設定注意事項︰收料單與退貨單
本主題內容可為您規劃配置和使用 Workday 收料與退貨功能的相關決定。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
透過 Workday 接收功能，您可以建立和編輯商品和服務的收料單。
您也可以記錄約僱人員的工時和任務，以及專案服務。
透過 Workday 退貨功能，您可以在退貨時完成供應商發票調整。
商業效益
Workday 收料與退貨功能可透過以下方式提高效率︰
- 可讓使用者在交付地點處理商品接收。
- 將接收流程自動化，以降低發生錯誤的風險。
- 掃描條碼以簡化商品接收 (尤其是大量交付)。
- 直接從採購單、供應商合約或收料明細起始商品和服務的退貨。
- 自動啟動退貨和退貨的發票調整。
使用個案
包括︰
- 在交付地點使用行動裝置掃描項目條碼，以管理收料單並將其提交審核。
- 核准收料單。
- 建立收料單調整，以更正已核准收料單上的數量或金額。接著，Workday 會自動調整會計資料、存貨水準、交付票和標籤。
- 已收項目入庫
- 退回不需要和未訂購的商品。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您想如何管理從不同來源收到的資產？ | 您可以配置 「收料單」 業務流程，以根據採購單或供應商合約的收料單起始資產登記和追踪。 |
您要如何比對收料單與供應商發票？ | 當您將 「供應商帳戶比對事件」 配置為 「應計收料事件」 業務流程的子流程時，您可以將供應商發票與︰
|
您想如何管理組織結構內公司的交付？ | 您可以將公司配置為客戶和/或供應商，以公司間直接交易的形式進行業務往來。此配置省去了單獨開立客戶和供應商發票的需要，從而節省您的時間。 在公司層級，您也可以將 Workday 配置為在一次交付中為每個追踪號碼建立多張商品交付票。 |
您是否要自動產生租賃類型供應商合約的收料單？ | 您可以在使用以下租賃類型供應商合約時，排定自動接收合約明細的時間表︰
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建議
- 您可以在合約的「支出交易」區段中檢閱收料單餘額。
- 請新增次要核准層級，或在條件規則中建立待辦事項步驟。然後，您可以設定要求，以驗貨或處理高價值項目。
- 請在比對種類中選取您需要用於比對規則的 Workday 提供的可配置報告欄位。
- 請使用「整批取消採購文件」任務取消多筆狀態為「草稿」的收料單。
要求
若要配置
「收料單」
業務流程，以自動從收料單開立供應商發票，請新增「 從收料單開立供應商發票」
動作步驟。然後，您可以從採購單和供應商合約收料單開立供應商發票。您也可以新增
「檢閱產生分期的時間表」
動作步驟，檢閱供應商發票的預付款分期時間表，並處理可用的分期。限制
您可以依公司配置
「應計收料事件」
業務流程，但無法依公司階層配置。用戶設定
請在
「編輯用戶設定 - 財務」
任務中啟用 「應計收料的 ID 產生器」
功能。安全性
當您使用行動裝置處理收料單或接受退貨時，請在「系統」功能區中配置以下網域︰
- 行動裝置使用情況 - Android
- 行動裝置用量 - iPad
- 行動裝置用量 - iPhone
若要建立、編輯和取消收料單、起始退貨單，以及調整已核准的收料單，請在「採購」功能區中配置以下網域︰
- 流程︰收料單/退貨單 (新)
- 流程︰應計收料
- 流程︰收料單/退貨單 - 取消
- 流程︰收料單/退貨單 - 檢視
- 自助服務︰收據
- 自助服務︰收料單掃描
在「採購」功能區中配置
「報告︰組織接收/退貨報告」
網域。當您在收料或退貨明細中標記其組織時，具有組織型角色的使用者即可檢視營業交易和產生相關報告。 業務流程
存取以下業務流程，為收料單、收料單調整、退貨、入庫和比對配置規則︰
- 收貨入庫事件
- 應計收料事件
- 收料單調整
- 收料單
- 記錄公司間收款事件
- 供應商退貨事件
- 供應商帳戶比對事件
- 供應商帳戶比對例外覆寫事件
請在
「收料單」
和 「收料單調整」
業務流程中新增 「為相關供應商發票起始供應商帳戶比對事件
」服務步驟，以清除任何比對例外。配置
收料單
業務流程和安全原則，以便︰
- 將「指派批號/序號」任務新增為動作。
- 請加入採購單採購員和申請人群組的核准步驟。
- 將收料單轉入存貨入庫，並定義入庫規則。
在
「收料單」
業務流程中，您可以新增︰
- 「根據收料單開立供應商發票」動作步驟，根據採購單和供應商合約收料單開立供應商發票。您也可以新增規則，避免為特定供應商開立發票。
- 「檢閱分期產生時間表」動作步驟，檢閱預付款發票分期時間表並處理可用的分期。
- 「從供應商合約收料單起始資產登記事件」服務步驟，可起始合約收料明細的資產登記。
- 「檢閱資產的可追踪明細」動作步驟，檢閱並更新可追踪資產明細。
您可以配置
「收貨入庫事件」
業務流程，以便︰
- 將調整後入庫交易送交審核。
- 透過將業務流程配置為「收料單調整」業務流程的步驟，即可觸發入庫調整。
您可以配置「
採購文件整批動作事件」
業務流程和安全原則，讓使用者能夠使用「整 批取消採購文件」
任務來整批取消收料草稿。報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
應計收料 - 依公司
| 可讓您預覽每個公司和分類帳期間的應計收料。 |
收料單結餘
| 可讓您檢視合約中商品的餘額。不包括已取消或拒絕的收料單，也不包括從採購單建立的收料單。 |
尋找存貨退貨單
| 可讓您依據庫存據點檢視退貨單。 |
檢視存貨入庫調整事件
| 方便您檢視調整收料單的入庫交易。 |
維護採購條件規則
| 可讓您建立和管理以下項目的條件規則︰
|
整合
您可以透過 EIB 搭配 Web 服務來上傳或擷取資料，這些 Web 服務支援以下中的收據功能︰
- 存貨
- 採購
- 供應商帳戶
連結和觸點
您可以從收料單以及供應商發票和供應商合約建立企業資產。採購交易的支出種類會推動企業資產處理。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。