Überlegungen zum Setup: Budgetprüfung
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und Verwendung der Budgetprüfung dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum es eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Vollständige Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Die Funktion „Budgetprüfung“ in Workday vergleicht Ihre Transaktionen automatisch mit Ihren Finanzplänen und Stellenbudgets. Workday verarbeitet Transaktionen, die das Budget überschreiten, folgendermaßen:
- Warnt Sie, dass die Transaktion das verfügbare Budget überschreitet und die Budgetprüfung fehlschlägt.
- Die Budgetprüfung wird übersprungen. Die Transaktion zeigt den Status der Budgetprüfung alsNicht erforderlich an.
- Die Transaktion wird automatisch bestanden. Die Transaktion zeigt den Status der Budgetprüfung alsBestanden an.
Wenn eine Transaktion die Budgetprüfung besteht, wird auch der Status der Budgetprüfung als
Bestanden angezeigt.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Sie können Ihrer Organisation helfen:
- Ihre Geldmittel effizient zu nutzen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihnen während der Geschäftsperiode nicht das Budget ausgeht.
- Den manuellen Aufwand bei der Handhabung von Transaktionen, die das Budget überschreiten, zu reduzieren.
Anwendungsfälle
Mit der Budgetprüfung haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Kontrollieren Sie Transaktionen anhand von Zuwendungsbudgets, um Ausgaben auf Produkte und Services zu beschränken, die Ihre Sponsoren zulassen.
- Treffen Sie Einstellungsentscheidungen basierend auf Ihrem verfügbaren Budget, nachdem Sie Personalbesetzungstransaktionen geprüft haben.
- Ermöglichen Sie Budgetprüfern, Überschreibungen anzufordern, und autorisierten Genehmigern, diese Überschreibungen zu gewähren.
Zu berücksichtigende Fragen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie strikt möchten Sie die Budgetprüfung erzwingen? | Sie können die Budgetprüfung für die Handhabung von Transaktionen, die das Budget überschreiten, folgendermaßen konfigurieren:
|
Wie sollten Sie die Budgetprüfung für Budgets in einer virtuell über-/untergeordneten Beziehung konfigurieren? | Sie können die Budgetprüfung so konfigurieren, dass Überschreitungen auf übergeordnete, untergeordnete oder beide Ebenen beschränkt werden. Beispiel: Sie konfigurieren die Budgetprüfung, um Überschreitungen auf der übergeordneten Ebene zu beschränken, während auf der untergeordneten Ebene eine weniger strikte Konfiguration erfolgt ist. Transaktionen auf untergeordneter Ebene, die das Budget überschreiten, bestehen die Prüfung, solange sie die Budgetsumme der übergeordneten Ebene nicht überschreiten. |
Wie möchten Sie Habentransaktionen handhaben? | Sie können die Budgetprüfung so konfigurieren, dass die Transaktion die Prüfung automatisch besteht. Ihre Transaktion besteht die Budgetprüfung nicht und der Status lautet Fehlgeschlagen (Unzureichendes Budget), wenn Folgendes zutrifft:
|
Wann sollten Sie reservierte Journale in die Budgetprüfung einschließen? | Sie können reservierte Journale in die Budgetprüfung einschließen, um Geldmittel für Transaktionen zu reservieren, die Auswirkungen auf dasselbe Budget haben. Workday reserviert diese Geldmittel, nachdem eine Transaktion die Budgetprüfung bestanden hat, aber bevor der Geschäftsprozess durch das Buchen des Journals abgeschlossen wird. Workday schließt reservierte Journale nicht automatisch in die Budgetprüfung ein. |
Wie können Sie bestimmen, wann eine Transaktion der Budgetprüfung unterliegt? | Wenn Ihr Budget optionale strukturierte Dimensionen enthält, prüft Workday nur die eingeschlossenen Dimensionselemente und die übrigen Dimensionselemente in der Transaktion bestehen die Prüfung mit dem Status Nicht erforderlich . Wenn für die optionale strukturierte Dimension Alle Elemente einschließen eingestellt ist, unterliegt jedes Dimensionselement in der Transaktion der Budgetprüfung. |
Empfehlungen
Workday empfiehlt Folgendes:
- Konfigurieren Sie Obligobuchungen, um Obligos, Verpflichtungen und Istzahlen für Ausgabenberechtigungs-, Beschaffungs- und Entgelttransaktionen zu verfolgen.
- Verwenden Sie für Ihre untergeordneten Pläne und Budgets eine weniger strikte Konfiguration der Budgetprüfung und für Ihren übergeordneten Plan eine strikte Konfiguration. Sie können Workday so konfigurieren, dass Sie gewarnt werden, wenn Ihre Transaktion das Budget auf untergeordneter Ebene überschreitet, und dass Überschreitungen auf übergeordneter Ebene blockiert werden.
Anforderungen
Damit Workday die richtige Planstruktur und die richtigen Planpositionen zum Prüfen Ihrer Transaktion findet, müssen Ihre Transaktions-Worktags folgende Kriterien erfüllen:
- Alle erforderlichen strukturierten Dimensionselemente in einer Planstruktur einschließen.
- Mit den Worktags in einer Planposition in der Planstruktur genau übereinstimmen.
Wenn Sie Obligobuchungen zu einem späteren Zeitpunkt konfigurieren, gilt Folgendes:
- Für Ausgaben- und Beschaffungstransaktionen müssen Sie zuerst alle offenen Bestellaufträge schließen.
- Für Entgelttransaktionen müssen Sie anfängliche Entgeltobligos erstellen. Schließen Sie abgeschlossene Abrechnungsperioden aus, damit Workday nur für laufende oder zukünftige Abrechnungsperioden Obligos erstellt. Wenn Sie abgeschlossene Abrechnungsperioden nicht ausschließen, erstellt Workday Obligos für das gesamte Jahr. Workday beginnt mit der Auflösung der Obligos nach der ersten Entgeltabrechnung des Jahres.
Einschränkungen
Sie können nur bis zu 50 Positionen für Budgetkontrolloptionen konfigurieren.
Um eine Transaktion mit einer Planstruktur und Planpositionen für Budgetprüfungen bei Personalbesetzungen abzugleichen, verwendet Workday folgende strukturierte Dimensionen nicht:
- Tätigkeitsfamilie
- Tätigkeitsfamiliengruppe
- Tätigkeitsprofil
Mandant
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Benutzer mit Zugriff auf die
Domäne Set Up: Budget General
im funktionalen Bereich „Budgets“ können die Budgetkontrolle für Pläne und Budgets konfigurieren.Wenn Sie Überschreibungen für die Budgetprüfung verwenden, konfigurieren Sie die Sicherheitsgruppe „Budget Check Exception Override Approver“.
Geschäftsprozesse
Sie können folgende Geschäftsprozesse als Unterprozess zu Ihren Geschäftsprozessen für Finanzen und Personalbesetzung hinzufügen:
- Budget prüfen (Finanzen)
- Budget prüfen (Personalbesetzung)
Sie können den Unterprozess
Budget prüfen (Personalbesetzung)
so konfigurieren, dass Ihre Personalbesetzungstransaktionen für Stellen im Tätigkeitsmodell und Stellenmodell anhand Ihres Finanzplans geprüft werden. Für eine bessere Performance empfiehlt Workday, den Geschäftsprozess
Budget prüfen (Finanzen)
mit einem Schritt Budgetprüfung ausführen
der Art Batch/Job
zu konfigurieren. Erstellen Sie eine Rolle speziell für die Ausführung dieses Schritts der Art Batch/Job,
die folgende Elemente enthält:
- Ein Profil, das nicht in einem Browser ausgeführt wird.
- Ein Kennwort, das nicht abläuft.
Reporting
Berichtsdatenquelle | Überlegung |
|---|---|
Planpositionen für Finanzreporting
| Hiermit können Sie Berichte zu den Planpositionen für Ihre Pläne und Budgets erstellen. |
Journalpositionen für Finanzreporting
| Hiermit können Sie benutzerdefinierte Berichte zu Obligos, Verpflichtungen und Istzahlen erstellen, wenn Sie Obligobuchungen verwenden. |
Integrationen
Keine Auswirkungen.
Verbindungen und Touchpoints
Wenn Sie Obligobuchungen verwenden, bucht Workday Journaleingaben in Ihre Hauptbücher, nachdem folgende Transaktionsarten die Budgetprüfung bestanden haben:
- Aufwand
- Entgeltabrechnung
- In der Beschaffung
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.