Concepto: información general de documentos
Puede consultar, organizar, añadir y eliminar carpetas, así como cargar o eliminar archivos en
Documentos
.Cuando accede a la ficha
Documentos
desde la barra de navegación, puede hacer lo siguiente:
- Gestionar carpetas.
- Parámetros de acceso a carpeta raíz
- Cargar documentos
- Buscar carpetas
- Personalice las vistas.
- Mostrar detalles de documento
- Añada comentarios a los documentos.
- Acceda a Ask AI.
Gestionar carpetas
Puede organizar sus documentos mediante carpetas y subcarpetas. El administrador define las estructuras de carpetas. Puede Sincronización las estructuras de carpetas con los sistemas de archivos de la empresa, como Google Drive, Box, SharePoint o Dropbox, sin Sincronización (todos los archivos se cargan en Gestión de contratos y Document Intelligence) o con opciones de Sincronización bidireccional . VerConfigurar la sincronización de documentos con EviSync para obtener más información.
Solo puede consultar las carpetas y los archivos para los que tiene permiso de acceso. Consulte Gestión de roles para obtener más información.
Parámetros de acceso a carpeta raíz
Puede configurar permisos de acceso para su carpeta raíz o de documentos para determinar qué documentos pueden ver los usuarios e interactuar con ellos. Puede proporcionar a todos los usuarios o a los usuarios seleccionados permisos para consultar y editar carpetas y su contenido.
Cuando define los permisos de acceso:
- Las carpetas raíz heredan los permisos, lo que le permite mantener restricciones de acceso de referencia para las carpetas.
- Puede ajustar los permisos para carpetas individuales desde la página de documentos.
Cargar documentos
Puede cargar documentos en una carpeta de destino mediante el botón
Cargar
o la ficha Cargar
. Durante la carga, Gestión de contratos y Document Intelligence muestra una barra de estado de proceso. No puede editar el documento cargado hasta que finalice el proceso.
Cuando se produce un error en una carga, puede hacer clic en
Volver a procesar documento
para reprocesar el documento.Puede consultar el historial de todos los documentos cargados en la sección
Registro de carga
de la ficha Carga
. Consulte Estados de documento en Gestión de contratos y Document Intelligence para obtener más información.Carpetas de búsqueda
Puede utilizar el botón
Buscar carpeta
para buscar carpetas específicas. Seleccione una carpeta en los resultados de búsqueda para acceder directamente a su contenido.Cuando selecciona una carpeta o un archivo, Gestión de contratos and Document Intelligence muestra un menú
Acción
con las siguientes opciones:
- Añadir a grupo: solo está disponible para documentos. Puede utilizarla para asociar documentos a un grupo. Consulte el grupo Gestión de documentos para obtener más información.
- Copiar: duplique los elementos seleccionados y guárdelos en la carpeta que elija.
- Eliminar: elimina los elementos seleccionados.
- Editar: actualice o añada campos de datos a los documentos seleccionados.
- Mover: transfiere los elementos seleccionados a la carpeta que elija.
Consulte ¿Hay límites de acción de archivo masivo? para establecer límites en determinadas acciones.
Personalizar vistas
Puede cambiar la visualización accediendo al menú
Parámetros de tabla
. Puede añadir, eliminar y reordenar columnas; guarde su vista para usarla más tarde o cargue una vista guardada anteriormente; y ajuste el número de filas por página. Consulte Creación de vistas personalizadas para obtener más información sobre cómo crear vistas personalizadas. Mostrar detalles de documento
Puede acceder al botón
Detalles
cuando pasa el puntero sobre un documento. Gestión de contratos and Document Intelligence muestra un panel de consulta rápida en el que puede consultar información clave del documento, navegar a otros documentos, descargar el documento o abrir el documento en una nueva pestaña. También puede hacer clic en un documento específico para abrir los detalles del documento, organizados en las siguientes fichas:
- Información general: proporciona un resumen de las características del documento mediante campos personalizados. Estos campos son una combinación de campos inteligentes y personalizados. Puede consultar los campos inteligentes que Gestión de contratos y Document Intelligence rellenan automáticamente en la sección Campos inteligentes y cláusulas . Para obtener más información, consulte Definición de Campos de datos .
- Contenido: muestra un PDF con capacidad de búsqueda completa que combina vistas de PDF y de texto. Gestión de contratos y Document Intelligence superponen el texto traducido mediante OCR en el PDF. Puede usar la barra de herramientas para buscar en el documento, acercar y alejar, y ajustar el ancho de página. Gestión de contratos and Document Intelligence extrae y muestra campos de metadatos y cláusulas clave en un panel lateral en las seccionesInformación claveyResumen de contrato. Puede editar los campos de metadatos en la secciónInformación clave.
- Cláusulas clave: proporciona información general de las cláusulas importantes que su organización ha etiquetado y que la IA de Gestión de contratos y de inteligencia de documentos ha encontrado en el documento. Para obtener más información, consulte Búsqueda y etiquetado de nuevas cláusulas .
- Versiones: proporciona el historial del documento. Para obtener más información, consulte Creación y gestión de versiones .
- Documentos relacionados: enumera los documentos relacionados (por ejemplo, documentos secundarios).
Puede navegar a varios documentos que están agrupados en la misma carpeta.
Introducción de comentarios en documentos
Puede dejar comentarios y etiquetar a otros usuarios que tengan permisos de consulta directamente en un contrato en PDF. Puede utilizar comentarios como referencia futura por parte de los miembros del equipo y para asignar tareas.
Acceder a Ask AI
Ask AI le permite hacer preguntas sencillas en lenguaje natural sobre sus contratos y recibir respuestas claras y razonadas. Las preguntas pueden variar de básicas a analíticas. Gestión de contratos and Document Intelligence vincula automáticamente las respuestas a las fuentes textuales del contrato.
Cuando Ask AI genera una respuesta, puede ver el número de fuentes a las que hace referencia y resaltar el texto correspondiente en el documento. También puede copiar la respuesta y borrar el historial de chat.
Vea el vídeo:
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