概念︰整合業務流程準則

總覽

「整合業務流程」是一個可配置的工作流程，用於協調與執行 Workday 與外部端點之間資料交換整合相關聯的任務。其使用

「整合流程事件」

業務流程類型，與簡單的整合啟動相比，可進行更複雜的處理。請參閱「」概念︰整合業務流程。

以下是本主題的區段︰

子流程

您可以在另一個業務流程的定義中新增整合步驟，將整合嵌入該業務流程中。當父系業務流程執行到該步驟時，會啟動指定的整合流程事件做為子業務流程。

先決條件

請參閱「」建立整合業務流程。

流程起始者

可透過多種方式起始整合業務流程︰

手動

具有適當權限的使用者可直接從

「檢視整合系統」

報告啟動整合，或使用

「啟動/排程整合」

任務啟動整合。

已排程

您可以從

「啟動/排程整合」

任務排定整合在特定時間執行或重複執行。

做為子業務流程

整合業務流程可從另一個 Workday 業務流程內的步驟起始 (例如︰在

完成 I-9 表

業務流程之後執行 E-Verify 整合)。

限制

雖然整合業務流程架構比較靈活，但基礎整合技術仍有特定限制。

Web 服務啟動

︰透過「」啟動整合時

Launch_Integration

或

Launch_EIB

Web 服務作業時，您無法指定業務流程的特定組織特定版本。將使用該整合系統的最上層 (預設) 定義。

文件擷取的檔案大小限制

︰傳入檔案的 XML 上限為 1 GB，XLSX 上限為 300 MB。請參閱「」參考：整合和 Web 服務限制。

通用業務流程工作流程和基準

路徑 1︰預設整合工作流程: 依預設，
整合流程事件
由兩個基本步驟組成︰
A︰起始
>
B︰服務 (觸發整合)

「服務 (觸發整合)」
步驟會自行執行整合系統。對於調出整合，系統會產生輸出檔案。對於傳入整合，系統會將資料載入 Workday。
路徑 2︰含核准的調出整合: 當您需要使用者在資料從 Workday 傳出前進行檢閱時，此工作流程很常見。
A︰起始
>
B︰核准
>
C︰服務 (啟動整合)
>
D︰服務︰文件發送

核准後，「
服務 (觸發整合)」
步驟即會執行，並從 Workday 擷取資料，進而產生輸出檔案。

「
服務︰文件傳送」
步驟將產生的檔案傳送至外部端點，例如 SFTP 伺服器。
路徑 3︰內傳整合工作流程: 此工作流程是標準工作流程，用於將外部來源的資料導入 Workday。
A︰起始
>
B︰服務︰文件擷取
>
C︰服務 (觸發整合)

「
服務︰文件擷取」
步驟會從外部來源 (例如 FTP 伺服器) 擷取檔案，或將任務路由給使用者以手動上傳檔案。

「
服務︰觸發整合」
步驟會執行整合，取得擷取的檔案並將資料載入 Workday。
路徑 4︰鍊式整合工作流程: 當一個整合的輸出是另一個整合的輸入時，此模式非常有用。
A︰起始
>
B︰整合
>
C︰整合

第一個
整合
步驟會觸發第一個整合系統 (例如︰EIB 或 Studio 整合) 執行並產生輸出檔案。

第二個
整合
步驟會觸發第二個整合系統，該系統會使用第一個整合的輸出檔案。

工作流程步驟

起始: 順序
A (第一步)
執行者
啟動整合的使用者或系統。此使用者可以是排定或系統觸發事件的整合系統使用者 (ISU)，也可以是手動啟動的互動式使用者。
安全網域 - 依角色
啟動整合的 ISU 或整合管理者︰ 整合建置
、 整合配置
、 整合偵錯
、 整合事件
的 修改/新增
存取權。
最佳做法

「起始」
步驟是所有業務流程必須執行的第一個步驟。無法移除。它可做為流程開始的入口點和稽核記錄。
範例
HR 管理者導覽至「
啟動/排程整合」
任務，然後按一下「
確定
」，將新僱用人員匯出至外部福利供應商。此動作可完成
起始
步驟並開始業務流程的工作流程。

步驟類型

以下是您可以新增至整合業務流程的常見步驟類型。

核准: 順序
可放在
起始
步驟之後的任何位置。例如，您可以將其放在
觸發整合
步驟之後、
文件發送
步驟之前。
執行者
指定的安全群組 (例如人資夥伴、薪酬管理者、經理人員)。
安全網域
ISU、整合管理者或業務流程管理者︰ 整合事件「」
的修改/新增
存取權。
指定
您必須指定負責核准的安全群組。
條件規則

使用案例︰要求經理人員在將包含正職員工獎金資料的檔案交付給薪資代管廠商之前，必須檢閱並核准該檔案。
最佳做法︰僅在必要時使用條件規則觸發核准。例如，您可以建立一個規則，在獎金總金額低於特定限值時略過核准步驟。
範例︰在核准步驟中配置條件規則，以檢查整合輸出中的「總獎金金額」欄位是否大於 $50,000。如果是，則該步驟會傳送至 薪酬管理者
安全群組以供核准。否則，將略過此步驟。

步驟類型使用案例、最佳做法和範例︰

使用案例︰確保薪資或配股等敏感調出整合的資料準確性。
最佳做法︰將核准指派給角色型安全群組，而不是特定的具名使用者，以避免因正職員工休假而導致流程延遲。
範例︰在將高階主管薪酬變更檔案傳送至外部系統之前，
核准
步驟會傳送至 高階主管薪酬管理
安全群組，以驗證資料。

服務: 順序
可放在
「起始」
之後的任何位置。訂單很嚴重。對於傳入整合，
「文件擷取」
必須在
「觸發整合」
之前。對於外傳，
啟動整合
必須在
文件發送
之前。
執行者
整合系統使用者 (ISU)
安全網域 - 依角色
ISU︰ 整合建置
的 修改/新增
存取權、 整合配置
。
指定
您必須指定要執行的服務︰
文件擷取
、
文件發送
或
啟動整合
。
條件規則

使用案例︰對於每天執行的整合，您可能只需在一周的第一天擷取檔案。
最佳做法︰在
文件發送
步驟中使用條件規則，避免傳送空白檔案。您可以建立規則，檢查整合事件的記錄計數是否大於零。
範例︰
文件發送
步驟中的條件規則會檢查計算欄位，該欄位會對
觸發整合
步驟所處理的記錄數進行計數。只有計數大於 0 時才會執行交付步驟，以免系統傳送空白檔案給供應商。

步驟類型注意事項

文件擷取︰在傳入整合中使用，以從外部來源 (例如 SFTP 伺服器) 提取檔案。
觸發整合︰這是執行主要整合系統的核心步驟，產生輸出檔案 (外傳) 或將資料載入 Workday (內傳)。
文件發送︰在外傳整合中使用，將產生的檔案傳送到外部目的地 (例如 SFTP 伺服器或 Web 服務端點)。

動作︰待辦事項: 順序
可放在流程中需要手動執行動作或指示的任何位置。
執行者
指定的安全群組或使用者。
安全網域
ISU、整合管理者或業務流程管理者︰ 整合事件「」
的修改/新增
存取權。
條件規則
僅在需要時用於觸發手動干預。例如，規則可能會檢查整合事件狀態是否為「
已完成但有警告
」，進而觸發
待辦事項
，讓管理者檢閱警告。
步驟類型使用案例、最佳做法和範例

使用案例︰通知管理者在流程步驟完成後，於 Workday 外部執行手動任務，或在 Workday 內驗證資料。
最佳做法︰將
「待辦事項」
步驟中的指示明確且可操作。如果可能，請包含相關報告或任務的連結。
範例︰調入的 EIB 載入新的約僱人員。
待辦事項
步驟已配置為在
執行服務 - 觸發整合
步驟之後觸發。已將其指派給 HRIS 分析師
群組，說明如下︰「已載入約僱人員。請執行「稽核新進人員」報告，驗證他們的資料，並完成任何缺少的本地化作業。

整合

此步驟類型允許您從目前的業務流程中啟動另一個單獨的整合系統。這是您將整合連結在一起的方式。

順序: 可放在
起始
步驟之後的任何位置。
執行者: 整合系統使用者 (ISU)
指定: 您必須選取要以子流程啟動的整合系統。
包含使用案例、最佳做法和範例的條件規則: 使用案例︰在主要的外傳整合執行後，您想要執行第二次整合，將產生的檔案封存到長期儲存位置，但前提是第一次整合已成功執行。

使用條件規則檢查上一個步驟 (
觸發整合
) 的狀態，確保該步驟已順利完成，然後再啟動依賴其輸出的後續整合。

範例︰
整合
步驟已配置為啟動「封存整合」。此步驟的條件規則會檢查先前
觸發整合
步驟的狀態。只有上一個步驟的狀態為「
已完成
」時，才會執行封存整合。; 使用案例︰您想要在未啟動整合的情況下擷取檔案，或想要在未傳送檔案的情況下啟動整合。

使用評估結果一律為 False 的條件規則。範例︰在應略過的步驟中設定「1=2」。
步驟類型使用個案: 使用案例 (資料增強)︰初始整合會擷取基本的正職員工資料。第二個
整合
步驟會呼叫另一個整合，該整合步驟會取得初始輸出、新增其他來源 (如自訂報告) 的資料，並產生最終的增強檔案。
使用案例 (流程協調流程)︰在調入 EIB 載入新進人員後，
整合
步驟可能會觸發調出整合，以在外部 IT 系統中為這些新進人員佈建帳戶。
使用案例 (重新導向失敗)︰當整合步驟失敗時，將失敗的整合路由給特定使用者，而不是自動終止業務流程。
配置安全群組，使其具有業務流程安全原則的
「重新導向」
權限。
請在業務流程定義的
整合
步驟中使用
維護重新導向
相關動作。
請選取一或多個重新導向動作，並選取一或多個安全群組以接收重新導向的步驟。
步驟類型範例: 業務流程開始，且第一個步驟
「服務 (觸發整合)
」執行
「PayData 擷取」
整合，該整合會產生原始薪資資料檔案。下一個步驟
整合
配置為啟動
PayData 轉換
整合。此第二次整合的目的是選取第一次整合的檔案，將其重新格式化為廠商要求的 XML 版面配置，並將新的檔案置於轉出等候區。最後一個步驟是
「服務 (文件發送)」
，用於將轉換後的 XML 檔案發送給薪資代管廠商。

通知

自訂通知由整體整合流程事件的最終狀態觸發。您可以配置業務流程定義本身的通知 (例如，步驟完成或錯誤時)。

具有最佳做法和範例的使用案例︰

使用案例 (成功)︰傳送電子郵件給薪資團隊，確認已成功產生每週薪資介面檔案並交付給廠商。

使用案例 (錯誤)︰如果整合失敗，請傳送高優先級通知給整合管理團隊，並附上事件詳細資料和錯誤訊息，以便他們立即展開調查。

最佳做法︰使用特定的角色型安全群組 (例如 Integration Administrators
) 做為收件者，而不是個別使用者。建立明確且可採取行動的通知訊息，其中包含關鍵資訊，例如整合的名稱、執行時間，以及流程監控的連結以取得詳細資料。

範例︰整合通知被配置為在業務流程狀態為「

失敗

」時觸發。其會傳送電子郵件給 整合支援
安全群組。電子郵件內文已自訂為︰「整合

CCB - 外傳人口統計資料

失敗。請檢閱「流程監控」以取得詳細資料。事件 ID︰[Event ID]」。

問題與解決方案

核發	原因與解決方法
外部端點沒有收到預期的整合檔案。	請使用「流程監控」和「完整流程記錄」報告來判斷哪些項目未按預期運作。請參閱「整合流程事件疑難排解」。概念︰整合業務流程。
傳出檔案未傳送至外部端點。	原因︰業務流程在執行文件發送步驟之前可能已失敗，或發送步驟本身已失敗。解決方案︰若要檢視與失敗相關的狀態和錯誤訊息，請執行以下操作︰在「整合」流程類型的「流程監控」報告中，找到您的整合要求。在「檢視背景處理流程」頁面上，按一下整合流程事件的父系事件。在「檢視事件」頁面上，「後續流程」表格會顯示「整合」和「交付文件」步驟的整合事件。檢閱兩者的狀態和錯誤訊息，以找出失敗原因。驗證發送配置中的端點憑證和地址。
傳入整合未載入任何資料。	原因︰文件擷取步驟可能找不到檔案、檔案可能是空白的，或是在資料載入期間執行整合步驟失敗。解決方案︰確認檔案存在於指定的外部位置，且檔案名稱與配置相符。檢查整合事件報告。若要檢視與檔案剖析或資料驗證相關的流程錯誤訊息，請為整合事件選取「從觸發條件建立」欄。
已錯誤地路由或略過某個核准步驟。	原因︰核准步驟的條件規則配置可能不正確，或指定安全群組的成員不正確。解決方案︰使用「檢視業務流程定義」報告來檢閱步驟的條件規則邏輯。請使用「檢視安全群組」報告來驗證所指派的核准者群組的成員資格。
整合失敗，並發生安全錯誤。	原因︰與整合相關聯的整合系統使用者 (ISU) 缺少必要安全網域的權限。解決方案︰檢閱「整合事件」詳細資料中的錯誤訊息，找出受保護的資料或動作。存取「功能區的網域安全原則」報告以尋找相關網域，並將其新增至指派給 ISU 的安全群組。
所有整合都無法啟動，並顯示以下錯誤︰「「整合流程事件」業務流程類型沒有預設定義...」	原因︰已停用、刪除或錯誤編輯整合流程事件的預設業務流程定義，並與錯誤一併儲存。所有整合都以此定義為基礎。解決方案執行「使用」中預設定義為「」的業務流程類型報告。針對整合流程事件類型進行篩選以尋找定義。檢閱定義，確認其為作用中狀態，且至少包含一個起始步驟和一個服務 (觸發整合) 步驟。更正任何錯誤並儲存。
整合業務流程通知已配置，但未透過電子郵件發送。	原因︰用戶層級的通知路由規則未設定為透過電子郵件傳送整合相關通知。解決方案存取「用戶設定 - 通知」任務。在「系統」的「通知子類型」設定中，找到「整合」列。將通知路由規則設為電子郵件/立即或其他適當的已啟用電子郵件的規則。
(從整合步驟啟動的) 鍊式整合失敗，導致整個上層業務流程終止。	原因︰這是 Workday 設計和預期的行為。預設情況下，業務流程中任何步驟 (包括整合步驟) 的失敗都會暫停流程，以防止進一步發生錯誤。解決方案︰這不是要「修正」的錯誤，而是要管理的行為。確保子系整合具有強大的錯誤處理功能，並有自己的特定通知。檢閱上層流程，確認下層整合是否真正重要。如果不是，則可能需要將其分離，並做為單獨的排定流程執行，而不是串連在一起。
不會重新導向有錯誤的 Studio 整合步驟，即使該步驟已配置維護重新導向也是如此。	原因︰目前，維護重新導向功能僅適用於已完成且狀態為「失敗」的 Studio 整合。如果 Studio 整合完成並顯示「已完成但有錯誤」狀態，則「維護重新導向」功能不會將其視為失敗。解決方案︰這不是要「修正」的錯誤，而是要管理的行為。確保整合具有強大的錯誤處理功能，並有自己的特定通知。請參閱「」配置業務流程步驟的重新導向。

核發	原因與解決方法
外部端點沒有收到預期的整合檔案。	請使用「流程監控」和「完整流程記錄」報告來判斷哪些項目未按預期運作。請參閱「整合流程事件疑難排解」。概念︰整合業務流程。
傳出檔案未傳送至外部端點。	原因︰業務流程在執行文件發送步驟之前可能已失敗，或發送步驟本身已失敗。解決方案︰若要檢視與失敗相關的狀態和錯誤訊息，請執行以下操作︰在「整合」流程類型的「流程監控」報告中，找到您的整合要求。在「檢視背景處理流程」頁面上，按一下整合流程事件的父系事件。在「檢視事件」頁面上，「後續流程」表格會顯示「整合」和「交付文件」步驟的整合事件。檢閱兩者的狀態和錯誤訊息，以找出失敗原因。驗證發送配置中的端點憑證和地址。
傳入整合未載入任何資料。	原因︰文件擷取步驟可能找不到檔案、檔案可能是空白的，或是在資料載入期間執行整合步驟失敗。解決方案︰確認檔案存在於指定的外部位置，且檔案名稱與配置相符。檢查整合事件報告。若要檢視與檔案剖析或資料驗證相關的流程錯誤訊息，請為整合事件選取「從觸發條件建立」欄。
已錯誤地路由或略過某個核准步驟。	原因︰核准步驟的條件規則配置可能不正確，或指定安全群組的成員不正確。解決方案︰使用「檢視業務流程定義」報告來檢閱步驟的條件規則邏輯。請使用「檢視安全群組」報告來驗證所指派的核准者群組的成員資格。
整合失敗，並發生安全錯誤。	原因︰與整合相關聯的整合系統使用者 (ISU) 缺少必要安全網域的權限。解決方案︰檢閱「整合事件」詳細資料中的錯誤訊息，找出受保護的資料或動作。存取「功能區的網域安全原則」報告以尋找相關網域，並將其新增至指派給 ISU 的安全群組。
所有整合都無法啟動，並顯示以下錯誤︰「「整合流程事件」業務流程類型沒有預設定義...」	原因︰已停用、刪除或錯誤編輯整合流程事件的預設業務流程定義，並與錯誤一併儲存。所有整合都以此定義為基礎。解決方案執行「使用」中預設定義為「」的業務流程類型報告。針對整合流程事件類型進行篩選以尋找定義。檢閱定義，確認其為作用中狀態，且至少包含一個起始步驟和一個服務 (觸發整合) 步驟。更正任何錯誤並儲存。
整合業務流程通知已配置，但未透過電子郵件發送。	原因︰用戶層級的通知路由規則未設定為透過電子郵件傳送整合相關通知。解決方案存取「用戶設定 - 通知」任務。在「系統」的「通知子類型」設定中，找到「整合」列。將通知路由規則設為電子郵件/立即或其他適當的已啟用電子郵件的規則。
(從整合步驟啟動的) 鍊式整合失敗，導致整個上層業務流程終止。	原因︰這是 Workday 設計和預期的行為。預設情況下，業務流程中任何步驟 (包括整合步驟) 的失敗都會暫停流程，以防止進一步發生錯誤。解決方案︰這不是要「修正」的錯誤，而是要管理的行為。確保子系整合具有強大的錯誤處理功能，並有自己的特定通知。檢閱上層流程，確認下層整合是否真正重要。如果不是，則可能需要將其分離，並做為單獨的排定流程執行，而不是串連在一起。
不會重新導向有錯誤的 Studio 整合步驟，即使該步驟已配置維護重新導向也是如此。	原因︰目前，維護重新導向功能僅適用於已完成且狀態為「失敗」的 Studio 整合。如果 Studio 整合完成並顯示「已完成但有錯誤」狀態，則「維護重新導向」功能不會將其視為失敗。解決方案︰這不是要「修正」的錯誤，而是要管理的行為。確保整合具有強大的錯誤處理功能，並有自己的特定通知。請參閱「」配置業務流程步驟的重新導向。