Zuwendungen korrigieren
- Erstellen und genehmigen Sie eine Zuwendung.
- Erstellen Sie Zuwendungskorrekturgründe ein die AufgabeZuwendungsrevision und Korrekturgründe verwalten.
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessZuwendungskorrekturereignisund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Grants Management“:
- Um die betroffenen Ausgabentransaktionen, Rechnungen und Fakturierungszeitpläne anzuzeigen, wenn Sie den Sponsor oder den Rechnung-an-Sponsor für eine Zuwendung ändern, fügen Sie den Aktionsschritt„Sponsoränderungsdetails genehmigen“vor dem Abschlussschritt hinzu.
- Damit der Fakturierungszeitplan für Zuwendungen zur Änderungsaufgabe weitergeleitet wird, nachdem Sie den Rechnung-an-Sponsor für eine Zuwendung geändert haben, fügen Sie denFakturierungsprozess Zuwendungsfakturierungszeitplan- Ereignis als hinzu Unterbericht-Prozess nach dem Abschlussschritt.
Wenn Sie Änderungen an Ihrer Zuwendung vornehmen möchten, ohne eine neue Version der Zuwendung zu erstellen, können Sie die Zuwendung korrigieren. Sie können verschiedene Versionen einer Zuwendung gleichzeitig korrigieren, aber Sie können keine Zuwendungsversion korrigieren, die bereits korrigiert wird. Wenn Sie eine Zuwendungskorrektur übermitteln, haben Sie kann nicht Ansicht die Änderungen bis Sie den Geschäftsprozess für die Korrektur abgeschlossen haben.
Sponsoränderungen können Auswirkungen auf Ihre nicht fakturierten Ausgabentransaktionen haben.
Für Buchhaltungsgenauigkeit,
sollten Sie:
- Fakturieren Sie alle Ausgabentransaktionen, die Sie dem alten Sponsor in Rechnung stellen möchten, bevor Sie den Sponsor ändern.
- Stellen Sie sicher, dass die Ausgabentransaktionen, die Sie dem neuen Sponsor in Rechnung stellen möchten, nicht fakturiert sind und nach dem Korrekturdatum für die Sponsoränderung datiert sind, bevor Sie die Zuwendungskosten erneut verarbeiten.
Sponsor
in jeder Zuwendungsversion, aber Sie können nur die ändern
Rechnung-an-Sponsor
für die aktuelle Zuwendung. Wenn Sie den Sponsor oder den Rechnung-an-Sponsor für die Zuwendung ändern, aktualisiert Workday den Sponsor oder den Rechnung-an-Sponsor nicht in Transaktionen, bei denen die Sponsorenrechnungen folgenden Status haben:
- Gezahlt.
- Generiert und im Fakturierungszeitplan als fakturiert angezeigt.
Wenn Sie sich ändern
Rechnung-an-Sponsor
, dann aktualisiert Workday den Fakturierungszeitplan mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor und setzt den Status des Fakturierungszeitplans auf Entwurf
.
Sie sollten den Rest des Fakturierungszeitplans aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle Informationen mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor übereinstimmen, bevor Sie den Fakturierungszeitplan übermitteln. Nach der Übermittlung erfolgt die Änderung in
Fakturieren-an-Sponsor
im Fakturierungszeitplan ist sofort in allen Versionen der Zuwendung wirksam.- Wählen Sie in den möglichen Aktionen der Zuwendungsversion, die Sie korrigieren möchten,
- Beachten Sie bei der Korrektur die folgenden Register:
Option Bezeichnung Sonstige InformationenWählen Sie einen aktiven Korrekturgrund für die Zuwendung im FeldGrundim AbschnittKorrekturinformationenaus.Sie können Bedingungsregeln für die Schritte des GeschäftsprozessesZuwendungskorrekturereigniserstellen, um Zuwendungskorrekturen basierend auf den Korrekturgründen zur Prüfung und Genehmigung weiterzuleiten.Sie können die optionalen Felder im GeschäftsprozessZuwendungskorrekturereignisso konfigurieren, dass das FeldKorrekturgrundin dieser Aufgabe ausgeblendet oder als erforderlich angegeben wird.AnhängeSie können nur Anhänge mit Zuwendungskorrekturen hinzufügen oder löschen. Um vorhandene Anhänge zu bearbeiten, verwalten Sie die Anhänge direkt in den möglichen Aktionen für den Zuschlag.Anhänge sind immer mit der neuesten Version der Zuwendung verknüpft. - Wenn Sieden Sponsoroderden Rechnung-an-Sponsorim Zuwendungsvertrag ändern, können Sie diese Register im Schritt„Sponsoränderungsdetails genehmigen“anzeigen einGeschäftsprozessZuwendungskorrekturereignis:TabDetailsZuwendungstransaktionenWenn Sie denSponsorim Zuwendungsvertrag ändern, Workday Zeigt alle nicht abgebrochenen Ausgabentransaktionen an, die mit dem Sponsor verknüpft sind auf diesem Register. Um diese Transaktionen mit dem neuen Sponsor zu aktualisieren, können Sie die Zuwendungskosten für diese Transaktionen nach Abschluss des Geschäftsprozesses erneut verarbeiten.So stellen Sie Buchungsgenauigkeiten sicher:
- Fakturieren Sie alle Ausgabentransaktionen, die Sie dem alten Sponsor in Rechnung stellen möchten, bevor Sie den Sponsor ändern.Stellen Sie sicher, dass die Ausgabentransaktionen, die Sie dem neuen Sponsor in Rechnung stellen möchten, nicht fakturiert sind und nach dem Korrekturdatum für die Sponsoränderung datiert sind, bevor Sie die Zuwendungskosten erneut verarbeiten.
Wenn Sie denSponsorim Zuwendungsvertrag nicht ändern, Workday zeigt keine Zeilen an auf diesem Register.SponsorenrechnungenWenn Sie denRechnung-an-Sponsorim Zuwendungsvertrag mit oder ohne Änderung desSponsorsändern, Workday Zeigt alle genehmigten und nicht gezahlten Rechnungen an, die dem Rechnung-an-Sponsor zugeordnet sind auf diesem Register. Um diese Rechnungen mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor zu aktualisieren, müssen Sie die Rechnungen abbrechen und neu generieren, nachdem der Geschäftsprozess abgeschlossen ist. Wenn Sie im Zuwendungsvertrag nur denSponsorund nicht denRechnung-an-Sponsorändern, wird Folgendes ausgeführt:Workdayzeigt die nicht gezahlten Rechnungen aus Ausgabentransaktionen an, die nach dem Datum der Zuwendungskorrektur liegen auf diesem Register.Fakturierungszeitpläne für ZuwendungenWenn Sie entweder denSponsoroderden Rechnung-an-Sponsorim Zuwendungsvertrag ändern, haben Sie folgende Möglichkeiten: Workday Zeigt alle nicht abgebrochenen Fakturierungszeitpläne an, die mit der Zuwendung verknüpft sind auf diesem Register.Wenn Sie den Rechnung-an-Sponsor ändern, aktualisiert Workday den Rechnung-an-Sponsor in den Fakturierungszeitplänen und setzt die Fakturierungszeitpläne auf den StatusEntwurf. Bevor Sie die Fakturierungszeitpläne zur Genehmigung übermitteln, prüfen Sie, ob die Einstellungen in den anderen Feldern im Fakturierungszeitplan (z. B.Zahlungsbedingungen) für den neuen Rechnung-an-Sponsor noch korrekt sind, und aktualisieren Sie die Einstellungen, die dies nicht sind.Sie können die Aktualisierung des Fakturierungszeitplans integrieren einden GeschäftsprozessZuwendungskorrekturereignis, indem SieFakturierungszeitplan für Zuwendung - Ereignisals untergeordnetes Element hinzufügen-Prozess nach dem Abschlussschritt des Korrekturgeschäftsprozesses. Workday initiiert diesen Abschnitt nicht-Prozess, wenn die Zuwendungsversion nicht die aktuelle Version ist. Um sicherzustellen, dass Workday nur diese Untergruppe initiiertzu verarbeiten, wenn sich der Rechnung-an-Sponsor ändert, fügen Sie eine Einstiegsbedingungsregel für den SchrittZuwendungsfakturierungszeitplan - Ereignishinzu, in dem sich der Wert fürHat Rechnung-an-Sponsor geändert?-Feld muss wahr sein.Die Änderung des Rechnung-an-Sponsors im Fakturierungszeitplan wird sofort nach der Übermittlung des Fakturierungszeitplans wirksam.Die RegisterZuwendungstransaktionenundSponsorenrechnungenerfassen keine Transaktionen oder Rechnungen mit Budgetdaten, die außerhalb des Datums der Zuwendungsposition liegen, auch wenn SieDatum der Zuwendungsposition ignorierenin der Regel für die Verarbeitung von Zuwendungskosten für das Unternehmen aktivieren. Workday Entnehmens Aktualisieren Sie diese Transaktionen und Rechnungen, wenn Sie Ihre Zuwendungskosten nach Abschluss des Zuwendungskorrekturereignisses erneut verarbeiten. - Wenn Sie aufFür später speichernklicken, können Sie die Zuwendung später in den möglichen Aktionen für die Zuwendung bearbeiten.
Workday leitet die Zuwendungskorrektur mit dem Geschäftsprozess
Zuwendungskorrekturereignis
an Prüfer weiter.
Wenn die Zuwendungsposition Worktags enthält, leitet Workday die Zuwendungskorrektur an Manager am Schnittpunkt der Worktags weiter.Wenn Ihre Zuwendungskorrektur Änderungen umfasst, müssen Sie Folgendes ändern:
- Eine Einstellung, die sich auf die Berechnung für indirekte Kosten (F&A) auswirkt, wird ausgeführt dieZuwendungskosten neu verarbeitenAufgabe nach der Zuwendungskorrektur. Siehe: Zuwendungskosten neu verarbeiten für Felder, die beim Aktualisieren eine erneute Verarbeitung erfordern.
- Beim Rechnung-an-Sponsor: Brechen Sie alle nicht gezahlten Rechnungen ab und erstellen Sie sie mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor neu, nachdem Sie den Fakturierungszeitplan aktualisiert haben.