Zuwendungen revidieren
- Erstellen und genehmigen Sie eine Zuwendung.
- Erstellen Sie Gründe für die Zuwendungsrevision mit der AufgabeZuwendungsrevision und Korrekturgründe verwalten.
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessZuwendungsrevisionsereignisund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Grants Management“. Bis:
- Revidieren Sie ein zugehöriges Zuwendungsbudget, nachdem Sie Ihre Zuwendung revidiert haben. Fügen Sie den AktionsschrittBudgetrevision erstellen aus Zuwendungsbudgetnach dem Abschlussschritt hinzu.
- Um die betroffenen Ausgabentransaktionen, Rechnungen und Fakturierungszeitpläne anzuzeigen, wenn Sie den Sponsor oder den Rechnung-an-Sponsor für eine Zuwendung ändern, fügen Sie den Aktionsschritt„Sponsoränderungsdetails genehmigen“vor dem Abschlussschritt hinzu.
- Aktualisieren Sie den Fakturierungszeitplan für Zuwendungen, nachdem Sie den Rechnung-an-Sponsor für eine Zuwendung geändert haben. Fügen Sie denFakturierungsprozess Zuwendungsfakturierungszeitplan - Ereignisals Untergeschäftsprozess nach dem Abschlussschritt hinzu.
Sie können eine Zuwendung ändern, um Änderungen widerzuspiegeln, die Sie verfolgen möchten, z. B. Änderungen an Ihrer Zuwendungsvereinbarung. Wenn Sie eine Zuwendung ändern, behält Workday die ursprüngliche Zuwendung für Verfolgungszwecke bei und erstellt eine neue Zuwendungsversion für die revidierte Zuwendung. Sie können die gesamte Revisionshistorie für eine Zuwendung oder Zuwendungsposition jeder Version anzeigen.
Wenn Sie eine Zuwendung ändern, müssen Sie einen Grund für die Zuwendungsrevision und ein Gültigkeitsdatum angeben. Workday berücksichtigt das Gültigkeitsdatum bei der Bestimmung des autorisierten Betrags, der Vereinbarung für indirekte Kosten und den Worktags.
Wenn Sie eine Zuwendungsrevision übermitteln, leitet Workday die Revision mit dem Geschäftsprozess
Zuwendungsrevisionsereignis
zur Prüfung und Genehmigung weiter.- Wählen Siein den möglichen Aktionen einer Zuwendung.Workday weist der revidierten Zuwendung eine neue Versionsnummer zu.Sie können bestimmte Felder nicht bearbeiten, wenn für die Zuwendung F&A, Ertrag oder Fakturierung vorhanden ist.
- Bei der Bearbeitung des RegistersSonstige Informationensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung GrundWählen Sie einen aktiven Grund für die Zuwendungsrevision aus.GültigkeitsdatumGeben Sie ein Datum ein, das nach dem Zuschlagsdatum und dem vorherigen Revisionsdatum liegt.Die Zuwendungsrevision ist nur für Ausgabentransaktionen mit Budgetdaten am oder nach dem Gültigkeitsdatum wirksam. Ausgabentransaktionen vor diesem Datum erhalten die vorherige Version der Zuwendung.ZahlSie können eine alphanumerische Zeichenfolge eingeben, um die aktualisierte Zuwendungsversion zu identifizieren. - Wenn Sieden Sponsoroderden Rechnung-an-Sponsorim Zuwendungsvertrag ändern, können Sie die folgenden Register im Schritt„Details zur Sponsoränderung genehmigen“des GeschäftsprozessesZuwendungsrevisionsereignisanzeigen:TabDetailsZuwendungstransaktionenWenn Sie denSponsorim Zuwendungsvertrag ändern, werden auf diesem Register alle nicht abgebrochenen Ausgabentransaktionen angezeigt, die dem Sponsor zugeordnet sind. Um diese Transaktionen mit dem neuen Sponsor zu aktualisieren, können Sie die Zuwendungskosten für diese Transaktionen nach Abschluss des Geschäftsprozesses erneut verarbeiten.So stellen Sie Buchungsgenauigkeiten sicher:
- Fakturieren Sie alle Ausgabentransaktionen, die Sie dem alten Sponsor in Rechnung stellen möchten, bevor Sie den Sponsor ändern.
- Stellen Sie sicher, dass die Ausgabentransaktionen, die Sie dem neuen Sponsor in Rechnung stellen möchten, nicht fakturiert sind und nach dem Revisionsdatum der Sponsoränderung datiert sind, bevor Sie die Zuwendungskosten erneut verarbeiten.
Wenn Sie denSponsorim Zuwendungsvertrag nicht ändern, zeigt dieses Register keine Zeilen an.SponsorenrechnungenWenn Sie denRechnung-an-Sponsorim Zuwendungsvertrag mit oder ohne Änderung desSponsorsändern, werden auf diesem Register alle genehmigten und nicht gezahlten Rechnungen angezeigt, die dem Rechnung-an-Sponsor zugeordnet sind. Um diese Rechnungen mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor zu aktualisieren, müssen Sie die Rechnungen abbrechen und neu generieren, nachdem der Geschäftsprozess abgeschlossen ist. Wenn Sie im Zuwendungsvertrag nur denSponsorund nicht denRechnung-an-Sponsorändern, zeigt dieses Register die unbezahlten Rechnungen aus Ausgabentransaktionen an, die nach dem Gültigkeitsdatum der Zuwendungsrevision liegen.Fakturierungszeitpläne für ZuwendungenWenn Sie entweder denSponsoroderden Rechnung-an-Sponsorim Zuwendungsvertrag ändern, werden auf diesem Register alle mit der Zuwendung verknüpften nicht abgebrochenen Fakturierungszeitpläne angezeigt.Wenn Sie den Rechnung-an-Sponsor ändern, aktualisiert Workday den Rechnung-an-Sponsor in den Fakturierungszeitplänen und setzt die Fakturierungszeitpläne auf den StatusEntwurf. Bevor Sie die Fakturierungszeitpläne zur Genehmigung übermitteln, prüfen Sie, ob die Einstellungen in den anderen Feldern im Fakturierungszeitplan (z. B.Zahlungsbedingungen) für den neuen Rechnung-an-Sponsor noch korrekt sind, und aktualisieren Sie die Einstellungen, die dies nicht sind.Sie können die Aktualisierung des Fakturierungszeitplans in den GeschäftsprozessZuwendungsrevisionsereignisintegrieren, indem Siedas Ereignis Fakturierungszeitplan für Zuwendung - Ereignisals Untergeschäftsprozess nach dem Abschlussschritt des Geschäftsprozesses für die Revision hinzufügen. Um sicherzustellen, dass der Unterprozess nur ausgeführt wird, wenn sich der Rechnung-an-Sponsor geändert hat, erstellen Sie eine Einstiegsbedingungsregel, bei der sich der Wert fürHat Rechnung-an-Sponsor geändert?-Feld muss wahr sein.Wenn Sie den Rechnung-an-Sponsor für eine zukünftige Zuwendung ändern, aktualisiert Workday den aktuellen Fakturierungszeitplan mit dem neuen Rechnung-an-Sponsor. Workday verwendet im Fakturierungszeitplan immer den Rechnung-an-Sponsor, um den Sponsor zu fakturieren. Da Fakturierungszeitpläne kein Gültigkeitsdatum haben, ist jede Änderung der Rechnung-an-Sponsor im Fakturierungszeitplan sofort wirksam.
Nachdem Sie die Zuwendungsrevision übermittelt haben, können Sie die ursprüngliche Zuwendung und die revidierten Zuwendungsversionen auf dem Register
Setup und Historie
der Zuwendung anzeigen. Sie können auch Details zu früheren Zuwendungsversionen auf dem Register Revisionen
anzeigen. Zum Gültigkeitsdatum der Revision:
- Der Versionsstatus der geänderten Zuwendungsversion ändert sich inZuwendung in Gültigkeit.
- Der Versionsstatus der ursprünglichen Zuwendungsversion ändert sich inHistorie.
Wenn Sie dem Sponsor bereits eine Rechnung gestellt haben, müssen Sie möglicherweise neue Kundenrechnungen mit aktualisierten F&A-Kosten erstellen, um die Fakturierungsbeträge zu korrigieren.