Définir l'affectation d'e-mails pour les documents
Vous pouvez configurer saisie du courriel pour permettre aux utilisateurs d'envoyer de nouveaux documents dans un dossier désigné dans Gestion des contrats et Document Intelligence. Il existe ainsi une alternative au téléchargement direct des documents.
- Cliquez surAdmin.
- Cliquez surAdministration des e-mails.
- SélectionnezCopier dans le presse-papiersdans la sectionParamètres d'e-mail.Accédez à l'adresse e-mail pour l'affectation de documents et partagez-la. Workday recommande d'ajouter l'adresse e-mail d'affectation comme contact dans votre boîte de réception.
- Dans la sectionParamètres du dossier, désignez un dossier spécifique pour tous les fichiers envoyés par e-mail.Ce paramètre s'applique à toute l'organisation. Exemple : créez un dossier nommé Inbound Email Files.
- Dans la sectionAutorisation et liste approuvée, indiquez si vous autorisez tous les utilisateurs ou uniquement certains utilisateurs à envoyer des fichiers par e-mail.Pour accepter des fichiers provenant de non-utilisateurs ou des e-mails provenant d'autres domaines, ajoutez des e-mails individuels et/ou des domaines d'e-mails à la liste blanche. Vous avez ainsi la garantie que les documents envoyés par e-mail provenant de ces domaines sont autorisés dans Workday. Par exemple, si des documents arrivent de domaines de messagerie externe, comme un prestataire de signature électronique , ajoutez-les à votre liste blanche. Exemple : DocuSign.com.
Les utilisateurs peuvent désormais envoyer des documents dans le dossier désigné en les envoyant par e-mail à l'adresse indiquée. Workday ajoute _[timestamp] à la fin du nom du fichier lors de l'ingestion des documents pour éviter les remplacements.