Zuwendungen korrigieren

Administrator Guide

Erstellen und genehmigen Sie eine Zuwendung.

Erstellen Sie Gründe für die Zuwendungskorrektur in der Aufgabe

Revisions- und Korrekturgründe für Zuwendungen verwalten

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess Zuwendungskorrekturereignis
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Grants Management“:

Um die Ausgabentransaktionen, Rechnungen und Fakturierungszeitpläne anzuzeigen, die betroffen sind, wenn Sie den Sponsor oder Rechnung-an-Sponsor für eine Zuwendung ändern, fügen Sie den Schritt "Sponsoränderungsdetails genehmigen"
vor dem Schritt hinzu.

Um den Geschäftsprozess an einen Mitarbeiter weiterzuleiten, der den Fakturierungszeitplan nach einer Änderung des Rechnung-an-Sponsors für eine Zuwendung aktualisiert, fügen Sie den Fakturierungsprozess Fakturierungszeitplan für Zuwendung - Ereignis
als Unterprozess nach dem Schritt hinzu.

Sie können Bedingungsregeln für die Schritte des Geschäftsprozesses Zuwendungskorrekturereignis
erstellen, um Zuwendungskorrekturen basierend auf den Korrekturgründen zur Prüfung und Genehmigung weiterzuleiten.

Wenn Sie Ihre Zuwendung aktualisieren möchten, ohne eine neue Version der Zuwendung zu erstellen, können Sie die Zuwendung korrigieren. Sie können verschiedene Versionen einer Zuwendung gleichzeitig korrigieren, aber Sie können keine Zuwendungsversion korrigieren, die bereits korrigiert wird. Wenn Sie eine Zuwendungskorrektur übermitteln, werden die Änderungen erst angezeigt, wenn Sie den Geschäftsprozess für die Korrektur abgeschlossen haben.

Wenn Sie Ihre Zuwendung aktualisieren und eine Kopie der ursprünglichen Zuwendungsversion behalten möchten, können Sie die Zuwendung revidieren. Siehe:Zuwendungen revidieren .

Eine Änderung des Sponsors kann sich auf Ihre nicht fakturierten Ausgabentransaktionen für die Buchhaltungsgenauigkeit auswirken. Workday empfiehlt Folgendes:

Fakturieren Sie alle Ausgabentransaktionen, die Sie dem alten Sponsor belasten möchten, bevor Sie den Sponsor ändern.

Stellen Sie sicher, dass die Ausgabentransaktionen, die Sie dem neuen Sponsor belasten möchten, nicht fakturiert wurden und nach dem Korrekturdatum für den Sponsorwechsel datiert sind, bevor Sie Zuwendungskosten erneut verarbeiten.

Sie können den Sponsor in jeder Zuwendungsversion ändern, aber Sie können nur den Rechnung-an-Sponsor in der aktuellen Zuwendung ändern. Wenn Sie den Sponsor oder Rechnung-an-Sponsor für die Zuwendung ändern, aktualisiert Workday den Sponsor oder Rechnung-an-Sponsor nicht in Transaktionen, bei denen die Sponsorrechnungen folgenden Status haben:

Gezahlt.

Die generiert und im Fakturierungszeitplan als fakturiert angezeigt werden

Wenn Sie den Rechnung-an-Sponsor ändern, aktualisiert Workday den Fakturierungszeitplan mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor und setzt den Status des Fakturierungszeitplans auf Entwurf
. Sie müssen den Rest des Fakturierungszeitplans aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle Informationen mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor übereinstimmen, bevor Sie den Fakturierungszeitplan übermitteln. Nach der Übermittlung ist die Änderung des Rechnung-an-Sponsors im Fakturierungszeitplan sofort für alle Versionen der Zuwendung wirksam.

Wenn Sie mehrere Versionen derselben Zuwendung haben und eine vorherige Version korrigieren möchten, klicken Sie auf das Register

Revisionen

in der Zuwendung, um die Version zu suchen, die Sie korrigieren möchten. Wählen Sie in den möglichen Aktionen:

Zuschlag

Richtig

Nehmen Sie die erforderlichen Aktualisierungen für Ihre Zuwendung vor. Siehe:Zuwendungen erstellen für die Felder im Zuschlags-Header und in der Zuschlagsposition. Bearbeiten Sie die folgenden Register:

Option	Bezeichnung
Sonstige Informationen	Wählen Sie im Abschnitt Informationen zur Korrektur einen Grund für die Zuwendungskorrektur. Sie können das Feld Grund für Korrektur in der Aufgabe Zuwendung korrigieren ausblenden oder als erforderlich festlegen, indem Sie die optionalen Felder im Geschäftsprozess Zuwendungskorrekturereignis konfigurieren. Siehe:Optionale Felder ausblenden oder erforderlich machen .
Anhänge	Sie können Anhänge während einer Zuwendungskorrektur hinzufügen oder löschen, aber Sie können vorhandene Anhänge nicht bearbeiten. Um einen vorhandenen Anhang zu bearbeiten, verwalten Sie den Anhang direkt über die möglichen Aktionen für den Zuschlag. Workday verknüpft Anhänge immer mit der neuesten Version der Zuwendung.

Wenn Sie den Sponsor oder Rechnung-an-Sponsor im Zuwendungsvertrag ändern, können Sie im Schritt Approve Sponsor Change Details
im Geschäftsprozess Zuwendungskorrekturereignis
die folgenden Register anzeigen:

Tabulatorzeichen	Details
Zuwendungstransaktionen	Wenn Sie den Sponsor im Zuwendungsvertrag ändern, zeigt Workday auf diesem Register alle nicht abgebrochenen Ausgabentransaktionen an, die dem Sponsor zugeordnet sind. Um diese Transaktionen mit dem neuen Sponsor zu aktualisieren, können Sie Zuwendungskosten für diese Transaktionen nach Abschluss des Geschäftsprozesses erneut verarbeiten. So stellen Sie die Genauigkeit der Buchhaltung sicher: Fakturieren Sie alle Ausgabentransaktionen, die Sie dem alten Sponsor belasten möchten, bevor Sie den Sponsor ändern. Stellen Sie sicher, dass die Ausgabentransaktionen, die Sie dem neuen Sponsor belasten möchten, nicht fakturiert wurden und nach dem Korrekturdatum für den Sponsorwechsel datiert sind, bevor Sie Zuwendungskosten erneut verarbeiten. Wenn Sie den Sponsor im Zuwendungsvertrag nicht ändern, zeigt Workday auf diesem Register keine Zeilen an.
Sponsorenrechnungen	Wenn Sie den Rechnung-an-Sponsor im Zuwendungsvertrag ändern und dabei den Sponsor ändern oder nicht, zeigt Workday auf diesem Register alle genehmigten und nicht gezahlten Rechnungen an, die mit dem Rechnung-an-Sponsor verknüpft sind. Um diese Rechnungen mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor zu aktualisieren, brechen Sie den Vorgang ab und generieren Sie die Rechnungen neu, nachdem der Geschäftsprozess abgeschlossen ist. Wenn Sie im Zuwendungsvertrag nur den Sponsor und nicht den Rechnung-an-Sponsor ändern, zeigt Workday auf diesem Register die unbezahlten Rechnungen aus Ausgabentransaktionen an, deren Datum nach dem Datum der Zuwendungskorrektur liegt.
Fakturierungszeitpläne für Zuwendungen	Wenn Sie den Sponsor oder den Rechnung-an-Sponsor im Zuwendungsvertrag ändern, zeigt Workday auf diesem Register alle nicht abgebrochenen Fakturierungszeitpläne an, die mit der Zuwendung verknüpft sind. Wenn Sie den Rechnung-an-Sponsor ändern, aktualisiert Workday den Rechnung-an-Sponsor in den Fakturierungszeitplänen und setzt die Fakturierungszeitpläne auf den Status Entwurf . Bevor Sie die Fakturierungszeitpläne zur Genehmigung übermitteln, prüfen Sie, ob die Einstellungen in den anderen Feldern im Fakturierungszeitplan (z. B.: Zahlungsbedingungen ) für den neuen Rechnung-an-Sponsor weiterhin korrekt sind, und aktualisieren Sie die Einstellungen, die dies nicht sind. Sie können die Aktualisierung des Fakturierungszeitplans in den Geschäftsprozess Zuwendungskorrekturereignis integrieren, indem Sie das Ereignis Fakturierungszeitplan für Zuwendung als Unterprozess nach dem Schritt des Korrekturgeschäftsprozesses hinzufügen. Workday initiiert diesen Unterprozess nicht, wenn die Zuwendungsversion nicht der aktuellen Version entspricht. Damit Workday diesen Unterprozess nur initiiert, wenn sich der Rechnung-an-Sponsor ändert, fügen Sie eine Einstiegsbedingungsregel für den Schritt Fakturierungszeitplan für Zuwendungen - Ereignis hinzu, in der sich der Wert für Rechnung-an-Sponsor geändert? Das Feld "" muss wahr sein. Die Änderung des Rechnung-an-Sponsor im Fakturierungszeitplan wird sofort nach Übermittlung des Fakturierungszeitplans wirksam.

Die Register

Zuwendungstransaktionen

und

Sponsorenrechnungen

erfassen keine Transaktionen oder Rechnungen mit Budgetdaten, die außerhalb der Daten der Zuwendungspositionen liegen, auch wenn Sie

Datumsangaben der Zuwendungspositionen ignorieren

in der Verarbeitungsregel für Unternehmen auswählen. Workday ruft diese Transaktionen und Rechnungen ab, wenn Sie Ihre Zuwendungskosten nach Abschluss des Zuwendungskorrekturereignisses erneut verarbeiten.

Wenn Sie auf

Für später speichern

klicken, können Sie die Zuwendung später in den möglichen Aktionen für die Zuwendung bearbeiten.

Workday leitet die Zuwendungskorrektur über den Geschäftsprozess Zuwendungskorrekturereignis
an Prüfer weiter. Wenn die Zuwendungsposition Worktags enthält, leitet Workday die Zuwendungskorrektur an die Manager am Schnittpunkt der Worktag-Organisationen weiter.

Wenn bei der Zuwendungskorrektur Änderungen vorgenommen werden, geschieht Folgendes:

Eine Einstellung, die sich auf die Berechnung der indirekten Kosten auswirkt: Führen Sie nach der Zuwendungskorrektur die Aufgabe

Zuwendungskosten erneut verarbeiten

aus. Siehe:Zuwendungskosten neu verarbeiten .

Rechnung-an-Sponsor: Brechen Sie alle nicht gezahlten Rechnungen ab und erstellen Sie sie mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor neu, nachdem Sie den Fakturierungszeitplan aktualisiert haben.

Schritte: Zuwendungen verwalten

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Beispiel: Zuwendungskorrekturen weiterleiten