Einrichtungshinweise: Mitarbeiterdatensätze
Dieses Thema kann Ihnen bei der Planung Ihrer Konfiguration und Nutzung von [Funktion] als Entscheidungshilfe dienen. Darin wird Folgendes erklärt:
- Warum man es einrichten sollte.
- Wie es sich in den restlichen Arbeitsablauf einfügt.
- Auswirkungen auf nachgelagerte Prozesse und Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Produkten.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Die vollständigen Konfigurationsdetails entnehmen Sie bitte der detaillierten Aufgabenbeschreibung.
Was es ist
Jeder Mitarbeiter, den Sie in Peakon hinzufügen, hat eine eigene Mitarbeiterdatensatzseite, auf der seine grundlegenden Informationen und demografischen Daten angezeigt werden. Sie können diese Daten nutzen, um gezielte Fragen oder Umfragen zu stellen und die Ergebnisse anhand verschiedener demografischer Merkmale zu vergleichen.
Geschäftsvorteile
Durch die Pflege korrekter und aktueller Mitarbeiterdatensätze in Peakon können Sie Mitarbeiterbefragungen durchführen und segmentierte Erkenntnisse gewinnen.
Anwendungsfälle
- Sparen Sie Zeit für Ihre Administratoren, indem Sie Peakon in Workday oder ein anderes Personalverwaltungssystem integrieren, um neue und aktualisierte Mitarbeiterdatensätze automatisch mit Peakon zu synchronisieren.
- Verwenden Sie die bereitgestellte Vorlage, um Mitarbeiterdatensätze manuell mithilfe von Excel-Dateien zu importieren.
Zu berücksichtigende Fragen
Fragen | Überlegungen |
|---|---|
Wie planen Sie den Import der Mitarbeiterdaten? | Sie können Mitarbeiterdatensätze synchronisieren, indem Sie eine Integration zwischen Peakon und Ihrem Personalverwaltungssystem erstellen. Beispiel: Workday, Personio, BambooHR. Sie können Mitarbeiterdaten auch manuell über eine Excel-Datei importieren. Diese Option bleibt auch dann verfügbar, wenn Sie Mitarbeiterdatensätze bereits automatisch über eine Integration synchronisieren. |
Besitzen alle Mitarbeiter mindestens eine eindeutige Kennung? | Jeder Mitarbeiter muss über eine eindeutige E-Mail-Adresse und/oder eine eindeutige Mitarbeiternummer verfügen. E-Mail-Adressen von Kundenkonten können nicht von mehreren Mitarbeitern wiederverwendet werden, selbst wenn die Mitarbeiternummern eindeutig sind. Jeder Mitarbeiterdatensatz muss auch einen Vor- und Nachnamen enthalten. Es genügt, wenn es sich bei der persönlichen E-Mail-Adresse um eine gültige E-Mail-Adresse handelt. Peakon prüft die E-Mail-Adressen nicht auf Eindeutigkeit, sodass dieselbe private E-Mail-Adresse von mehreren Mitarbeitern verwendet werden kann. |
Wie planen Sie, Änderungen an den Mitarbeiterdatensätzen vorzunehmen? | Sie können Mitarbeiterdatensätze so oft wie nötig manuell importieren. Wir empfehlen, die Mitarbeiterdatensätze vor Beginn der Umfragerunde zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass jedes Segment bei der nächsten Umfragerunde die aktuellsten Informationen enthält. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Datenaggregation Änderungen an Mitarbeiterdatensätzen nicht rückwirkend dazu führen, dass Mitarbeiter aus bestehenden Dashboards entfernt werden, wenn sie zuvor innerhalb des Gültigkeitszeitraums der Daten Teil dieser Segmentgruppen waren. Wenn Sie die Mitarbeiterdatensätze automatisch synchronisieren möchten, werden diese fortlaufend aktualisiert, sobald Sie Mitarbeiterdaten in Ihrem ursprünglichen Personalverwaltungssystem aktualisieren. |
Wie möchten Sie mit ausscheidenden Mitarbeitern umgehen? | Sobald ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen hat, erhält er ab dem Ausscheidensdatum keine Peakon-Umfragen mehr. Sie können das Austrittsdatum im Voraus aktualisieren, und Peakon behandelt den Mitarbeiter nach Ablauf des Datums automatisch als ausscheidend. Wenn Sie das Ausscheidensdatum eines Mitarbeiters auf Peakon aktualisieren, nachdem dieses bereits verstrichen ist, entfernt Peakon diesen Mitarbeiter rückwirkend aus allen Umfragerunden, an denen er nach dem Ausscheidensdatum teilgenommen hat (d. h. aus denen ihm eine Umfrage-E-Mail zugesendet wurde). Sie können die Austrittsdaten der Mitarbeiter so oft wie nötig manuell importieren oder diese Informationen durch eine automatische Mitarbeitersynchronisierung aktualisieren lassen. |
Planen Sie, alle Mitarbeiter zu importieren? | Überlegen Sie, ob Sie alle Mitarbeiter importieren oder bestimmte Gruppen auslassen möchten. Wenn Sie Mitarbeiter manuell importieren, können Sie dies mithilfe der Excel-Tabelle, die Sie importieren, steuern, indem Sie die Zeilen derjenigen Mitarbeiter ausschließen, die Sie nicht importieren möchten. Wenn Sie die Workday-Integration verwenden, können Sie mithilfe einer benutzerdefinierten Überschreibung die Berechtigung der Mitarbeiter steuern und bestimmte Mitarbeiter von der Synchronisierung mit Peakon ausschließen. Siehe Konzept: Anspruchsberechtigung von Arbeitnehmern. Bei Bedarf können auch Zeitarbeiter eingesetzt werden. |
Empfehlungen
- Beginnen Sie mit dem Exportieren einer Vorlage aus Peakon, falls Sie eine Datei mit Mitarbeiterdaten importieren müssen. Die Vorlage enthält das richtige Format und ein Beispiel für jede Attributspalte.
- Ändern Sie die Attribut- und Segmentnamen in Peakon, bevor Sie einen Import oder eine Synchronisierung durchführen, um die Erstellung neuer Segmente zu verhindern, wenn keine exakte Übereinstimmung vorliegt, oder Fehler, wenn keine übereinstimmenden Attributnamen vorhanden sind.
- Vermeiden Sie es, mehr Daten als nötig in einem Importblatt zu speichern. Beispiel: Importieren Sie nur dann ein Tabellenblatt mit den erforderlichen Spalten, wenn Sie ein rückwirkendes Gültigkeitsdatum für die importierten Daten festlegen.
- Ordnen Sie Ihre Attribute in neu an, wenn Sie möchten, dass sie in Ihrer Importdatei, Ihren Heatmaps und Ihren Mitarbeiterdatensätzen in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden. Die Reihenfolge dieser Standardfelder – Mitarbeiter-ID, Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Sprache und Zeitzone – kann nicht geändert werden; sie werden in Importdateien immer zuerst angezeigt.
- Verwenden Sie die Registerkarte„Synchronisierungsinformationen“in den Mitarbeiterdatensätzen, um Probleme bei der Aktualisierung von Mitarbeitern mithilfe einer Integration zu beheben.
Anforderungen
- Richten Sie zuerst Ihre Attributstruktur ein. Siehe Hinweise zur Einrichtung: Attribute und Segmente.
- Ordnen Sie Ihre Attribute Standardwerten zu, wenn Sie Ihre Mitarbeiterdaten automatisch aus einem anderen System synchronisieren. Siehe Konfigurieren der Attributzuordnung für Benchmarks.
- Jeder Mitarbeiter muss in Ihrem HR-System über eine eindeutige Kennung (E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer) verfügen.
Einschränkungen
- Eine Integration mit zwei Personalverwaltungssystemen gleichzeitig ist nicht möglich.
- Segmentwerte können nicht durch eine automatische Synchronisierung rückdatiert werden, sondern nur durch einen Excel-Upload oder eine manuelle Aktualisierung des Mitarbeiterdatensatzes.
- Manuelle Mitarbeiter-Uploads über Excel sind auf 20.000 Datensätze pro Upload begrenzt.
Mandanteneinrichtung
Keine Auswirkungen.
Sicherheit
Ein Benutzer benötigt folgende Berechtigungen, um auf Mitarbeiterdatensätze zuzugreifen und diese zu aktualisieren:
Mitarbeiter anzeigen
und Mitarbeiter aktualisieren
.Nur Administratoren können die Integration zwischen Ihrem Personalverwaltungssystem und Peakon erstellen.
Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Berichterstattung
Keine Auswirkungen.
Integrationen
Sie können Mitarbeiterdaten und deren Segmente durch die Integration von Peakon in Ihr HR-System einpflegen. Peakon bietet sofort einsatzbereite Integrationen mit Workday, BambooHR, bob, Personio und BetterUp. Es ist auch möglich, mit SCIM 2.0 eine eigene, individuelle Integration zu erstellen.
Weitere Informationen zu Integrationen finden Sie unter Setup Considerations: Integrations .
Verbindungen und Berührungspunkte
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Tenant zu verstehen. Mehr über das Workday Touchpoints Kit erfahren Sie in der Workday Community.