Konzept: Mitarbeitermanagement

Jeder Mitarbeiterdatensatz entspricht einem Mitarbeiter und zeigt dessen Werte in den Attributfeldern Ihres Kontos an. In den Mitarbeiterdatensätzen werden auch die von ihnen verwalteten Segmente, die Zugriffsgruppen, denen sie angehören, und die Runden, an denen sie teilgenommen haben, angezeigt.

Tab	Beschreibung	Berechtigungen
Informationen	Zeigt Felder für grundlegende Kontaktinformationen und die Attributwerte im Mitarbeiterdatensatz an. Das Kontrollkästchen „Teilnahme an Umfragen“ gibt an, ob der Mitarbeiter an Umfragen teilnehmen wird.	Mitarbeiter ansehen .
Management	Zeigt die Segmente an, die der Leiter verwaltet. Bei verwalteten Segmenten kann es sich entweder um Berichtslinien oder um bestehende Segmente handeln, die Sie dem Manager manuell zuweisen.	Führungskräfte mit der Zugriffsberechtigung „Segmentverwaltung“ können Managern Segmente zuweisen, die diese selbst verwalten.
Zugriffssteuerung	Zeigt die Zugriffskontrollgruppen an, denen ein Mitarbeiter angehört. Alle Mitarbeiter sind in der Zugriffskontrollgruppe „Mitarbeiter“ enthalten. Alle Mitarbeiter, die Segmente verwalten, sind auch in der Zugriffskontrollgruppe „Manager“ enthalten. Alle weiteren Zugriffskontrollgruppen, denen ein Mitarbeiter angehört, werden ebenfalls auf dieser Registerkarte angezeigt.	Mitarbeiterberechtigungen verwalten , die nur für Gruppen vom Typ „Alle Mitarbeiter“ verfügbar sind.
Befragungsrunden	Zeigt die Umfragerunden an, an denen ein Mitarbeiter teilgenommen hat. Diese Information gibt keinen Aufschluss darüber, ob der Mitarbeiter die Umfrage beantwortet hat. Wenn Sie einen Mitarbeiter zu einer laufenden Umfragerunde hinzufügen, wird ein Banner mit der Option angezeigt, den Mitarbeiter zur aktuellen Runde hinzuzufügen. Sie können den Umfragelink auch erneut senden, sodass der Mitarbeiter die Umfrage abschließen oder zurücksetzen kann, falls er sie bereits abgeschlossen hat.	Mitarbeiter ansehen .
Synchronisierungsinformationen	Zeigt diese 3 Abschnitte an: Mitarbeiter-ID: Eindeutige Kennung des Mitarbeiters. Protokolle: Fehlerprotokolle mit Zeitstempeln und Fehlermeldungen. Informationen: Rohinformationen aus der Integration. Es ist auch möglich, den Mitarbeiter manuell zu synchronisieren und die auf der Registerkarte angezeigten Informationen zu aktualisieren.	Nur für Administratoren.

Führungskräfte mit der Berechtigung

„Mitarbeiter anzeigen“

können Mitarbeiterdatensätze im

Bereich „Verwaltung

Mitarbeiter“

einsehen. Die Mitarbeiter, die ein Vorgesetzter sehen kann, entsprechen dem Kontext, in dem sich der Vorgesetzte befindet, und er kann keine Mitarbeiter außerhalb seines zugewiesenen Segments sehen.

Administratoren und Führungskräfte können die Suchleiste verwenden, um nach einem Mitarbeiter anhand des Namens, der E-Mail-Adresse, der Mitarbeiternummer, des Segments oder seines Vorgesetzten zu suchen. Nutzen Sie die Suchfilter, um Ihre Ansicht zu verfeinern und bis zu 4 Spalten bei der Anzeige der Ergebnisse auszuwählen.

Jeder, der Zugriff auf die Mitarbeiterdatensätze hat, kann diese auch in eine separate Datei exportieren. Die Datei enthält automatisch Spalten für alle Felder der Mitarbeiterdatensätze. In Peakon ist es nicht möglich, den Export anzupassen.

Jeder Mitarbeiter muss in seiner Mitarbeiterakte mindestens eine eindeutige Kennung haben:

Mitarbeiter können zwar denselben Namen und andere Angaben haben, es ist jedoch nicht möglich, dass mehrere Mitarbeiter dieselben eindeutigen Kennungen verwenden. Um einen Mitarbeiter zu Peakon hinzuzufügen, müssen Sie mindestens ein eindeutiges Identifikationsfeld ausfüllen.

Um zu verhindern, dass während des Daten-Uploads aufgrund menschlicher Fehler doppelte Einträge erstellt oder bestehende Daten überschrieben werden, müssen beide eindeutigen Kennungen in einem Mitarbeiterdatensatz vollständig angegeben werden. Das Vorhandensein beider eindeutiger Kennungen erleichtert auch die Änderung einer eindeutigen Kennung.

Beispiel: Wenn Sie aufgrund einer Unternehmensübernahme E-Mail-Adressen in großen Mengen aktualisieren müssen, finden die bestehenden Mitarbeiternummern trotzdem den passenden Mitarbeiterdatensatz für die Aktualisierung. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, erstellt Peakon einen neuen Mitarbeiterdatensatz.

Falls Ihre Mitarbeiter über verschiedene E-Mail-Domänen verfügen, muss das Kundendienstteam diese in Ihrem Peakon-Konto aktivieren. Nach der Aktivierung einer E-Mail-Domäne können Sie Mitarbeiter mit der jeweiligen E-Mail-Domäne hinzufügen.

Mit jeder Umfragerunde werden die Segment-Dashboards mit neuen Umfragedaten von Mitarbeitern aktualisiert, die sich zu Beginn der Runde in diesen Segmenten befinden. Nehmen Sie alle wesentlichen Änderungen an den Mitarbeiterdatensätzen am Tag vor Beginn der Runde vor, damit die Dashboards die Mitarbeiter für die kommende Runde korrekt zuordnen können.

Es ist auch möglich, während und nach der Umfragerunde rückwirkende Änderungen vorzunehmen. Wir empfehlen, die Mitarbeiterdatensätze außerhalb von Umfragerunden und fortlaufend zu aktualisieren, um plötzliche, umfangreiche Änderungen in den Dashboards zu vermeiden.

Änderungen an Mitarbeiterdatensätzen können Sie sowohl per Datenimport als auch direkt in Peakon vornehmen, sowohl in großen Mengen als auch einzeln.

Aktualisierungen der Mitarbeiterdatensätze werden ab der nächsten Erhebungsrunde im entsprechenden Dashboard angezeigt. Die aktuellen Punktzahlen jedes Mitarbeiters werden in das neue Segment übernommen, Kommentare und frühere Punktzahlen jedoch nicht. Sie können jederzeit rückwirkende Änderungen vornehmen, um Kommentare und frühere Ergebnisse zu übernehmen. Wir empfehlen, bei der Rückdatierung Vorsicht walten zu lassen und die Folgen für die Vertraulichkeit zu berücksichtigen.

Wir empfehlen, das Ausscheidensdatum eines Mitarbeiters festzulegen, sobald Sie dessen letzten Arbeitstag kennen. Das Ausscheidensdatum ist der Bezugspunkt für den Sichtbarkeitszeitraum, in dem die Ergebnisse eines Mitarbeiters nach seinem Ausscheiden im Dashboard sichtbar bleiben sollten. Die schrittweise Entfernung schützt die Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten und verhindert, dass Ergebnisse sofort aus dem Dashboard verschwinden.

Der Sichtbarkeitszeitraum bezieht sich auf die Umfragezeit und nicht auf die Echtzeit, um zu verhindern, dass sich die Ergebnisse außerhalb laufender Umfragerunden ändern. Bei Beginn jeder neuen Umfragerunde prüft das System, ob es Mitarbeiter gibt, die das Unternehmen verlassen haben und deren Antworten außerhalb des Sichtbarkeitszeitraums für ehemalige Mitarbeiter liegen. Sobald eine Umfrageantwort während einer laufenden Umfragerunde außerhalb des Sichtbarkeitszeitraums liegt, fällt sie aus der Gesamtwertung heraus.