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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Beispiel: Zuwendungsbudgetprüfungen erstellen

Beispiel: Zuwendungsbudgetprüfungen erstellen

Dieses Beispiel zeigt, wie Budgetprüfungen für zuwendungsbezogene Ausgaben mithilfe der Objektklassen-Worktags in den Ausgabentransaktionen erstellt werden.
Sie sind Spezialist für Zuwendungsverträge an der Alma Maat (USA). Sie möchten eine Budgetprüfung für Ihre direkten Ausgaben in der Zuwendungsposition gemäß AWD-125 implementieren. Als Teil des Genehmigungsprozesses soll Workday Ihre Ausgabentransaktionen in einer bestimmten Periode prüfen, um sicherzustellen, dass die Gesamtausgaben für Folgendes entsprechen:
  • Die Gehälter übersteigen nicht 100.000 USD.
  • Vorräte dürfen 50.000 USD nicht überschreiten.
  • Baukosten übersteigen nicht 100.000 USD.
Die Budgetprüfung soll Folgendes ermöglichen:
  • Blockieren Sie Transaktionen, die die Kriterien nicht erfüllen.
  • Habentransaktionen automatisch übergeben.
  • Schließen Sie reservierte Journale ein.
  • Ermöglichen Sie die Kumulierung des Budgets aus früheren Zuwendungseingabeperioden.
  • Wenden Sie sie auf Ist-, Belastungs- und Vorab-Belastungs-Hauptbuch-Arten an.
  • Erstellen und genehmigen Sie eine Zuwendung.
  • Sicherheit: Domäne
    Manage: Project Budget
     im funktionalen Bereich „Projects“.
  1. Rufen Sie die Zuwendung AWD-125: Talentorganisation - Sports Park 01.08.2020 (Version 0) auf.
  2. Klicken Sie auf dem Register
    Plan
     auf Budgetvorlage
    erstellen
     und geben Sie folgende Werte ein:
    Option Bezeichnung
    Planstruktur
    Zuwendung
    Unternehmen
    Alma Mater University (USA)
    Zuwendung
    AWD-125: Workdaybasis – Sports Park 01.08.2020 (Version 0)
    Standardeingabeart
    Zuwendung
  3. Klicken Sie auf
    OK
     und
    Fertig
    .
  4. Klicken Sie auf
    Budgetprüfoptionen bearbeiten
     und geben Sie folgende Werte ein:
    Option Bezeichnung
    Planstruktur
    Zuwendung
    Unternehmen
    Alma Mater University (USA)
    Planname
    AWD-125: Workdaybasis – Sports Park 01.08.2020 (Version 0)
  5. Klicken Sie auf
    OK
    .
  6. Geben Sie die folgenden Werte auf dem Register
    Zuschlag
     ein:
    Option Bezeichnung
    Budgetprüfung aktivieren
    Aktivieren.
    Reservierte Journalpositionen einschließen
    Aktivieren.
    Habentransaktionen als "Bestanden" zulassen
    Aktivieren.
    Budgetprüfoption
    Kontrolle
    Evaluierungsdatum
    Budgetdatum
    Kumulierte Kontrollperioden
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und wählen Sie die Option
    Kontrolle nach Zuwendungseingabeperiode
     .
    Hauptbuch-Arten für Budgetprüfung
    Wählen
    Sie Istzahlen
    ,
    Belastung
    und
    Vorabbelastung
    .
    Überschreibung für Budgetprüfung zulassen
    Auswählen
  7. Klicken Sie auf
    OK
     und
    Fertig
    .
  8. Klicken
    Sie auf Budget verwalten
    .
  9. Klicken Sie auf
    OK
    .
  10. Fügen Sie Planpositionen mit folgenden Werten hinzu:
    Hauptbuch-Konto/Sammelkonto
    Worktags
    AW 1 - Jährlicher Betrag
    AW 2 Jährlicher Betrag
    6000: Gehälter
    Objektklasse: Federal Programs: 1000 Personal
    Fördermittel: 125 Identifikationsberechtigter Mitarbeiter – Sports Park
    100,000.00
    100,000.00
    6730: Betriebsmittel
    Objektklasse: Federal Programs: 5000 Supply
    Fördermittel: 125 Identifikationsberechtigter Mitarbeiter – Sports Park
    50,000.00
    50,000.00
    6800: Bau
    Objektklasse: Federal Programs: 6000 Contractual
    Fördermittel: 125 Identifikationsberechtigter Mitarbeiter – Sports Park
    100,000.00
    100,000.00
  11. Klicken Sie auf
    OK
     und
    Fertig
    .
  12. Klicken Sie
    auf Budget übermitteln
    .
  13. Klicken Sie auf
    OK
    .
Sie können jetzt Budgetprüfungen für Ihre Zuwendungsausgaben durchführen. Workday prüft alle Ausgabentransaktionen, die das Fördermittel-Worktag „
125 at Workday“ - Sports Park
 enthalten, anhand dieses Budgets, bevor die Transaktionen genehmigt werden. Die Budgetprüfung schlägt für Transaktionen fehl, auf die Folgendes zutrifft:
  • Sie haben nicht die angegebenen Worktags.
  • Überschreitung des Budgetbetrags für die angegebenen Worktags.