FAQ : Intelligence des contrats (CI) dans la Gestion des contrats et l'intelligence des documents

Est-il possible de retirer une clause d'un document ?: Oui.
Accédez au document dans Gestion des contrats et Document Intelligence.
Dans la section
Récapitulatif du contrat
de l'onglet
Contenu
, cliquez sur
Afficher
pour mettre en surbrillance la clause du document.
Cliquez sur l'icône en forme de crayon et sélectionnez
Retirer la Clause
.
Que signifie la synchronisation automatique dans la colonne Dernière modification de l'onglet Versions lors de l'affichage du détail d'un document ?: Synchronisez automatiquement
lorsque le document a été synchronisé via un prestataire de stockage ou téléchargé via la saisie du courriel.
Est-il possible d'afficher une liste des documents de mon espace de travail qui ont échoué au traitement de la reconnaissance optique de caractères (OCR) ?: Vous pouvez utiliser les paramètres de filtre suivants dans
Recherche
,
Alertes
et
Tableaux de bord
pour afficher une liste des documents susceptibles d'avoir échoué au traitement OCR :

Filtrer
Valeur

Date du téléchargement

Périmètre de votre rapport.

Qualité du texte

N'est pas renseignée.

Type de fichier

Est égal à PDF, ou à l'un des formats de fichier appliqués par la Gestion des contrats et l'intelligence des documents (TIFF, PDF, DOCX et DOC).

Vous pouvez utiliser
les Alertes
et
les tableaux de bord
pour le suivi continu au lieu d'exécuter des rapports
de recherche
ad hoc. Si vous disposez d'une liste de DocID, vous pouvez accéder à chaque document qui a échoué pour l'OCR et tenter un nouveau traitement en cliquant
à nouveau sur Traiter le document
.
Il se peut que certains documents plus anciens aient une
qualité de texte
vide et, par conséquent, soient inclus dans la liste filtrée.
Pourquoi certains dossiers de mon dossier limité sont-ils visibles par un utilisateur avancé sans service affecté ?: Lorsqu'un utilisateur accède à un dossier auquel il a accès, mais qui est contenu dans un dossier limité, il peut voir l'intégralité du chemin depuis le dossier racine. Cela inclut les dossiers limités. Toutefois, l'utilisateur ne peut pas afficher, ni voir la liste des documents dans les dossiers limités.
La Gestion des contrats et l'intelligence des documents prennent-ils en charge les fichiers protégés par mot de passe ?: Gestion des contrats et Document Intelligence ne peuvent pas traiter les fichiers protégés par mot de passe et contourner leurs paramètres de sécurité.
Le champ Statut d'un document est-il un champ Standard AI ?: Le champ
Statut
d'un document n'interagit pas avec notre IA. Le statut initial de tous les documents est Inconnu
, mais vous pouvez également définir manuellement ce champ avec le statut Actif
ou Inactif
.
Le champ
Statut
n'a aucune incidence sur la facturation.
Y a-t-il des limites aux actions liées aux fichiers en bloc ?: Pour des raisons de performance, il existe un nombre maximum de fichiers lorsque vous effectuez certaines actions en bloc. Si vous essayez une action qui dépasse ces limites, la Gestion des contrats et l'intelligence des documents vous avertissent que l'action ne peut pas être effectuée. Les limites suivantes s'appliquent à la fois aux domaines
Documents
et
Rechercher
:

Action
Limite de documents

Déplacer
2 000

Modifier
10 000

Copier
500

Supprimer
500

Nous appliquons une limite stricte du nombre de fichiers que vous pouvez télécharger manuellement dans une transaction, soit 500. Nous vous recommandons toutefois de ne pas télécharger plus de 100 fichiers à la fois. Pour télécharger plus de 100 fichiers en une transaction, utilisez plutôt notre outil de synchronisation . ConsulterDéfinir la synchronisation de documents avec EviSync pour plus d'informations.
Pourquoi le bouton Afficher n'est-il pas disponible dans une clause du panneau Récapitulatif du contrat ?: Le bouton
Afficher
n'est pas disponible car le texte du document que nous utilisons actuellement pour détecter les clauses via notre IA ne correspond pas au texte du PDF. Toutefois, la clause est toujours visible dans
Documents
>
Clauses principales
. Pour optimiser les performances, Workday recommande d'utiliser du texte non formaté à colonne unique plutôt que des éléments et une mise en forme tels que des tableaux, des formulaires, du texte qui se chevauchent, des sauts de ligne impairs et des colonnes.
La Gestion des contrats et l'intelligence des documents peuvent-ils standardiser les noms des parties internes ?: Les clients peuvent fournir une liste des noms de parties internes qu'ils souhaitent extraire des contrats lors du téléchargement. Cette liste est gérée par Workday.
Pourquoi le champ Date d'expiration à venir est-il renseigné sur certains documents et pas sur d'autres ?: La Date d'expiration à venir
est un champ dynamique qui est renseigné dans les contrats actifs, en fonction de la prochaine date d'expiration d'un document. Si la prochaine date d'expiration se situe dans le futur, cette date s'affiche dans le champ
Date d'expiration à venir
. S'il n'y a plus de date d'expiration à venir (la dernière date d'expiration est passée), la date est supprimée, ce qui laisse le champ
Date d'expiration à venir
vide.
Pourquoi le champ Conclu est-il défini sur Oui s'il n'y a qu'une seule signature ?: Le champ
Conclu
est défini sur Oui
lorsqu'il existe au moins une signature manuelle ou électronique sur le document. Ce champ ne permet pas d'indiquer si un document a été entièrement exécuté ou non, car le nombre de signatures attendues sur un document varie.
La saisie du courriel prend-elle en charge les fichiers ZIP ?: Cette fonctionnalité ne prend pas en charge les fichiers ZIP.
Lorsque je modifie un champ Autres parties contractantes , pourquoi est-il enregistré sous Parties internes ?: Les valeurs
des parties internes
sont déterminées par la liste des noms de parties internes que vous fournissez et sont mises à jour par Workday. Si le nom d'une partie correspond ou contient un nom dans la liste, ce nom de partie est renseigné dans le champ
Partie interne
. Exemple : votre liste de parties internes contient le nom Acme
, donc Gestion des contrats et Document Intelligence répertorient Acme LLC
et Acme International Inc.
dans le champ
Partie interne
. Il est donc possible que le nom de la partie passe sous
Partie interne
lorsque vous essayez de modifier et d'enregistrer une autre contrepartie.
Un utilisateur peut-il créer et enregistrer une recherche disponible pour d'autres utilisateurs ?: Vous pouvez créer une recherche enregistrée en accédant
à Recherche
>
Ajouter des filtres
. Cliquez sur
Enregistrer la recherche
après avoir configuré les critères de recherche et indiquez les utilisateurs qui peuvent accéder à la recherche à l'aide du champ
Qui peut afficher et utiliser cette recherche ?
champ.
Lorsque je sélectionne des documents spécifiques pour l'exportation, sont-ils les seuls éléments qui sont exportés ?: Lorsque vous exportez des documents à partir d'une requête de recherche dans la console de recherche, tous les documents sont exportés. C'est le cas même si vous avez sélectionné des documents spécifiques.
Comment Workday Gestion des contrats et Document Intelligence calculent-ils le champ de données Qualité du texte ?: Le champ
Qualité du texte
s'applique uniquement au texte en anglais et analyse le pourcentage de mots appartenant à un dictionnaire anglais pour déterminer la qualité du texte. Il utilise ensuite ce pourcentage pour attribuer un score de qualité de texte sur trois :
Faible
Moyen
Élevé

Exemple : un document flou reçoit généralement le score Faible
.
Comment les fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Gestion des contrats et Document Intelligence gère-t-elles les accords à deux colonnes ou plusieurs colonnes ?: Nous prenons en charge les documents multi-colonnes au format DOCX et PDF. L'IA affiche et analyse les colonnes de texte de manière linéaire. Gestion des contrats et Document Intelligence n'affichent pas les colonnes de texte dans l'aperçu.
La Gestion des contrats et l'intelligence des documents lisent-ils les informations des documents inclus en pièces jointes ?: Les pièces jointes sont considérées comme des documents en annexe et ne sont pas scannées par l'IA.
Comment la Gestion des contrats et l'intelligence des documents gèrent-ils les documents mal scannés ou flous ? Est-il possible d'être notifié(e) lorsqu'un document non lu est détecté ?: Lorsqu'un document reçoit une note de qualité de texte de faible
, vous devez le réviser et vous devrez peut-être saisir manuellement des champs de données.

Pour rechercher des documents de faible qualité de texte :
Accédez à la
tâche Rechercher
.
Cliquez sur
Ajouter des filtres
.
Sélectionnez le filtre
Qualité du texte
et cliquez sur
Ajouter
.
Définissez les critères de recherche de sorte qu'il soit égal à
Faible
.

Pour recevoir des notifications lorsqu'un scan de document de faible qualité est téléchargé dans Gestion des contrats et Document Intelligence :
Accédez
à Rechercher
>
Alertes
.
Cliquez sur le bouton
+ Ajouter une alerte
.
Renseignez les champs d'alerte en indiquant si l'alerte doit s'appliquer à certains dossiers.
Cliquez sur
Ajouter un filtre
.
Sélectionnez
Qualité du texte
et indiquez qu'elle doit être égale à la valeur
Faible
.
Ajoutez les utilisateurs appropriés pour recevoir les alertes.
La Gestion des contrats et l'intelligence des documents peuvent-ils envoyer des alertes au propriétaire du contrat répertorié dans un champ ?: Lorsque le propriétaire du contrat est répertorié dans un champ utilisateur et qu'il est un utilisateur de Gestion des contrats et Document Intelligence enregistré, il peut recevoir des alertes. Définissez les critères de filtre pour vérifier le champ
Propriétaire du contrat
pour cet utilisateur, puis saisissez le nom d'utilisateur dans les destinataires de l'alerte.
Comment fonctionne l'outil d'IA et que fait-il ?: L'outil d'IA scanne vos documents et en extrait les informations clés. Il extrait automatiquement une liste de champs de données et de clauses prédéfinis par Workday de chaque contrat. Vous pouvez également entraîner le système à trouver des clauses supplémentaires dans tous vos documents. Pour plus d'informations, voir :
Référence : champs et clauseS d'IA standard
Gérer les clauseS
Créer des clauses
Pouvez-vous afficher le nombre de documents téléchargés dans le système ?: Vous pouvez trouver le nombre total de documents téléchargés lorsque vous :
Accédez à la console
de recherche
.
Lancer une recherche vierge.
Exportez vos résultats.

La valeur
Total des documents
de la fenêtre
Paramètres d'exportation
affiche le nombre total de documents uniques dans Gestion des contrats et Document Intelligence.
Est-il possible d'ajouter mes propres clauses d'identification dans la Gestion des contrats et l'intelligence des documents ?: Vous pouvez ajouter des types de clause et identifier de nouvelles clauses. Pour plus d'informations, voir Gérer les clauseS
La Gestion des contrats et l'intelligence des documents identifient-ils automatiquement les documents en double ?: Lorsque vous téléchargez un fichier, Gestion des contrats et Document Intelligence l'analysent et le comparent automatiquement aux fichiers existants sur la plateforme. Lorsqu'il identifie des doublons, les fichiers sont automatiquement liés les uns aux autres.
Lorsque deux fichiers présentent des différences mineures, la Gestion des contrats et l'intelligence des documents les identifient-elles automatiquement comme des doublons ?: La Gestion des contrats et l'intelligence des documents identifient les doublons uniquement lorsqu'ils sont exactement les mêmes. Pour vérifier les doublons, Workday utilise un algorithme de hachage pour comparer les tailles de bit entre les documents. Cela est dû au fait que les contrats partagent souvent une formulation très similaire et ne diffèrent parfois que sur un mot spécifique.
Gestion des contrats et Document Intelligence ne font pas référence aux noms de fichier lors de l'identification des doublons et analysent uniquement le contenu du fichier. Même lorsque les noms de fichier sont identiques, les fichiers ne sont pas considérés comme des doublons, sauf si leur contenu est exactement identique.
Quelle est la différence entre le son d'une alerte et celle qui la désactive ?: Le son d'une alerte interrompt vos notifications uniquement pour vous. Désactiver une alerte interrompt celle-ci pour tous les destinataires.
Lorsqu'un utilisateur ajoute un document en double à la plateforme, celui-ci est-il inclus dans le nombre de documents à des fins de facturation ?: Seuls des documents uniques sont pris en compte à des fins de facturation.
Combien de temps faut-il pour qu'un document envoyé par e-mail apparaisse dans Gestion des contrats et Document Intelligence ?: Il faut généralement 10 minutes ou moins pour que les documents envoyés par e-mail apparaissent dans Gestion des contrats et Document Intelligence. Pour plus d'informations, voirDéfinir l'affectation d'e-mails .
Si je charge une nouvelle version d'un document, est-ce que Gestion des contrats et Document Intelligence détectent les modifications et mettent à jour les champs de données correspondants ?: Notre IA détecte de nouvelles informations (y compris les dates d'effet) chaque fois que vous téléchargez une nouvelle version d'un document existant. Toutefois, si vous avez précédemment mis à jour manuellement un champ d'IA, l'IA ne remplace pas la modification manuelle par de nouvelles informations. Pour plus d'informations sur les versions de document, voirGérer les versions de document .
Mon organisation utilise plusieurs prestataires de services de stockage différents pour stocker ses contrats. La Gestion des contrats et l'intelligence des documents peuvent-ils toujours les analyser ?: Gestion des contrats et Document Intelligence peuvent fonctionner avec des fichiers stockés sur plusieurs sites en même temps. Gestion des contrats et Document Intelligence peuvent synchronisation depuis un prestataire de stockage dans le Cloud pris en charge et analyser tous vos documents, quel que soit leur lieu de stockage (par exemple : Box, SharePoint et OneDrive). Pour plus d'informations sur notre outil de synchronisation , voirDéfinir la synchronisation de documents avec EviSync .
La Gestion des contrats et l'intelligence des documents peuvent-ils être intégrés aux solutions de stockage de documents existantes ?: La Gestion des contrats et l'intelligence des documents s'intègrent à la plupart des solutions logicielles les plus populaires. Voir Aperçu de la Gestion des contrats pour plus d'informations sur les intégrations de stockage de documents.
À quelle vitesse la Gestion des contrats et l'intelligence des documents analysent-elles les contrats ?: La durée qu'il faut pour analyser un document varie. Toutefois, Workday peut analyser et extraire les métadonnées des contrats en quelques secondes. Une fois les contrats téléchargés sur la plateforme, les données sont généralement accessibles en quelques minutes.
Quels formats de document la Gestion des contrats et l'intelligence des documents peuvent-ils analyser ?: Nous pouvons effectuer une analyse OCR sur les formats de fichier suivants :

DOCX
DOC
JPG
PDF (y compris les PDF scannés)
PNG
TIFF

Vous pouvez toujours télécharger d'autres formats de fichier, mais ils ne sont pas soumis à une analyse OCR.

Filtrer	Valeur
Date du téléchargement	Périmètre de votre rapport.
Qualité du texte	N'est pas renseignée.
Type de fichier	Est égal à PDF, ou à l'un des formats de fichier appliqués par la Gestion des contrats et l'intelligence des documents (TIFF, PDF, DOCX et DOC).

Action	Limite de documents
Déplacer	2 000
Modifier	10 000
Copier	500
Supprimer	500