Konzept: Workday-Mitarbeitersynchronisierung
Übersicht
Sie können die Workday-Integration so einrichten, dass Ihre Mitarbeiterdaten automatisch mit Peakon synchronisiert werden. Der Webdienst
Get_Workers
ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiterdaten aus Workday abzurufen.Die Integration:
- Prüft regelmäßig, ob Aktualisierungen der Mitarbeiterdaten vorgenommen werden, um eine konsistente Datenstruktur in allen Systemen zu gewährleisten. Dazu gehört auch die Aktualisierung der Daten ausgeschiedener Mitarbeiter in Workday, wenn deren Beschäftigungsverhältnis endet.
- Entfernt alle widerrufenen Mitarbeitereinstellungen.
- Je nach Konfiguration werden Zeitarbeiter synchronisiert oder ignoriert.
- Der Fokus liegt darauf, wer auf der Peakon-Plattform vertreten sein sollte, nicht darauf, wer an den Umfragerunden teilnehmen sollte. Die Teilnahmeberechtigung für die einzelnen Umfragerunden kann separat geregelt werden.
Nach der ersten vollständigen Synchronisierung synchronisiert Peakon alle weiteren Änderungen mehrmals pro Stunde inkrementell. Es ist jedoch möglich, eine vollständige Synchronisierung auch manuell zu initiieren.
Während einer Synchronisierung ist es nicht möglich, die Verbindung zu trennen, die Synchronisierung zu deaktivieren oder die Konfigurationsoptionen zu aktualisieren. Peakon benachrichtigt Administratoren, wenn eine Synchronisierung abgeschlossen oder automatisch getrennt wurde.
Konfiguration
Nur Administratoren können die Integration einrichten. Sehen Schritte: Workday-Integration einrichtenDie
Auf der Peakon-Integrationsseite werden Fehlermeldungen der Synchronisierung angezeigt. In der Spalte
„Workday-Kennung“
wird die Workday-ID (WID) des Mitarbeiters mit dem zugehörigen Fehler angezeigt. Sie können in Workday das Präfix wid
: verwenden, um den Mitarbeiter zu finden. Die meisten Fehler sind auf Datenabweichungen zwischen den beiden Plattformen zurückzuführen. Die meisten Probleme lassen sich in beiden Systemen beheben. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Anzeige der Synchronisierungsinformationen
in jedem Mitarbeiterdatensatz die Fehlerbehebung bei Synchronisierungsproblemen einzelner Mitarbeiter.Mit der Schaltfläche
„Exportieren nach CSV“
bei den Integrationsaudits können Sie die letzten 5.000 Datensätze der Integrationsereignis-Auditprotokolle im CSV-Format exportieren. Änderungstypen
Änderungstyp | Beschreibung |
|---|---|
Indirekte Veränderungen | Diese Änderungen erzeugen keinen Eintrag im Transaktionsprotokoll des Mitarbeiterprofils in Workday. Sie sind typischerweise systembedingt oder entstehen durch Veränderungen, die den Mitarbeiter indirekt betreffen. Beispiel: Aktualisierungen der Logik eines berechneten Feldes, Änderungen der Position eines Managers innerhalb derselben Aufsichtsorganisation.
Diese Änderungen werden bei der stündlichen Synchronisierung nicht erfasst und sind nur sichtbar, wenn der Peakon-Administrator manuell eine vollständige Synchronisierung durchführt. |
Direkte Änderungen | Diese Änderungen erzeugen einen Eintrag im Transaktionsprotokoll des Mitarbeiterprofils in Workday. Sie treten auf, wenn eine direkte Aktualisierung der Mitarbeiterdaten erfolgt. Beispiel: Die Position oder das Stellenprofil eines Mitarbeiters ändert sich.
Diese Änderungen sind in der stündlichen Synchronisierung enthalten. |
Synchronisierungstypen
Synchronisierungstyp | Beschreibung |
|---|---|
Vollständige Synchronisierung | Die vollständige Synchronisierung überträgt alle Mitarbeiterdaten in Peakon, mit Ausnahme der Daten ausgeschiedener Mitarbeiter.
Die erste vollständige Synchronisierung ruft nur die aktuell aktiven Mitarbeiter aus dem Workday-Tenant ab. Bei jeder zukünftigen vollständigen Synchronisierung wird geprüft, ob sich der aktive Status eines Mitarbeiters seit der letzten Synchronisierung geändert hat. Die vollständige Synchronisierung ruft das Austrittsdatum eines Mitarbeiters nur dann ab, wenn dieses am Tag der Synchronisierung wirksam wird. Administratoren können eine vollständige Synchronisierung initiieren, indem sie im Peakon-Mandanten in auf die Schaltfläche "Alle synchronisieren" klicken. Eine vollständige Synchronisierung dauert 2-5 Minuten pro 500 Mitarbeiter im Workday-Tenant, wobei die Gesamtdauer von der Größe des Tenants abhängt. |
Inkrementelle Synchronisierung | Die inkrementelle Synchronisierung läuft im Laufe der Stunde zu verschiedenen Zeitpunkten. Es werden nur die Änderungen im Transaktionsprotokoll seit der letzten Synchronisierung abgerufen:
Eine inkrementelle Synchronisierung kann je nach Anzahl der Änderungen seit der letzten Synchronisierung einige Minuten bis einige Stunden dauern. Auf der Integrationsseite wird auf einer Informationskarte der geplante Zeitpunkt für die nächste Synchronisierung angezeigt. Wird eine Synchronisierung übersprungen, wartet das System bis zum nächsten geplanten Zeitfenster, um es erneut zu versuchen, anstatt sofort zu synchronisieren. |
Authentifizierung
Sie können sich mit einem Benutzernamen und einem Passwort des Integrationssystems (ISU) verbinden. Sehen Stellen Sie mit ISU-Name und -Passwort eine Verbindung zu Workday herDie
Empfehlungen
Führen Sie vor jeder Umfragerunde manuell eine vollständige Synchronisierung durch, um auch indirekte Änderungen an den Mitarbeiterdaten zu erfassen.
Führen Sie nach jeder Änderung der Integrationskonfiguration in Peakon oder Workday eine vollständige Synchronisierung durch.
Legen Sie die Teilnahmeberechtigungskriterien für einen möglichst breiten Kreis von Arbeitnehmern fest und steuern Sie die Teilnahmeberechtigung an Umfragen mithilfe von Segment Targeting in Peakon. Dies wird dazu beitragen, Probleme zu vermeiden, die sich aus einer Änderung der Zulassungskriterien ergeben. Beispiel: Ändert sich das Kriterium für die Berechtigung eines Mitarbeiters von „Wahr“ auf „Falsch“, so bedeutet dies, dass Peakon den Mitarbeiterdatensatz nicht mehr aktualisiert und manuelle Aktualisierungen erforderlich werden. Sehen Konzept: Anspruchsberechtigung von Arbeitnehmern für weitere Informationen.
Bei der Verwaltung von Mitarbeitern im Langzeiturlaub sollten Sie vermeiden, diese in Peakon auf inaktiv zu setzen. Beispiel: Synchronisieren Sie das Feld
„Im Urlaub“
und schließen Sie das Segment von Umfragen aus, um zu verhindern, dass Mitarbeiter im Langzeiturlaub befragt werden.Prüfen Sie die Benutzerfehlerprotokolle auf der Integrationsseite, um sofortiges Feedback zu erhalten. Wir synchronisieren Workday-Benutzernamen, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten und doppelte Datensätze zu vermeiden.
Verwenden Sie die Registerkarte
„Synchronisierungsinformationen“
in den Mitarbeiterdatensätzen, um Probleme bei der Aktualisierung von Mitarbeitern mithilfe der Synchronisierung zu beheben.Einschränkungen
- Es ist nicht möglich, Mitarbeiterdaten über die Workday-Synchronisierung rückwirkend zu aktualisieren. Wir empfehlen, bei Bedarf manuell zurückzudatieren.
- Die Integration löscht keine Mitarbeiter in Peakon, außer bei rückgängig gemachten Einstellungen.
- Die Integration synchronisiert keine zukünftigen Einstellungstermine. Bei der ersten Synchronisierung eines jeden Tages identifiziert die Integration neue Mitarbeiter, die ab heute im Einsatz sind, und synchronisiert diese mit Peakon.
- Wenn Sie ein Segment aus Standard- oder benutzerdefinierten Feldern umbenennen, benennen Sie es sowohl in Workday als auch in Peakon um, um zu verhindern, dass ein neues Segment erstellt wird.
- Indirekte Änderungen an Mitarbeiterinformationen werden bei der stündlichen Synchronisierung nicht übertragen. Dies lässt sich jedoch beheben, indem vor jeder Umfragerunde eine vollständige Synchronisierung durchgeführt wird.
- Die Synchronisierung wird während der Wartungsfenster von Workday unterbrochen und wieder aufgenommen, sobald der Workday-Tenant wieder verfügbar ist. Beispiel: Während des wöchentlichen Wartungsfensters.
- Die Synchronisierung berücksichtigt keine Kündigungsdaten, die Sie in Workday 30 Tage vor der Synchronisierung hinzugefügt haben. Sie können diese Daten manuell importieren.