Preguntas frecuentes: Inteligencia de contratos (CI) en Gestión de contratos e inteligencia de documentos

¿Puedo eliminar una cláusula de un documento?: Sí.
Acceda al documento en Gestión de contratos y Document Intelligence.
En la sección
Resumen de contrato
de la ficha
Contenido
, haga clic en
Consultar
para resaltar la cláusula en el documento.
Haga clic en el icono de lápiz y seleccione
Eliminar Cláusula
.
¿Qué significa Sincronización automática en la columna Última modificación de la ficha Versiones al consultar los detalles de un documento?: La sincronización automática
puede significar que el documento se sincronizó a través de un proveedor de almacenamiento o se cargó a través de la Recepción de correo electrónico.
¿Es posible ver una lista de los documentos de mi espacio de trabajo que no han superado el proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)?: Puede utilizar estos parámetros de filtro en
Búsqueda
,
Alertas
y
Tableros de control
para consultar una lista de documentos que pueden haber fallado en el proceso de OCR:

Filtrar
Valor

Fecha de carga

El ámbito de su informe

Calidad de texto

Está en blanco.

Tipo de archivo

Es igual a PDF o a cualquiera de los formatos de archivo que procesan Gestión de contratos y Document Intelligence (TIFF, PDF, DOCX y DOC).

Puede utilizar
Alertas
y
tableros de control
para realizar un seguimiento continuo en lugar de ejecutar informes
de búsqueda
ad hoc. Si tiene una lista de ID de documento, puede acceder a cada documento individual que no supere el OCR e intentar reprocesarlo haciendo clic en
Procesar documento de nuevo
.
Algunos documentos más antiguos pueden tener una
calidad de texto
en blanco y, como resultado, se incluyen en la lista filtrada.
¿Por qué algunas carpetas de mi carpeta restringida son visibles para un usuario avanzado sin departamento asignado?: Cuando un usuario navega a una carpeta para la que tiene permiso de acceso, pero está incluida en una carpeta restringida, puede ver toda la ruta desde la carpeta raíz. Esto incluye carpetas restringidas. Sin embargo, el usuario no puede consultar la lista de documentos de las carpetas restringidas.
¿Admiten Gestión de contratos y Document Intelligence archivos protegidos con contraseña?: Gestión de contratos y Document Intelligence no pueden procesar archivos protegidos con contraseña ni omitir sus parámetros de seguridad.
¿El campo Estado de un documento es un campo de IA estándar?: El campo
Estado
de un documento no interactúa con nuestra IA. Todos los documentos tienen un estado automático inicial de Desconocido
, pero también puede definir manualmente este campo con el estado Activo
o Inactivo
.
El campo
Estado
no afecta a la facturación.
¿Hay límites de acción de archivo masivo?: Por motivos de rendimiento, existen límites máximos de archivos al realizar determinadas acciones en bloque. Si intenta realizar una acción que supere estos límites, Gestión de contratos y Document Intelligence le avisará de que la acción no se puede finalizar. Estos límites se aplican tanto a las áreas
de Documentos
como a las
de Búsqueda
:

Acción
Límite de documentos

Mover
2000

Editar
10,000

Copiar
500

Eliminar
500

Aplicamos un límite estricto en el número de archivos que puede cargar manualmente en una transacción, que es de 500. Sin embargo, le recomendamos que no cargue más de 100 archivos a la vez. Para cargar más de 100 archivos en una transacción, utilice en su lugar nuestra herramienta de Sincronización . VerConfigurar la sincronización de documentos con EviSync para obtener más información.
¿Por qué el botón Consultar no está disponible en una cláusula del panel Resumen de contrato ?: El botón
Ver
no está disponible porque el texto del documento que utilizamos actualmente para detectar cláusulas a través de nuestra IA no coincide con el texto del PDF. Sin embargo, la cláusula sigue estando visible en
Documentos
>
Cláusulas clave
. Para optimizar el rendimiento, Workday recomienda utilizar texto de una sola columna sin formato, en lugar de elementos y formatos como tablas, formularios, texto superpuesto, saltos de línea impares y columnas.
¿Pueden Gestión de contratos y Document Intelligence estandarizar los nombres de las partes internas?: Los clientes pueden proporcionar una lista de nombres de partes internas que desean extraer de los contratos durante la carga. Workday gestiona esta lista.
¿Por qué se rellena el campo Próxima fecha de caducidad en algunos documentos y en otros no?: Próxima fecha de vencimiento
es un campo dinámico que se rellena en los contratos activos, en función de la próxima fecha de vencimiento de un documento. Si la próxima fecha de caducidad es futura, esta fecha rellena el campo
Próxima fecha de caducidad
. Si ya no hay una fecha de caducidad próxima (la última fecha de caducidad es una fecha pasada), la fecha se elimina y el campo
Fecha de caducidad próxima
se deja en blanco.
¿Por qué el campo Ejecutado está definido como Sí cuando solo hay una firma?: El campo
Ejecutado
se establece en Sí
cuando hay al menos una firma manual o electrónica en el documento. Este campo no indica si un documento se ha ejecutado por completo o no porque el número de firmas previstas en un documento varía.
¿ La Recepción de correo electrónico admite archivos ZIP?: Esta funcionalidad no admite archivos ZIP.
Cuando edito un campo de contrapartes , ¿por qué se guarda en Partes internas ?: Los valores
de la parte interna
vienen determinados por la lista de nombres de partes internas que proporcione y Workday los mantiene. Si un nombre de parte coincide con un nombre de la lista o lo contiene, ese nombre de parte rellena el campo
Parte interna
. Ejemplo: su lista de partes internas contiene el nombre Acme
, por lo que Gestión de contratos and Document Intelligence incluye Acme LLC
y Acme International Inc.
en el campo
Parte interna
. Como resultado, es posible que el nombre de la parte se mueva a
Parte interna
cuando intente editar y guardar una contraparte.
¿Puede un usuario crear y guardar una consulta de búsqueda que esté disponible para otros usuarios?: Puede crear una búsqueda guardada accediendo
a Búsqueda
>
Añadir filtros
. Haga clic en
Guardar búsqueda
después de configurar los criterios de búsqueda y especifique los usuarios que pueden acceder a la consulta de búsqueda mediante el campo
¿Quién puede ver y utilizar esta búsqueda?
campo
Cuando selecciono documentos específicos para exportar, ¿son los únicos elementos que se exportan?: Cuando exporta documentos de una consulta de búsqueda en la consola de búsqueda, se exportan todos los documentos. Este es el caso aunque haya seleccionado documentos específicos.
¿Cómo calculan Gestión de contratos and Document Intelligence el campo de datos Text Quality ?: El campo
Calidad de texto
solo se aplica al texto en inglés y analiza el porcentaje de palabras que pertenecen a un diccionario de inglés para determinar la calidad del texto. A continuación, utiliza este porcentaje para asignar una de las tres puntuaciones de calidad de texto:
Bajo
Medio
Alto

Ejemplo: un documento borroso suele recibir una puntuación Baja
.
¿Cómo gestiona el OCR de Gestión de contratos and Document Intelligence los acuerdos de dos o varias columnas?: Admitimos documentos de varias columnas en formato DOCX y PDF. La IA muestra y analiza las columnas de texto de forma lineal. Gestión de contratos and Document Intelligence no muestra las columnas de texto en la vista previa.
¿La IA de Gestión de contratos e inteligencia de documentos lee información de los documentos incluidos como archivos adjuntos?: Los archivos adjuntos se consideran documentos suplementarios y la IA no los escanea.
¿Cómo gestiona Gestión de contratos and Document Intelligence los documentos mal escaneados o borrosos? ¿Puedo recibir una notificación cuando se detecte un documento ilegible?: Cuando un documento recibe una calificación de calidad de texto Baja
, debe revisarlo y es posible que deba introducir campos de datos manualmente.

Para buscar documentos de baja calidad de texto:
Acceda
a Búsqueda
.
Haga clic en
Añadir filtros
.
Seleccione el filtro
Calidad de texto
y haga clic en
Añadir
.
Defina los criterios de búsqueda para que sean iguales a
Bajo
.

Para recibir notificaciones cuando se cargue un documento escaneado de baja calidad en Gestión de contratos y Document Intelligence:
Acceda
a Búsqueda
>
Alertas
.
Haga clic en el botón
+ Añadir alerta
.
Rellene los campos de alerta, especificando si la alerta debe aplicarse a determinadas carpetas.
Haga clic en
Añadir filtro
.
Seleccione
Calidad de texto
y especifique que debe ser igual a un valor de
Baja
.
Añada los usuarios pertinentes para recibir las alertas.
¿Pueden Gestión de contratos y Document Intelligence enviar alertas al propietario del contrato que figura en un campo?: Cuando el propietario del contrato figura en un campo de usuario y es un usuario registrado de Gestión de contratos y Document Intelligence, puede recibir alertas. Defina los criterios de filtro para comprobar el campo
Propietario de contrato
para ese usuario específico y, a continuación, introduzca el nombre de usuario en los destinatarios de la alerta.
¿Cómo funciona la herramienta de IA y qué hace?: La herramienta de IA escanea sus documentos y extrae información clave. Extrae automáticamente una lista de cláusulas y campos de datos estándar distribuidos por Workday de cada contrato. También puede entrenar al sistema para que busque cláusulas adicionales en todos sus documentos. Para obtener más información, consulte:
Referencia: campos y cláusulas estándar de IA
Gestionar cláusulas
Crear cláusulas
¿Puede mostrar el número de documentos que se cargan en el sistema?: Puede consultar el número total de documentos cargados cuando:
Acceda a la consola
de búsqueda
.
Ejecute una búsqueda en blanco.
Exporte sus resultados.

El valor
Total de documentos
de la ventana
Parámetros de exportación
muestra el número total de documentos exclusivos en Gestión de contratos y Document Intelligence.
¿Puedo añadir mis propias cláusulas para que la Gestión de contratos y Document Intelligence las identifiquen?: Puede añadir tipos de cláusulas e identificar nuevas cláusulas. Para obtener más información, consulte Gestionar cláusulas
¿Identifican automáticamente Gestión de contratos and Document Intelligence los documentos duplicados?: Cuando carga un archivo, Gestión de contratos and Document Intelligence lo analiza y lo compara automáticamente con los archivos existentes en la plataforma. Cuando identifica duplicados, los archivos se vinculan automáticamente entre sí.
Cuando dos archivos solo tienen pequeñas diferencias, ¿los identifican automáticamente Gestión de contratos y Document Intelligence como duplicados?: Gestión de contratos and Document Intelligence identifica los duplicados solo cuando son exactamente iguales. Para verificar los duplicados, Workday utiliza un algoritmo hash para comparar los tamaños de bits entre documentos. Esto se debe a que los contratos suelen compartir un lenguaje muy similar y, a veces, solo difieren en una palabra específica.
Gestión de contratos and Document Intelligence no hace referencia a los nombres de archivo al determinar los duplicados y solo analiza el contenido del archivo. Aunque los nombres de archivo sean idénticos, los archivos no se consideran duplicados a menos que el contenido del archivo sea exactamente el mismo.
¿Cuál es la diferencia entre silenciar una alerta y desactivarla?: Al silenciar una alerta, solo se le detendrán las notificaciones. Al desactivar una alerta, se detiene la alerta para todos los destinatarios.
Cuando un usuario añade un documento duplicado a la plataforma, ¿se incluye en el recuento de documentos con fines de facturación?: Solo se tienen en cuenta los documentos exclusivos a efectos de facturación.
¿Cuánto tarda un documento enviado por correo electrónico en aparecer en Gestión de contratos y Document Intelligence?: Por lo general, los documentos enviados por correo electrónico tardan 10 minutos o menos en aparecer en Gestión de contratos y Document Intelligence. Para obtener más información, consulteDefinición de recepción de correos electrónicos .
Si cargo una nueva versión de un documento, ¿ Gestión de contratos y Document Intelligence detectan los cambios y actualizan los campos de datos correspondientes?: Nuestra IA detecta nueva información (incluidas las fechas efectivas) cada vez que carga una nueva versión de un documento existente. Sin embargo, si ha actualizado previamente un campo de IA manualmente, la IA no sobrescribe la edición manual con nueva información. Para obtener más información sobre las versiones de documento, consulteGestionar versiones de documento .
Mi organización utiliza varios proveedores de almacenamiento distintos para almacenar nuestros contratos. ¿Pueden seguir analizándolos Gestión de contratos y Document Intelligence?: La Gestión de contratos y la inteligencia de documentos pueden trabajar con archivos almacenados en varias ubicaciones diferentes al mismo tiempo. Gestión de contratos y Document Intelligence pueden Sincronización desde un proveedor de almacenamiento en la nube compatible y analizar todos sus documentos, independientemente de dónde estén almacenados (por ejemplo: Box, SharePoint y OneDrive). Para obtener más información sobre nuestra herramienta de Sincronización , consulteConfigurar la sincronización de documentos con EviSync .
¿Se integran Gestión de contratos y Document Intelligence con las soluciones de almacenamiento de documentos existentes?: Gestión de contratos and Document Intelligence se integra con muchas de las soluciones de software más populares. Consulte Información general de Gestión de contratos para obtener más información sobre las integraciones de almacenamiento de documentos.
¿Con qué rapidez analizan Gestión de contratos and Document Intelligence los contratos?: El tiempo que se tarda en analizar un documento varía. Sin embargo, Workday puede analizar y extraer metadatos de los contratos en segundos. Una vez cargados los contratos en la plataforma, normalmente se puede acceder a los datos en unos minutos.
¿Qué formatos de documento pueden analizar Gestión de contratos y Document Intelligence?: Podemos realizar análisis de OCR en los siguientes formatos de archivo:

DOCX
DOC
JPG
PDF (incluidos los PDF escaneados)
PNG
TIFF

Puede seguir cargando otros formatos de archivo, pero no están sujetos al análisis de OCR.

Filtrar	Valor
Fecha de carga	El ámbito de su informe
Calidad de texto	Está en blanco.
Tipo de archivo	Es igual a PDF o a cualquiera de los formatos de archivo que procesan Gestión de contratos y Document Intelligence (TIFF, PDF, DOCX y DOC).

Acción	Límite de documentos
Mover	2000
Editar	10,000
Copiar	500
Eliminar	500