設定注意事項：收料單與退貨單

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設定注意事項：收料單與退貨單

您在規劃配置和使用Workday收料與退貨功能時，可參考此主題做出決策。主要內容包括︰

設定工時確認的原因

如何搭配 Workday 的其他功能使用

後續影響以及跨產品交互作用

安全要求事項與業務流程配置

實作前應考量的問題和限制

請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

功能用途

使用Workday接收功能，您可以建立和編輯商品, 貨物和服務的收料單。

您也可以記錄約僱人員和專案服務的時間與任務。

使用Workday退貨功能，您可以在商品, 貨物時完成供應商發票調整。

商業效益

Workday收料與退貨功能可透過以下方式提高效率：

可讓使用者在交付地點處理商品, 貨物收料。

收料流程自動化，以降低發生錯誤的風險。

掃描條碼以簡化商品, 貨物收料(尤其是大量交付)。

直接從採購單、供應商合約或收料料明細起始商品, 貨物和服務的退貨。

自動啟動商品, 貨物和服務發票調整。

自動啟動商品交付流程，追踪監管鏈並將收到的商品, 貨物交付至內部地點。

使用個案

包括︰

使用行動裝置在交付地點掃描項目條碼，以管理收據並提交審核。

核准收據。

建立收料單調整，以更正已核准收料單上的數量或金額。然後， Workday會自動調整會計資料、存貨水位、交付票和標籤。

已入庫項目。

退回不需要和未訂購的商品, 貨物「」。

需要考慮的問題

問題	注意事項
您希望如何管理從不同來源收到的資產？	您可以配置「收料單」業務流程，以根據來自採購單或供應商合約的收料單起始資產登記和追踪。
您要如何比對收料單與供應商發票？	當您將「供應商帳戶比對事件」配置為「應計收料事件」業務流程的子流程時，您可以比對供應商發票︰採購單收據供應商合約。比對可識別供應商發票和發票調整中的例外情況，協助您控制組織的支出。
在您的組織結構中，您希望如何管理公司的交付項目？	您可以將公司配置為客戶和/或供應商，透過公司間的直接交易待辦事項業務往來。此配置省去了單獨開立客戶和供應商發票的需求，節省時間。在公司層級上，您也可以配置Workday ，為交付的每個追踪號碼建立多張商品交付票。
是否要自動產生租賃類型供應商合約的收據？	使用以下租賃類型的供應商合約時，您可以排定合約明細的自動收料時間表：融資租賃。使用權資產折舊費用會計方法的營業租賃
您是否要追踪商品, 貨物從原始收貨地點交付至內部交付地點？	您可以配置收貨事件，為已收商品, 貨物產生列印的 PDF 或標籤。您亦可配置在完成接收後起始商品交付事件。
如果您使用Workday Inventory，是否要將收到的商品, 貨物自動入庫到其存貨地點？	對於已定義入庫規則的存貨補貨，可自動起始入庫事件。

建議

您可以在合約的

「支出交易」

區段中檢閱收料餘額。

請在條件規則中新增第二層核准或建立「待辦事項」
步驟。然後，您可以設定要求進行商品, 貨物檢驗或處理高價值項目。

請在

比對

種類中選取您需要用於比對規則的 Workday 提供的可配置報告欄位。

若要取消多筆狀態為「草稿」的
接收，請使用

「整批取消採購文件」

任務。

要求

若要配置「收料單」
業務流程，以根據收料單自動開立供應商發票，請新增「

根據收料單開立供應商發票」

動作步驟。然後，您可以根據採購單和供應商合約收據開立供應商發票。

您也可以新增

「檢閱分期產生的時間表

」動作步驟，檢閱供應商發票的預付款分期付款時間表，並處理可用的分期。

安全性

若要建立、編輯、取消收料單、起始退貨，以及調整已核准的收料單，請在 Procurement功能區中配置以下網域：

流程︰收料單/退貨單 (新)

流程︰應計收料

流程︰收料單/退貨單 - 取消

流程︰收料單/退貨單 - 檢視

Self-Service: Receipt

自助服務︰收據掃描

在「Procurement」功能區中配置「Reports: Organization Receipt/Return Reporting」
網域。當您在收料或退貨明細行標記組織時，具有組織型角色的使用者可檢視營業交易並產生相關報告。

當您使用行動裝置處理收料單或接受退貨時，請在「系統」功能區中配置以下網域︰

行動裝置使用情況 - Android

行動裝置使用情況 - iPad

行動裝置使用情況 - iPhone

業務流程

存取以下業務流程，配置收料單、收料調整、退貨、入庫、交付和配對規則：

收貨入庫事件

應計收料事件

收料單調整

收據

記錄公司間收款事件

供應商退貨事件

供應商帳戶比對事件

供應商帳戶比對例外覆寫事件

商品交付事件

在「收料單」
和「收料單調整」
業務流程中新增「為相關供應商發票啟動供應商帳戶比對事件」
服務步驟，以清除任何比對例外。

配置「收料單」
業務流程和安全原則，以便：

請將

「指派批號/序號」

任務新增為動作 ()。

請為「採購單採購員」
和「申請人」
群組新增核准步驟。

將收料入庫存貨入庫流程，並定義入庫規則。

列印收料標籤。

產生商品, 貨物交付

在「收料單」
業務流程中，您可以新增：

「根據收料單開立供應商發票」
動作步驟，根據採購單和供應商合約收料單開立供應商發票。您也可以新增規則，避免為特定供應商開立發票。

「檢閱分期產生時間表」
動作步驟，用於檢閱預付款發票分期付款時間表並處理可用的分期。

「起始供應商合約收料單資產登記事件
」服務步驟，可起始合約收料明細的資產登記。

「檢閱資產的可追踪明細」
動作步驟，檢閱和更新可追踪資產明細。

從「收料明細收料單」
服務步驟起始商品交付事件，以產生商品交付事件。

「標籤列印」使用「接收」的業務流程
服務步驟和標籤整合步驟，列印已收商品, 貨物的標籤。

您可以配置「收貨入庫事件」
業務流程，以︰

將調整後的入庫交易送交核准。

透過將業務流程配置為「收料單調整」
業務流程的步驟，觸發入庫調整。

您可以配置「採購文件整批動作事件」
業務流程和安全原則，讓使用者能夠使用「整批取消

採購文件」

任務來整批取消接收草稿。

報告

報告	注意事項
尋找收料單	可讓您搜尋及檢視收料詳細資料。
我的收據	可讓您檢視已起始的收料單。
應計收料 - 依公司	可讓您按公司和分類帳期間預覽收料收料。
尋找退貨單	可讓您搜尋及檢視供應商退貨交易詳細資料。
我的退貨單	可讓您檢視和追踪您已起始的供應商退貨交易詳細資料。
尋找存貨退貨單	可讓您根據庫存據點。
維護採購條件規則	可讓您建立及管理以下項目的條件規則︰採購單收據收料單調整
尋找載貨清單	可讓您依承運者追踪 ID 搜尋載貨清單和載貨清單明細，以識別入庫記錄狀態。
尋找應計收料	可讓您依公司或會計期間搜尋及檢視收料收料，以驗證交易狀態。
尋找供應商應計收料	可讓您搜尋及檢視特定供應商的收料收料，以管理廠商相關的應計休假結餘和歷史記錄。
收料單的應計結余文件	可讓您檢視未開立發票的存貨收據，並找出已開立發票金額超出採購單總額的情況。
尋找商品交付群組	可讓您檢視及管理已配置的商品交付群組。
尋找商品交付票	可讓您搜尋及檢視商品交付票的詳細資料。
商品交付例外	可讓您識別及篩選條件有相關例外的商品交付票。
商品交付狀態	可讓您依狀態檢視交付票計數，並向下探資料至特定的票詳細資料。
存貨入庫計畫	可讓您檢視收料明細和存貨地點資訊，下探資料查收料明細。