Concept : versions verrouillées, archivées et masquées
Quand vous avez besoin de verrouiller une version et de geler les données, vous pouvez choisir parmi les différentes options disponibles dans la section Contrôle d’accès des paramètres de version :
- La case à cocher Version verrouillée : verrouille les données pour tous les utilisateurs afin que les utilisateurs ne puissent pas les modifier dans des feuilles ou par l’intermédiaire d’importations. Toutefois, les modifications apportées aux données du modèle ou aux chiffres réels peuvent toujours affecter les données dans la version verrouillée.
- La case à cocher Archiver la version : fait tout ce que font les versions verrouillées, puis gele les données en stockant les valeurs afin que les changements apportés au modèle soient moins susceptibles d’avoir une incidence sur les données.
- Invite utilisateur de contrôle d’accès : fournit différents niveaux de verrouillage par type d’utilisateur. Exemple : vous pouvez verrouiller les données tout en permettant aux utilisateurs de laisser des remarques.
- Verrouiller les mois principaux : verrouille les périodes passées des versions pour tous les utilisateurs avec la même limite que les versions verrouillées.
- Masquer les versions : rend la version imposable aux utilisateurs.
Il existe des exceptions qui permettent aux utilisateurs de modifier les données des versions verrouillées et d’afficher les versions masquées.
Versions verrouillées
Vous pouvez verrouiller les versions pour réduire au minimum les modifications apportées aux données de version dans les feuilles ou au moyen des importations.
Les versions verrouillées restent visibles dans les éléments suivants :
- Tableaux de bord.
- Rapports.
- Feuilles.
- Vous ne pouvez pas modifier les données dans les feuilles.
- Vous pourrez peut-être importer des données, selon votre option de verrouillage.
- Vous ne pouvez pas rendre les valeurs de dimension indisponibles dans la version lorsque la valeur est déjà associée à des données.
- Vous pouvez exporter des données.
- Tous les comptes calculés reçoivent des formules de remplacement en lecture seule pour verrouiller les valeurs calculées, sauf si vous avez coché la case Désactiver le paramètre de formule propre à la version pour le compte.
- Les icônes de verrouillage s’affichent à côté du nom de la version dans les listes déroulantes de version.
Certaines versions contiennent toujours des données verrouillées, car les données proviennent d’autres versions. Les données sont modifiées lorsque votre équipe met à jour les versions contributives.
Version | Pour empêcher le changement des données |
|---|---|
Versions virtuelles | Verrouillez les versions source. |
Version des chiffres réels racine et sous-versions parentes | Verrouillez les sous-versions de niveau feuille. |
Partie de la superposition des chiffres réels dans un plan verrouillé | Dans la version des chiffres réels, sélectionnez Mois d’achèvement pour l’option Verrouiller le mois principal jusqu’au . |
Versions archivées
L’option Archiver la version vous permet de geler plus complètement les données de niveau feuille dans vos versions une fois les plans finalisés. Le niveau feuille correspond à des données qui ne sont pas un agrégat, à un niveau, à un compte ou à une dimension personnalisée. Le paramètre stocke les valeurs dans la version pour garantir que les comptes ne sont pas recalculés ou modifiés en raison d’activités habituelles qui se produisent à l’avenir.
L’option Archiver la version remplace et améliore la fonctionnalité du paramètre Calculer les valeurs de la formule. Nous conservons l’ancien paramètre pour les versions qui l’utilisent déjà.
Étant donné que le processus d’archivage d’une version peut affecter les performances du modèle, nous vous recommandons d’éviter d’effectuer l’archivage pendant les périodes de grande utilisation ou lorsque vous avez besoin de temps de réponse rapides dans Adaptive Planning. Lorsque le processus d’archivage prend plus de 30 secondes, le processus affiche le rapport Processus de longue durée dans le centre de planification. Vous pouvez annuler le processus à partir de cette page. Voir : Surveiller et annuler les processus de longue durée.
L’archivage des versions garantit l’intégrité des données en stockant les données afin qu’elles ne soient plus dynamiques. Cela vous permet d’apporter des modifications au modèle sans changer les valeurs dans la version archivée.
Valeurs stockées dans des versions archivées | Changements qui ne changeront pas les données archivées |
|---|---|
Valeurs de compte calculées | Pour les formules qui font référence à des valeurs d’agrégat, vous pouvez modifier les structures hiérarchiques sans affecter les valeurs calculées des types de comptes suivants :
|
Calculs de cellules à partir de formules entrées dans des feuilles | Pour les formules qui font référence aux données de superposition des chiffres réels, vous pouvez retraiter les données des chiffres réels sans affecter les calculs. Nous stockons les valeurs résultantes, et non les formules, dans les versions archivées. |
Formules partagées | Pour les formules partagées qui font référence à :
|
Tables de recherche de valeurs et de répartition dans les feuilles modélisées | Vous pouvez mettre à jour les tables de recherche dans la feuille sans affecter les valeurs de la version archivée. |
Valeurs des comptes liés | Vous pouvez apporter des changements, ajouter, retirer des liens ou changer des filtres de liens et des dimensions appliquées sans affecter la valeur des comptes cibles. Dans les versions archivées, nous n’affichons pas les subdivisions des comptes liés. Vous pouvez toujours accéder aux subdivisions en créant un rapport avec le compte source. |
Valeurs de superposition des chiffres réels | Vous pouvez :
De plus, les rapports finaux du plan ne changent pas en raison de retraitements des chiffres réels. |
Nous vous recommandons d’utiliser Validation des formules dans le domaine Modélisation pour rechercher et corriger les erreurs de formules dans les versions avant de les archiver. Pour les formules contenant des erreurs, nous stockons les valeurs sous forme de zéros ou de blancs dans les versions archivées, ce qui peut entraîner un écart lors de l’archivage de la version. Nous fournissons un lien Afficher les erreurs dans les paramètres de version après l’archivage des versions. Vous pouvez cliquer sur le lien pour télécharger une feuille de calcul contenant une liste des erreurs de formule par compte et par niveau. S’il n’y a pas d’erreurs, la feuille de calcul est vide. Si vous souhaitez corriger les erreurs, vous pouvez désactiver l’option Archiver une version et corriger les erreurs avant d’archiver de nouveau la version.
La désactivation de l’option Archiver la version peut :
- Changez les données, car les formules de la version sont recalculées.
- Supprimez définitivement les données que nous avons enregistrées avant les changements structurels, tels que les changements apportés aux disponibilités des feuilles.
Exceptions de verrouillage et d'archivage
Certains éléments de données restent dynamiques dans les versions verrouillées et archivées. Ces éléments dynamiques peuvent modifier les données ou donner l’impression d’un changement. Les versions archivées comportent moins d’exceptions que les versions verrouillées, car l’intention des deux options est différente. Le verrouillage d’une version est mieux utilisé pour empêcher les utilisateurs finaux de modifier les données au moyen de l’entrée ou de l’importation de données. L’archivage est préférable pour geler les données afin que les administrateurs puissent apporter des modifications au modèle ou rétablir les chiffres réels sans avoir d’incidence sur les données des versions historiques.
Exceptions liées aux versions archivées
Ces changements structurées peuvent néanmoins entraîner des modifications des données feuilles dans les versions archivées.
- Le rechargement de la structure de calendrier supprime les versions du plan, y compris les versions archivées.
- L’ajout d’un compte sous un compte feuille déplace les données du compte feuille précédent vers le compte feuille nouvellement créé.
- Le fait de retirer la disponibilité du niveau des versions ou des feuilles masque les données associées dans les feuilles, les rapports, les tableaux de bord et les formules. Vous pouvez rajouter le niveau pour afficher les données.
- Le fait de retirer la disponibilité des dimensions des feuilles cubes masque les données associées dans les feuilles, les rapports, les tableaux de bord et les formules. Vous pouvez ajouter la valeur de dimension à la feuille pour afficher les données.
- En retirant la disponibilité des dimensions des feuilles modélisées, modifiez les données en fonction de vos spécifications, ce qui peut inclure une suppression permanente. Le rajout de la valeur de dimension à la feuille ne récupère pas les données.
- La suppression de comptes, de niveaux ou de valeurs de dimension personnalisées supprime les données associées dans toutes les versions.
- La suppression des feuilles cubes ou modélisées, qui supprime également les comptes, supprime les données de toutes les versions.
- Le fait de passer un compte de Périodique à Cumulatif modifie la valeur d’une version à l’autre.
- La modification des paramètres de compte dans des comptes personnalisés, de grand livre, cubes et modélisés modifie les données dans toutes les versions :
- Afficher sous forme de : (nombre, devise, pourcentage).
- Type de solde (crédit, débit).
- Type d’agrégat.
- Type de taux de change.
- Le fait de remplacer un compte GL ou personnalisé par un compte lié sur des feuilles modélisées ou standard avec des données fractionnées va effacer ces données fractionnées dans la version archivée.
Ces éléments restent dynamiques dans les versions archivées et nous ne stockons pas leurs valeurs :
- Comptes d’indicateur
- Les comptes système, tels que ceux pour les éliminations, les affectations, les participations minoritaires et les écarts de conversion.
- Regrouper les valeurs dans des comptes, des niveaux et des hiérarchies de dimensions. Les valeurs de l’agrégat changent lorsque vous réorganisez les hiérarchies, mais toutes les valeurs fondées sur les calculs qui font référence aux agrégats restent inchangées dans les versions archivées.
Exceptions liées aux versions verrouillées
En plus de tout ce qui est décrit pour les versions archivées, ces changements structuraux peuvent toujours changer les données dans les versions verrouillées (ils n’affectent pas les versions archivées) :
- Modifiez les paramètres de compte suivants dans les comptes personnalisés, de grand livre, cubes et modélisés :
- Si vous cochez la case Désactiver le paramètre de formule propre à une version, la formule ne se verrouille pas lorsque vous verrouillez la version. Toute modification des formules du compte modifie les données d’une version à l’autre, y compris les versions verrouillées.
- Modifiez le Type de compte de la valeur Liaison ou de la valeur Liaison à Cumulatif ou Périodique.
- Le fait de changer ou d’ajouter d’autres comptes source de lien.
- L’ajout ou le changement de dimensions ou de filtres de dimensions aux liens.
- L’ajout ou le retrait d’une superposition des chiffres réels. Cette action modifie également les calculs de formules qui font référence aux cellules avec une superposition des chiffres réels.
- L’attribution des marqueurs aux niveaux et aux comptes modifie les agrégats des attributs et des dimensions, ce qui affecte les calculs qui font référence à ces agrégats.
- Modification de la définition de la feuille :
- Ajouter et renommer des feuilles.
- Modifier les comptes, les niveaux ou les valeurs de dimension personnalisée d’une feuille.
- Modifier les restrictions de cube qui ne précisent pas la version.
- L’ajout, le déplacement, la parenté ou le renommage de ces éléments de modèle peut affecter les données, y compris les calculs qui font référence aux agrégats :
- Comptes.
- Des attributs et des valeurs d’attribut.
- Des dimensions et des valeurs de dimension.
- Niveaux.
Ces actions modifient également les données dans les versions verrouillées :
- mettant à jour les données des chiffres réels référencées par les formules de plan. Pour empêcher ces changements, vous pouvez verrouiller les principaux mois de la version des chiffres réels.
- L’utilisation de l’option Effacer les données pour les feuilles cubes et modélisées supprime toutes les données des versions, y compris les versions verrouillées.
Versions masquées
Masquez des versions pour empêcher votre équipe ou certains membres de votre équipe d’afficher la version.
Lorsque vous masquez des versions, vous ne pouvez pas afficher les données dans les éléments suivants :
- Tableaux de bord.
- Rapports.
- Feuilles.
Vous ne pouvez pas sélectionner la version depuis les emplacements suivants :
- Onglets Éléments des graphiques et des rapports.
- Invite de version dans la barre d’outils principale.
En outre, lorsque vous masquez les versions des chiffres réels, Adaptive Planning ignore les
contrôles d’accès
pour les sous-versions et les versions des écritures qui s’y agrègent.Masquer les exceptions
- Lorsque vous utilisez des versions de chiffres réels masquées comme superposition de chiffres réels, les données sont visibles dans la version du plan. Toute personne autorisée à afficher la version du plan peut afficher les données des chiffres réels se superposant.
- Les noms des versions masquées restent visibles dans les zones suivantes :
- Modélisation:Afficher les dépendancespour les valeurs de dimension etAfficher la capacitédans les récapitulatifs des feuilles cubes.
- Intégration: chargeurs de données.