Concept : aperçu des documents
Vous pouvez afficher, organiser, ajouter et supprimer des dossiers, et télécharger ou supprimer des fichiers dans
Documents
.Lorsque vous accédez à l'onglet
Documents
depuis la barre de navigation, vous pouvez :
- Gérer les dossiers.
- Paramètres d'accès au dossier racine
- Télécharger des documents.
- Rechercher des dossiers.
- Personnaliser les vues.
- Afficher le détail du document.
- Ajouter des commentaires aux documents.
- Accédez à Ask AI.
Gérer les dossiers
Vous pouvez organiser vos documents à l'aide de dossiers et de sous-dossiers. Définir des structures de dossiers par l'administrateur. Vous pouvez synchronisation des structures de dossiers avec des systèmes de fichiers d'unité légale tels que Google Drive, Box, SharePoint ou Dropbox, en utilisant l'option Aucune synchronisation (tous les fichiers sont téléchargés dans Gestion des contrats et Document Intelligence) ou des options de Synchronisation bilatérale . ConsulterDéfinir la synchronisation de documents avec EviSync pour plus d'informations.
Vous pouvez uniquement afficher les dossiers et fichiers auxquels vous avez accès. Pour plus d'informations, reportez-vous à Gérer les rôles .
Paramètres d'accès au dossier racine
Vous pouvez configurer des autorisations d'accès pour votre dossier racine ou vos documents afin de déterminer les documents avec lesquels les utilisateurs peuvent afficher et interagir. Vous pouvez autoriser tous les utilisateurs ou certains utilisateurs à afficher et modifier les dossiers et leur contenu.
Lorsque vous définissez des autorisations d'accès :
- Les autorisations sont héritées par les dossiers racine, ce qui vous permet de gérer les restrictions d'accès de référence pour les dossiers.
- Vous pouvez ajuster les autorisations par dossier individuel à partir de la page des documents.
Télécharger des documents
Vous pouvez télécharger des documents dans un dossier de destination à l'aide du bouton
Télécharger
ou de l'onglet Télécharger
. Lors du téléchargement, Gestion des contrats et Document Intelligence affichent une barre d'état de traitement. Vous ne pouvez pas modifier le document téléchargé tant que le traitement n'est pas terminé.
En cas d'échec du téléchargement, vous pouvez cliquer sur
Traiter à nouveau le document
pour relancer le traitement du document.Vous pouvez afficher l'historique de tous vos documents téléchargés dans la section
Journal de téléchargement
de l'onglet Télécharger
. Voir Statuts des documents dans Gestion des contrats et Document Intelligence pour plus d'informations.Rechercher des dossiers
Vous pouvez utiliser le bouton
Rechercher un dossier
pour rechercher des dossiers spécifiques. Sélectionnez un dossier dans les résultats de la recherche pour accéder directement à son contenu.Lorsque vous sélectionnez un dossier ou un fichier, Gestion des contrats et Document Intelligence affichent un menu
Action
avec les options suivantes :
- Ajouter au groupe: disponible pour les documents uniquement. Vous pouvez l'utiliser pour associer des documents à un groupe. Pour plus d'informations, reportez-vous à Gérer le groupe de documents .
- Copier: dupliquer les éléments sélectionnés et les enregistrer dans un dossier de votre choix.
- Supprimer: retirer les éléments sélectionnés.
- Modifier- mettre à jour ou ajouter des champs de données aux documents sélectionnés.
- Déplacer: transférer les éléments sélectionnés vers un dossier de votre choix.
Voir Y a-t-il des limites aux actions liées aux fichiers en bloc ? pour des limites sur certaines actions.
Personnaliser les vues
Vous pouvez modifier l'affichage en accédant au menu
Paramètres de la table
. Vous pouvez ajouter, supprimer et réorganiser les colonnes ; enregistrez votre vue pour une utilisation ultérieure ou chargez une vue précédemment enregistrée ; et ajustez le nombre de lignes par page. Voir Créer des vues personnalisées pour plus d'informations sur la création de vues personnalisées. Afficher le détail du document
Vous pouvez accéder au bouton
Détail
lorsque vous placez le curseur sur un document. Gestion des contrats et Document Intelligence affiche un panneau de recherche rapide dans lequel vous pouvez afficher les informations clés du document, accéder à d'autres documents, télécharger le document ou ouvrir le document dans un nouvel onglet. Vous pouvez également cliquer sur un document spécifique pour ouvrir le détail du document, organisé dans les onglets suivants :
- Aperçu: fournit un récapitulatif des caractéristiques du document en utilisant des champs personnalisés. Ces champs sont une combinaison de champs intelligents (différentiels) et personnalisés. Vous pouvez afficher les champs intelligents qui sont automatiquement renseignés par Gestion des contrats et Document Intelligence dans Champs intelligents et clauses . Pour plus d'informations, voir Définir des Champs de données .
- Contenus: affiche un PDF entièrement pouvant faire l'objet d'une recherche, combinant des fichiers PDF et une vue de texte. Gestion des contrats et Document Intelligence chevauchent le texte traduit par OCR dans le PDF. Vous pouvez utiliser la barre d'outils pour rechercher le document, faire un zoom avant et arrière, et ajuster la largeur de la page. Gestion des contrats et Document Intelligence extraient et affichent les champs de métadonnées et les clauses clés dans un panneau latéral des sectionsInformations clésetRécapitulatif du contrat. Vous pouvez modifier les champs de métadonnées dans la sectionInformations clés.
- Clauses clés: présentent les clauses importantes que votre organisation a marquées et que l'IA de Gestion des contrats et d'intelligence des documents a trouvées dans le document. Pour plus d'informations, voir Rechercher et marquer de nouvelles clauses .
- Versions: fournit l'historique des documents. Pour plus d'informations, voir Créer et gérer des versions .
- Documents associés: répertorie les documents associés (par exemple : documents enfants).
Vous pouvez accéder à plusieurs documents regroupés dans le même dossier.
Ajouter des commentaires aux documents
Vous pouvez laisser des commentaires et marquer d'autres utilisateurs qui disposent directement d'autorisations d'affichage sur un contrat PDF. Vous pouvez utiliser les commentaires pour référencer ultérieurement les membres de l'équipe et pour affecter des tâches.
Accéder à Ask AI
Ask AI) vous permet de poser des questions simples en langage naturel sur vos contrats et de recevoir des réponses claires et raisonnables. Les questions peuvent aller de simples à des questions analytiques. Gestion des contrats et Document Intelligence associent automatiquement les réponses aux sources de texte du contrat.
Lorsque Ask AI génère une réponse, vous pouvez afficher le nombre de sources référencées et mettre en surbrillance le texte correspondant dans le document. Vous pouvez également copier la réponse et effacer l'historique des discussions.
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