Concept : versions verrouillées, archivées et masquées
Lorsque vous devez verrouiller une version et geler les données, vous pouvez choisir parmi différentes options disponibles dans la section Contrôle d'accès des paramètres de version :
- Case à cocher Version verrouillée : verrouille les données pour tous les utilisateurs afin qu'elles ne puissent pas être modifiées dans les feuilles ou via les imports. Toutefois, les modifications apportées au modèle ou aux données de montants réels peuvent toujours affecter les données de la version verrouillée.
- Case à cocher Archiver la version : fait tout ce que font les versions verrouillées, en plus de geler les données en stockant les valeurs afin que les modifications apportées au modèle aient moins de risque d'affecter les données.
- Invites utilisateur Contrôle d'accès : fournit différents niveaux de verrouillage par type d'utilisateur. Exemple : vous pouvez verrouiller les données tout en autorisant les utilisateurs à laisser des remarques.
- Verrouiller les mois principaux : verrouille les périodes révolues des versions pour tous les utilisateurs avec la même restriction que les versions verrouillées.
- Masquer les versions : rend la version non visible par les utilisateurs.
Il existe des exceptions qui permettent aux utilisateurs de modifier les données dans des versions verrouillées et de voir les versions masquées.
Versions verrouillées
Vous pouvez verrouiller les versions pour réduire au minimum les modifications apportées aux données de version dans les feuilles ou via les imports.
Les versions verrouillées restent visibles dans :
- Les tableaux de bord.
- Les rapports.
- Les feuilles.
- Vous ne pouvez pas modifier les données dans les feuilles.
- Vous pouvez importer des données, suivant votre option de verrouillage.
- Vous ne pouvez pas rendre les valeurs de dimension indisponibles dans la version lorsqu'elles sont déjà associées à des données.
- Vous pouvez exporter des données.
- Tous les comptes calculés reçoivent des formules de remplacement en lecture seule pour verrouiller les valeurs calculées, sauf si vous avez coché la case Désactiver le paramètre de formule spécifique de la version pour le compte.
- Des icônes de cadenas s'affichent en regard du nom de la version dans les listes déroulantes des versions.
Certaines versions ont toujours des données verrouillées car les données proviennent d'autres versions. Les données sont modifiées lorsque votre équipe met à jour les versions contributives.
Version | Pour empêcher la modification des données |
|---|---|
Versions virtuelles | Verrouillez les versions source. |
Version des montants réels racine et sous-versions parents | Verrouillez les sous-versions de niveau feuille. |
Partie de la superposition des montants réels dans un plan verrouillé | Dans la version des montants réels, sélectionnez Mois de fin dans Verrouiller le(s) précédent(e)s Mois jusqu'à . |
Versions archivées
L'option Archiver la version vous permet de figer plus complètement les données de niveau feuille dans vos versions une fois les plans finalisés. Le périmètre feuille correspond à des données qui ne sont pas un agrégat, à n'importe quel périmètre, compte ou dimension personnalisée. Le paramètre stocke les valeurs dans la version pour garantir que les comptes ne recalculent pas ou ne changent pas en raison d'activités courantes comme d'habitude qui se produisent à l'avenir.
L'option Archiver la version remplace et améliore la fonctionnalité du paramètre Calculer les valeurs de formule. Nous conservons l'ancien paramètre pour les versions qui l'utilisent déjà.
Dans la mesure où le processus d'archivage d'une version peut ralentir la performance du modèle, nous vous recommandons d'éviter d'archiver pendant les périodes de haute utilisation ou lorsque vous avez besoin de temps de réponse rapides dans Adaptive Planning. Lorsque le processus d'archivage prend plus de 30 secondes, le traitement affiche le rapport Traitements de longue durée dans le Planning Center. Vous pouvez annuler le traitement à partir de cette page. Voir Surveiller et annuler les traitements de longue durée.
L'archivage des versions garantit l'intégrité des données en stockant les données afin qu'elles ne soient plus dynamiques. Cela vous permet d'apporter des modifications au modèle sans modifier les valeurs de la version archivée.
Valeurs stockées dans les versions archivées | Modifications qui n'entraîneront pas de modification des données archivées |
|---|---|
Valeurs de compte calculées | Pour les formules qui font référence à des valeurs d'agrégat, vous pouvez modifier les structures hiérarchiques sans affecter les valeurs calculées des types de compte suivants :
|
Calculs de cellule à partir de formules saisies dans les feuilles | Pour les formules qui font référence à des données de superposition de montants réels, vous pouvez retraiter les données de montants réels sans affecter les calculs. Les valeurs obtenues, et non les formules, sont stockées dans les versions archivées. |
Formules partagées | Pour les formules partagées qui font référence :
|
Tables de valeurs et de répartition dans les feuilles modèles | Vous pouvez mettre à jour les tables de la feuille sans affecter les valeurs de la version archivée. |
Valeurs des comptes liés | Vous pouvez modifier, ajouter, supprimer des liens ou modifier les filtres de lien et les dimensions appliquées sans affecter la valeur dans les comptes cible. Dans les versions archivées, les subdivisions des comptes liés ne sont pas visibles. Vous pouvez toujours accéder aux subdivisions en créant un rapport avec le compte source. |
Valeurs de superposition des montants réels | Vous pouvez :
De plus, les rapports finaux du plan ne changent pas en raison du nouveau traitement des montants réels. |
Nous vous recommandons d'utiliser Validation des formules dans la zone Modélisation pour rechercher et corriger les erreurs de formule dans les versions avant de les archiver. Pour les formules erronées, les valeurs sont stockées sous forme de zéros ou de cellules vides dans les versions archivées, ce qui peut entraîner des incohérences lors de l'archivage de la version. Nous proposons un lien Afficher les erreurs dans les paramètres de version après avoir archivé les versions. Vous pouvez cliquer sur ce lien pour télécharger une feuille de calcul contenant une liste des erreurs de formule par compte et périmètre. S'il n'y a pas d'erreur, la feuille de calcul est vide. Si vous souhaitez corriger les erreurs, vous pouvez désactiver l'option Archiver la version et corriger les erreurs avant d'archiver à nouveau la version.
La désactivation de l'option Archiver la version peut :
- Modifiez les données car les formules de la version recalculent.
- Supprimer définitivement les données que nous avons stockées avant les changements structurels, tels que les modifications des disponibilités des feuilles.
Exceptions de verrouillage et d'archivage
Certains éléments de données restent dynamiques dans les versions verrouillées et archivées. Ces éléments dynamiques peuvent modifier les données ou donner l'apparence de les modifier. Les versions archivées comportent moins d'exceptions que les versions verrouillées, car les objectifs des deux options sont différents. Le verrouillage d'une version est le meilleur moyen d'empêcher les utilisateurs finaux de modifier les données via la saisie de données ou via les imports de données. L'archivage est préférable pour geler les données afin que les administrateurs puissent apporter des modifications au modèle ou remettre à jour les montants réels sans affecter les données dans les versions historiques.
Exceptions de versions archivées
Ces changements structurels peuvent toujours entraîner des modifications des données feuilles des versions archivées.
- Le rechargement de la structure de calendrier supprime les versions du plan, y compris les versions archivées.
- L'ajout d'un compte sous un compte feuille permet de déplacer les données du compte feuille précédent vers le compte feuille qui vient d'être créé.
- Le fait de retirer la disponibilité de périmètres dans les versions ou les feuilles masque les données associées dans les feuilles, les rapports, les tableaux de bord et les formules. Vous pouvez rajouter le périmètre pour afficher les données.
- La suppression de la disponibilité des dimensions dans les feuilles cubes masque les données associées dans les feuilles, les rapports, les tableaux de bord et les formules. Vous pouvez ajouter la valeur de dimension à la feuille pour afficher les données.
- La suppression de la disponibilité des dimensions dans les feuilles modèles modifie les données en fonction de vos spécifications, ce qui peut inclure une suppression définitive. Le rajout de la valeur de dimension à la feuille ne récupère pas les données.
- La suppression de comptes, de périmètres ou de valeurs de dimension personnalisée supprime les données associées dans les versions.
- La suppression de feuilles cubes ou modèles, qui supprime également les comptes, supprime les données dans toutes les versions.
- Si vous faites passer le compte de Périodique à Cumulé, cette valeur change d'une version à l'autre.
- La modification des paramètres de compte suivants dans les comptes personnalisés, du Grand livre, cubes et modèles a pour effet de modifier les données dans l'ensemble des versions :
- Afficher sous forme de : (Nombre, Devise, Pourcentage).
- Type de solde (Crédit, Débit).
- Type d'agrégat.
- Type de taux de change
- Si vous remplacez un compte GL ou personnalisé par un compte lié sur des feuilles modèles ou standard avec des données subdivisées, ces données seront effacées dans la version archivée.
Les éléments suivants restent dynamiques dans les versions archivées et leurs valeurs ne sont pas stockées :
- Comptes métriques
- Comptes système, tels que ceux pour les éliminations, les affectations, les intérêts minoritaires et les ECC.
- Les valeurs d'agrégat dans les comptes, les périmètres et les hiérarchies de dimensions. Les valeurs d'agrégat changent lorsque vous réorganisez les hiérarchies, mais toutes les valeurs basées sur des calculs qui se rapportent aux agrégats restent inchangées dans les versions archivées.
Exceptions de versions verrouillées
En plus de tout ce qui est décrit pour les versions archivées, les modifications structurelles suivantes peuvent toujours modifier les données des versions verrouillées (elles n'affectent pas les versions archivées) :
- Modification des paramètres de compte suivants dans les comptes personnalisés, du Grand livre, cubes et modèles :
- Si vous cochez la case Désactiver le paramètre de formule spécifique de la version, vous éviterez de verrouiller la formule lorsque vous verrouillerez la version. Toutes les modifications apportées aux formules de compte changent les données dans les versions, y compris les versions verrouillées.
- Changement du Type de compte par Lien ou de Lien à Cumulé ou Périodique.
- Modification ou ajout de comptes source de lien supplémentaires.
- Ajout ou modification de dimensions ou de filtres de dimension aux liens.
- Ajout ou suppression de la superposition des montants réels. Cette action modifie également les calculs de formule qui référencent les cellules avec superposition des montants réels.
- L'ajout de marqueurs aux périmètres et comptes modifie les agrégats des attributs et dimensions, ce qui affecte les calculs qui font référence à ces agrégats.
- Modification de la définition de la feuille :
- Ajout et renom de feuilles.
- Changer les comptes, les périmètres ou les valeurs de dimension personnalisée sur une feuille.
- Modification des restrictions de cube qui ne spécifient pas la version.
- L'ajout, le déplacement, la redéfinition de la parenté ou le renommage des éléments de modèle suivants peuvent affecter les données, y compris les calculs qui font référence à des agrégats :
- Comptes.
- Des attributs et des valeurs d'attribut.
- Des dimensions et des valeurs de dimension.
- Périmètres.
Ces actions modifient également les données des versions verrouillées :
- Mettez à jour les données de montants réels référencées dans les formules du plan. Pour éviter ces modifications, vous pouvez verrouiller les précédents mois de la version des montants réels.
- L'utilisation de l'option Effacer les données pour les feuilles cubes et modèles supprime toutes les données dans les versions, y compris les versions verrouillées.
Versions masquées
Masquez des versions pour empêcher votre équipe ou certains membres de votre équipe d'afficher la version.
Lorsque vous masquez des versions, vous ne pouvez pas afficher les données dans :
- Les tableaux de bord.
- Les rapports.
- Les feuilles.
Vous ne pouvez pas sélectionner la version depuis :
- L'onglet Éléments des graphiques et des rapports.
- L'invite de version dans la barre d'outils principale.
En outre, lorsque vous masquez les versions de montants réels, Adaptive Planning ignore les
contrôles d'accès
des sous-versions et des versions des écritures dans lesquelles elles s'agrègent.Exceptions de masquage
- Lorsque vous utilisez des versions de montants réels masquées comme superposition de montants réels, les données sont visibles dans la version du plan. Toute personne autorisée à afficher la version du plan peut afficher les données des montants réels se superposant.
- Les noms des versions masquées restent visibles dans les zones suivantes :
- Modélisation:Afficher les dépendancespour les valeurs de dimension etAfficher la capacitédans les récapitulatifs des feuilles cubes.
- Intégration: chargeurs de données.