Konzept: Workflow Einstellungen
Wenn Sie im Workflow Builder auf dem Register Workflow auf
Workflow
zugreifen, können Sie auf dem Register Einstellungen
Folgendes konfigurieren:Archivspeicherort
- Ziel: Wählen Sie einen Ordner im Vertragsmanager aus, um das ausgeführte Dokument zu speichern.
- Unterordner: Definieren Sie ein System, um den entsprechenden Unterordner zum Speichern des ausgeführten Dokuments zu generieren oder zu suchen. Sie können Metafelder verwenden, um Ordnernamen anzupassen, indem Sie „#“ eingeben, um auf verfügbare Metafelder zuzugreifen.
- Namensformat: Richten Sie ein Namenssystem ein, um einen Dateinamen für das ausgeführte Dokument zu generieren. Sie können auch Metafelder für die Anpassung verwenden, indem Sie „#“ eingeben, um auf verfügbare Metafelder zuzugreifen. Sobald Sie das Ticket abgeschlossen und das Dokument in das Vertrags-Repository verschoben haben, wenden Sie dieses Namensformat an.
Zykluszeit-Tracker
Mit dem Feature des Zykluszeit-Trackers können Benutzer festlegen und verfolgen, welche Partei für ein Workflow-Ticket verantwortlich ist. Sie können das Kontrollkästchen
Zykluszeiterfassung
aktivieren für den Workflow verwenden, um die Zykluszeiterfassung im Intake-Formular ein- oder auszublenden, wenn Benutzer ein Workflow-Ticket erstellen.Mit dem Feature für die Zykluszeiterfassung können Benutzer:
- Legen Sie die verantwortliche interne oder externe Partei fest, wenn Sie ein Ticket erstellen, eine neue Workflow-Dokumentversion hochladen oder ein Workflow-Dokument teilen.
- Zeigen Sie den Verantwortlichen auf dem RegisterWorkflow -Ticketsoder auf der Ticket an.
- Verfolgen Sie die Historie der verantwortlichen Parteien und bearbeiten Sie die Start- und Endzeiten auf dem RegisterTicketsoder auf der Ticket .
- Analysieren Sie Daten in den DashboardsOffene TicketsundAbgeschlossene Tickets.
Datenfelder-Mapping
Um beim Verschieben eines Dokuments in das Vertrags-Repository bestimmte Antworten aus Formularfragen beizubehalten, können Sie Intake-Formular Formularfelder mit benutzerdefinierten Feldern im Repository mappen.
Um benutzerdefinierte Feldeingaben mit Feldern im Dokument-Repository zu mappen, wählen Sie das entsprechende Feld aus dem Workflow-Prozess aus und verknüpfen Sie es mit einem vorhandenen Dokument-Repository-Feld. Welche Mapping-Optionen verfügbar sind, hängt von den übereinstimmenden Feldarten ab.
Beispiel:
Datumsfelder im Vertrags-Repository sind als Mapping-Optionen nur für Datumsfelder im Workflow verfügbar.Benachrichtigungen
Sie können Benachrichtigungen so konfigurieren, dass nach Workflow-Abschluss Alerts an Einzelpersonen oder Gruppen gesendet werden. Im Abschnitt
Benachrichtigungen
können Sie Empfänger angeben und eine benutzerdefinierte Nachricht zur Benachrichtigung hinzufügen.Berechtigungen
Sie können Berechtigungen konfigurieren, um zu steuern, wer Tickets anzeigen und darauf zugreifen kann. See Konzept: Workflow Sichtbarkeit und -Berechtigungen
Namenskonventionen für Tickets
Wenn Sie einen Workflow erstellen oder ändern, können Sie entweder den Systemnamen
(Workflow -Name + Gegenparteien + Erstellungsdatum des Tickets)
verwenden oder für jedes vom Workflow generierte Ticket ein benutzerdefiniertes Namensformat definieren.Um ein Namensformat anzugeben, deaktivieren Sie die Option
Systemstandardnamen beibehalten
und definieren Sie die Regeln für Ticket .Zu den Namensformaten gehören:
- Fester Text (Text, der in allen Tickets gleich bleibt)
- Dynamische Tags (dargestellt durch das Symbol #), die Ticket ausfüllen. Wir unterstützen folgende dynamische Tags:
- Papierart
- Abteilung für Übermittler
- Name des Übermittlers
- Ticket erstellt am
Zu den Workflow Namen oder -Feldern gehören:
- Benutzer
- Abteilung
- Datum
- Text (einzelne Zeile)
- Dropdown (Auswahl 1)