步驟︰設定退款收回費用
獎助學金或獎助學金合約可能因各種原因而減少。這些變更可能包括預期的家庭提繳額度變更，或獎助學金適用資格變更。當您核發退款後資助或合約減少時，Workday 會透過現有費用提取溢付的資金，並在必要時透過退款回收費用收取。您可以配置退款收回費用，讓 Workday 在收回金額超過現有費用時，收回超額資金。
當您使用日記帳分組時，Workday 會為退款收回費用建立學生費用交易群組。
- 建立退款回收類型的學生費用項目，並將其與學術單位相關聯。所有機構都必須有用於退款收回的費用項目。
- 請將退款收回費用新增至優先群組。
- 配置退款收回交易的科目過帳規則和維度。
當您減少獎助學金或獎助學金合約的金額時，Workday 會嘗試按下列順序收回減少的 (差額) 金額︰
- 取自付款來源的未登載部分。
- 取自付款來源中登載的費用部分。
- 取自已發出退款的付款來源部分。在這種情況下，Workday 會根據已收回的金額過帳退款收回費用。
Workday 會在付款調整中 (而不是單獨列出) 詳列退款回收費用。您可以在
「付款」
、 「調整」
或「未結費用與付款」
分頁中檢視。範例 1︰全額退款，無現有費用
情境︰Erin 獲得 1,500 美元的獎助學金。她的所有學期費用都已使用其他資金支付，因此將直接全額退還 1,500 美元。
獎勵減少︰退款後，獎勵減少至 0 美元。
退款收回︰由於她的帳戶中沒有任何現有費用，Workday 過帳 1,500 美元的退款收回費用以收回該金額。
範例 2︰部分退款、現有費用足以收回
情境︰Kenny 獲得 1,500 美元的獎學金，用於支付他 1,000 美元的學費。剩餘的 500 美元將退還給他。
獎勵減少︰退款後，獎學金減少為 800 美元，因此產生 700 美元的差額。
退款收回︰為了收回 700 美元，Workday 過帳了一筆學費調整。由於現有費用包含部分金額，因此 Workday 不會過帳退款回收費用。
範例 3︰部分退款、現有費用不足而無法全額收回
情境︰Sonny 收到 1,500 美元的補助金，用於支付 1,000 美元的學費。剩餘的 500 美元將退還給他。
資助減少︰退款後，補助金會減少至 250 美元，因此產生 1,250 美元的差額。
退款收回︰Workday 過帳 1,000 美元的學費調整和 250 美元的退款收回費用，以收回全額。
範例 4︰多項資助、部分退款、現有費用不足以全額收回
情境︰阿曼達獲得兩個總計 1,500 美元的獎勵 (600 美元的補助金和 900 美元的獎學金)。這些獎勵會支付她 1,000 美元的學費 (600 美元來自助學金，400 美元來自獎學金)，剩餘的 500 美元退還給她。
獎勵減少︰退款後，獎學金減少為 300 美元，因此產生 600 美元的差額。
退款收回︰由於她的現有費用僅涵蓋 400 美元，因此 Workday 過帳 400 美元的學費調整和 200 美元的退款收回費用，以全額收回 600 美元。