Concepto: parámetros de Workflow
Cuando accede a los workflows en Generador de workflow en la ficha
Workflow
, puede utilizar la ficha Parámetros
para configurar:Ubicación de archivo
- Destino: seleccione una carpeta en el gestor de contratos para almacenar el documento ejecutado.
- Subcarpeta: defina un sistema para generar o localizar la subcarpeta adecuada para almacenar el documento ejecutado. Puede utilizar metacampos para personalizar los nombres de las carpetas introduciendo # para acceder a los metacampos disponibles.
- Formato de nomenclatura: establezca un sistema de nomenclatura para generar un nombre de archivo para el documento ejecutado. También puede utilizar metacampos para la personalización introduciendo # para acceder a los metacampos disponibles. Una vez que complete el Ticket y traspase el documento al repositorio de contratos, aplique este formato de nomenclatura.
Seguimiento de duración de ciclo
La función de seguimiento de duración de ciclo permite a los usuarios definir y realizar un seguimiento de la parte responsable de un Ticket de workflow. Puede utilizar la casilla Activar
seguimiento de duración de ciclo
para que el workflow muestre u oculte el seguimiento de duración de ciclo en el Formulario de admisión cuando los usuarios creen un Ticket de workflow.Con la función de seguimiento de duración de ciclo, los usuarios pueden:
- Defina la parte interna o externa responsable al crear un Ticket, cargar una nueva versión del documento de workflow o compartir un documento de workflow.
- Consulte la parte responsable en la fichaTickets de Workflowo en la página de detalles del Ticket .
- Realice un seguimiento del historial de las partes responsables y edite las horas de inicio y finalización en la fichaTicketso en la página de detalles del Ticket .
- Analice los datos en los tableros de controlTickets abiertosyTickets finalizados.
Asignación de campos de datos
Para conservar respuestas específicas de las preguntas del formulario al mover un documento al repositorio de contratos, puede asignar campos de Formulario de admisión a campos personalizados en el repositorio.
Para asignar entradas de campo personalizado a campos del repositorio de documentos, seleccione el campo adecuado del proceso de workflow y vincúlelo a un campo existente del repositorio de documentos. Las opciones de asignación disponibles dependen de los tipos de campo coincidentes.
Ejemplo:
los campos de fecha del repositorio de contratos solo están disponibles como opciones de asignación para los campos de fecha del workflow.Notificaciones
Puede configurar notificaciones para enviar alertas a personas o grupos una vez finalizado el workflow. En la sección
Notificaciones
, puede especificar destinatarios e incluir un mensaje personalizado con la notificación.Permisos
Puede configurar permisos para controlar quién puede consultar los tickets y acceder a ellos. Ver Concepto: visibilidad y permisos de Workflow
Convenciones de nomenclatura de tickets
Al crear o modificar un workflow, puede utilizar el nombre del sistema
( Nombre de Workflow + Contrapartes + Fecha de creación de ticket)
o definir un formato de nombre personalizado para cada Ticket generado por el workflow.Para especificar un formato de nombre, desmarque la opción
Mantener nombre por defecto de sistema
y defina las reglas para los nombres de los Ticket .Entre los formatos de nombres se incluyen los siguientes:
- Texto fijo (texto que permanece igual en todos los tickets)
- Etiquetas dinámicas (representadas por el símbolo #) que rellenan los datos del Ticket . Admitimos las siguientes etiquetas dinámicas:
- Tipo de papel
- Departamento de remitente
- Nombre de remitente
- Fecha de creación de ticket
Los nombres o campos de Workflow incluyen:
- Usuario
- Departamento
- Fecha
- Texto (una sola línea)
- Lista desplegable (elija una opción)