Éléments de définition : Intelligence des contrats
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de Workday Intelligence des contrats. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Pour plus d'informations sur la configuration, reportez-vous aux instructions détaillées des tâches.
Présentation
Intelligence des contrats fournit un référentiel de documents unifié et intelligent pour gagner en visibilité sur les accords de votre organisation. Il unifie et analyse les documents stockés dans différents systèmes de gestion de fichiers à l'aide de l'IA.
Avantages pour l'entreprise
- Atteindre une visibilité totale sur tous vos documents pour identifier et gérer de manière proactive les risques financiers, juridiques et opérationnels.
- Mettre en évidence et agir sur des points de données clés, notamment les dates de renouvellement, les opportunités de revenus et les clauses d'indemnisation, pour obtenir des résultats rentables et favoriser la conformité.
- Rationaliser l'accès aux analyses décisionnelles pour une meilleure collaboration entre les équipes juridiques et commerciales.
- Synchronisez automatiquement les documents et les points de données entre les référentiels, ce qui élimine les révisions manuelles chronophages et source d'erreurs.
- Fournir un accès en libre-service aux analyses des données de contrat pour toutes les équipes qui en ont besoin.
Cas d'utilisation
- Synchroniser les contrats et les points de données à partir de Drive partagés, de référentiels Cloud, tels que Box ou SharePoint, et de solutions d'entreprise, telles que Salesforce, pour gérer un référentiel de documents centralisé et pouvant faire l'objet de recherches.
- Définissez des notifications par e-mail automatisées pour la gestion des contrats, les révisions et les affectations en fonction des données des documents, telles que les dates d'expiration à venir et les clauses d'indemnisation, afin de vous assurer qu'aucune date limite critique n'est dépassée.
- Extrayez automatiquement une liste de champs de données et de clauses prédéfinis par Workday ou créez des modèles d'IA personnalisés pour suivre toute période d'intérêt à mesure que vos besoins évoluent.
- Convertissez des scans de faible qualité en données structurées pouvant faire l'objet de recherches à l'aide de la technologie de Reconnaissance optique de caractères (ROC) .
- Utilisez la fonctionnalitéAsk AIpour poser des questions en langage simple et naturel et recevoir des réponses claires, associées aux documents source pour une vérification immédiate.
Questions à se poser
Question | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Quels prestataires de services de stockage Cloud sont actuellement utilisés pour le stockage des contrats ? | Vous devez identifier et consolider vos documents avant l'implémentation. Vous pouvez télécharger des documents directement ou via des intégrations de système Cloud prises en charge pour la synchronisation. Intelligence des contrats prend en charge les systèmes Cloud tels que Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive et SharePoint. Vous avez besoin d'un compte de stockage avec l'un des fournisseurs pris en charge pour intégrer et synchronisation les documents. Chaque fournisseur a des critères d'autorisation spécifiques que vous devez évaluer. Consulter Référence : configuration requise du fournisseur de stockage |
Quels formats de document le Intelligence des contrats peut-il analyser ? | Nous pouvons effectuer une analyse par Reconnaissance optique de caractères (ROC) sur les formats de fichier suivants :
Vous pouvez toujours télécharger d'autres formats de fichier, mais ils ne sont pas soumis à une analyse OCR. |
Envisagez-vous d'utiliser l'IA pour capturer des données de contrat spécifiques ou uniques ? | Les champs et les clauses d'IA standard capturent des données communes, mais l'IA personnalisée vous permet de transformer vos questions en modèles d'IA pour extraire et classer des points de données uniques entre accords. |
Comment préparer les documents source pour l'ingestion par l'IA ? | Intelligence des contrats ne peut pas traiter ou ignorer les paramètres de sécurité des fichiers protégés par mot de passe. Vous pouvez mettre en place un processus d'ingestion qui nécessite le retrait des mesures de sécurité des documents, telles que la protection des mots de passe, avant de télécharger les fichiers sur la plateforme pour l'analyse par l'IA. |
Comment devez-vous traiter les documents non anglais ? |
Intelligence des contrats ne fournit pas de version traduite en anglais du document non anglais. |
Recommandations
- Lorsque vous entraînez des modèles d'IA personnalisés pourles clauses, suivez les bonnes pratiques, comme le marquage avec le plus de variantes connues possible d'une clause, en utilisant des phrases entières comme échantillons et l'entraînement d'un seul modèle par type de clause afin de gagner en précision.
- Pour les téléchargements en bloc de plus de 100 fichiers en une seule transaction, utilisez l'outil de synchronisation en libre-service plutôt que de les télécharger manuellement. Consulter Définir la synchronisation de documents avec EviSync
- Tirer parti des modèlesStandard AIou créer des modèles de champCustom AIpour obtenir rapidement des données structurées que vous pouvez visualiser, générer des rapports et intégrer des systèmes. Pour obtenir des informations et des réponses rapides à des questions du jour sur un ou plusieurs contrats, utilisezAsk AI.
Critères
- Pour intégrer et synchronisation des documents à partir d'un système Cloud, vous devez disposer d'un compte de stockage dans le Cloud avec l'un des fournisseurs de système Cloud pris en charge.
- Votre fournisseur d'identité doit prendre en charge SAML 2.0 pour configurer Authentification unique.
Limitations
- Lorsque vous téléchargez des documents dans le champ de pièce jointe d'un enregistrement de référentiel existant, Workday les classe automatiquement comme pièces justificatives. Intelligence des contrats n'exécute pas d'analyse IA sur ces fichiers et ils sont exclus de votre nombre de documents facturables.
- Intelligence des contrats est accessible sur les appareils mobiles, mais n'est pas encore optimisé pour eux.
- Pour une ingestion réussie, les documents ne doivent pas dépasser 1 000 pages ou une taille de fichier de 500 Mo.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Option | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Stockage et sauvegarde des données | Notre base de données est hébergée sur Amazon Web Services (AWS). Nous sauvegardeons les données stockées dans l'environnement client du client. |
Mesures de sécurité | Workday Intelligence des contrats est certifié SOC 2 Type II, effectue régulièrement des tests d'intrusion, exécute un programme international de validation des bogues et tient à jour un plan de reprise après sinistre à jour. |
Contrôle des accès | Les clients peuvent créer et gérer des droits d'accès pour les utilisateurs, y compris les administrateurs et les utilisateurs bénéficiant d'un accès en lecture seule. Les administrateurs peuvent gérer l'accès de chaque utilisateur à des documents et des dossiers spécifiques. |
Nom affiché dans les rapports
Rapports ou tableaux de bord | Description |
|---|---|
Documents | Affiche le volume de documents et les métadonnées associées. |
Expirations | Affiche les dates d'expiration, les types de renouvellement et les préavis. Vous pouvez personnaliser la fourchette de dates et appliquer des filtres supplémentaires. |
Intégrations
Intégration | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Solutions de stockage tierces | Intelligence des contrats peut travailler avec des fichiers stockés sur plusieurs sites en même temps. Il synchronise des documents et des points de données depuis des fournisseurs de stockage dans le Cloud pris en charge tels que Box , Dropbox , Google Drive , OneDrive et SharePoint . |
Connecteur Salesforce | Transfert de documents depuis Salesforce Sales Cloud vers Gestion des contrats et Document Intelligence pour l'extraction des données basée sur l'IA. Les informations extraites sont ensuite synchronisées dans Salesforce, ce qui fait office de hub central pour la gestion, la recherche et le reporting sur les données de contrat. |
Relations et interactions
La gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
permet de créer des contrats. Ce domaine de produit rationalise l'ensemble du processus de avant la signature en regroupant les étapes de saisie, de révision, de révision et de recueil de signature en un seul endroit.Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.