieren.
Sie sind Award Contract Specialist für die Zuwendung AWD-129 an der Alma Mater University (USA). Die Zuwendung hat bereits einen Budgetplan
AWD-129:STEM-Infrastruktur 01.07.2023 (Version 0)
mit Planpositionen, für die Folgendes gilt:
- Budgetieren Sie Ausgaben in bestimmten Hauptbuch-Konten/Sammelkonten, die folgende Worktags enthalten:
- Kostenstelle: 4280 Natural Sciences
- Geldmittel: 02 Sponsored Program Fund
- Fördermittel: 129 STEM-Initiativen
- Programm: 111 Science
- Gesamtbetrag von 1.430.500 USD für alle drei Geschäftsjahre.
Die Budgetprüfung soll:
- Den StatusWarnung (Kein Budget)anzeigen, wenn die Gesamtausgaben aufgrund eines Transaktionsbetrags den budgetierten Betrag für den spezifischen Worktag-Satz und die Budgetperiode überschreiten.
- Den StatusFehlgeschlagen (Unzureichendes Budget)anzeigen, wenn ein Transaktionsbetrag dazu führt, dass die Gesamtausgaben für Fördermittel den Budgetbetrag für die gesamte Dauer der Fördermittel überschreiten.
In einer Struktur mit virtuell über-/untergeordneten Plänen für eine Zuwendung gilt Folgendes:
- „Untergeordnete Planstruktur“ ist die Planstruktur des Plans für die Zuwendung.
- Übergeordnete Planstruktur ist eine neue Planstruktur, die Sie erstellen, indem Sie aus der untergeordneten Planstruktur kopieren und sie mit dieser verknüpfen.
- Erstellen und genehmigen Sie die ZuwendungAWD-129: Stakeholder-Infrastruktur 01.07.2023 (Version 0).
- Fügen Sie den SchrittBudget prüfenzu den Geschäftsprozessen der Transaktionsarten hinzu, für die Sie bei der Belastung von Fördermitteln eine Budgetprüfung durchführen möchten. Beispiel: Um eine Budgetprüfung für Buchungsjournale zu durchführen, mit denen Fördermittel belastet werden, fügen Sie den SchrittBudget prüfenzum GeschäftsprozessBuchungsjournalereignishinzu.
- Sicherheit:Domäne Set Up: Budget Generalim funktionalen Bereich „Budgets“.
- Öffnen Sie das RegisterPlander ZuwendungAWD-129: STM-Infrastruktur 01.07.2023 (Version 0). Wenn die Budgetprüfung nicht aktiviert ist, konfigurieren Sie sie und aktivieren Sie sie:
- Klicken Sie aufBudgetprüfoptionen bearbeitenund wählen Sie folgende Werte aus:PlanstrukturZuwendungUnternehmenAlma Mater University (USA)PlannameAWD-129: Stakeholder-Infrastruktur 01.07.2023 (Version 0)
- Klicken Sie aufOKund geben Sie folgende Werte ein:Budgetprüfung aktivierenAuswählenBudgetprüfoptionWarnung: Die Budgetprüfung zeigt nur eine Warnung an, wenn der Ausgabenbetrag den Planpositionsbetrag überschreitet.EvaluierungsdatumBudgetdatumKumulierte KontrollperiodenAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie die OptionKontrolle nach Zuwendungseingabeperiode,wenn das nicht verwendete Budget zur aktuellen Periode hinzugefügt werden soll.
- Klicken Sie aufOKundFertig.
- Klicken Sie aufBudget übermittelnundOK.
- Erstellen Sie eine übergeordnete Planstruktur, indem Sie die untergeordnete Planstruktur kopieren:
- Suchen Sie auf dem RegisterZuwendungsplandie PlanstrukturZuwendungund öffnen Sie die möglichen Aktionen:Name:Zuwendung (AWD-129) (übergeordnet).Entfernen Sie auf dem RegisterStrukturierte Dimensionendie Werte im FeldKontengruppeundKontoart.Entfernen Sie im GridStrukturdimensionalle Zeilen außerFördermittelundUnternehmen.
- Klicken Sie aufOK.
- Wählen Sie in den möglichen Aktionen für die PlanstrukturAward AWD-129 Parent denWert.Virtuelle untergeordnete Planstruktur:Zuwendung
- Klicken Sie aufOK.
- Erstellen Sie eine Planvorlage für die übergeordnete Planstruktur:
- Wählen Sie in den möglichen Aktionen für die PlanstrukturAward AWD-129 Parent denWert und wählen Sie folgende Werte aus:FeldWertPlanstrukturZuwendung (AWD-129) übergeordnetUnternehmenAlma Mater University (USA)PlannameZuwendung - Übergeordneter Plan gemäß AWD-129Startdatum01.07.2023Enddatum30.06.2026Verknüpfter PlanAWD-129: Stakeholder-Infrastruktur 01.07.2023 (Version 0)
- Klicken Sie aufOK.
- Aktivieren Sie die Budgetprüfung für die Gesamtfördermittel in der übergeordneten Planstruktur:
- Wählen Sie in den möglichen Aktionen für die PlanstrukturAward AWD-129 Parent denWert und geben Sie folgende Werte ein:PlanstrukturZuwendung (AWD-129) übergeordnetPlannameZuwendung - Übergeordneter Plan gemäß AWD-129
- Klicken Sie aufOKund wählen Sie folgende Werte aus:Budgetprüfung aktivierenAuswählenReservierte Journalpositionen einschließenAuswählenHabentransaktionen Budgetprüfung automatisch bestehen lassenAuswählenBudgetprüfoptionKontrolle: Damit zeigt die Budgetprüfung den StatusFehlgeschlagenan, wenn der ausgegebene Betrag das gesamte Fördermittelbudget überschreitet.EvaluierungsdatumBudgetdatumKumulierte KontrollperiodenAktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und aktivieren Sie die OptionKontrolle nach Zuwendungseingabeperiode.Hauptbuch-Arten für BudgetprüfungWählen SieIstzahlen,BelastungundVorbelastungaus.
- Klicken Sie aufOKundFertig.
Wenn Sie eine Ausgabentransaktion erstellen, die einer Budgetprüfung unterliegt (mit Worktags wie in den Planpositionen angegeben, einschließlich Kostenstelle: 4280 Natural Sciences, Geldmittel: 02 Sponsored Program Fund, Fördermittel: 129 STM Initiatives, Programm: 111 Science) und die Transaktionsbetrag führt dazu, dass der Gesamtausgabenbetrag Folgendes überschreitet:
- Beim Planpositionsbudget, aber nicht beim Gesamtfördermittelbudget von 1.430.500 USD wird in der AufgabeBudgetprüfung prüfender Status der BudgetprüfungWarnung (Kein Budget)mit einer Zeile im GridPlan mit Ausnahmenfür die untergeordnete Planstruktur (Zuwendung) angezeigt.
- Beim Planpositionsbudget und dem gesamten Fördermittelbudget von 1.430.500 USD wird in der Aufgabe„Budgetprüfung prüfen“der Status der BudgetprüfungFehlgeschlagen (Unzureichendes Budget)mit 2 Zeilen im Grid„Plan mit Ausnahmen“angezeigt, eine für die untergeordnete Planstruktur (Zuwendung). und 1 für die übergeordnete Planstruktur (Award AWD-129 Parent).